Comment corriger les erreurs dans vos dossiers médicaux

Conformément à la loi, vous avez le droit de corriger les erreurs contenues dans votre dossier médical. La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) garantit la confidentialité de vos dossiers médicaux. Un autre élément important de cette loi vous permet de demander des modifications à votre dossier médical si vous constatez des erreurs.

Cet article examine de plus près comment corriger les erreurs dans votre dossier médical. Il explique si vous pouvez faire supprimer un diagnostic de vos dossiers, comment mettre à jour vos coordonnées et à quoi s’attendre de votre médecin une fois que vous faites une demande.

Examiner vos dossiers

Même si de nombreux patients ne souhaitent pas consulter leur propre dossier médical, c’est une bonne idée de le faire. Selon le Bureau du coordonnateur national des technologies de l’information sur la santé, près d’une personne sur dix qui accède à des dossiers en ligne finit par demander qu’ils soient corrigés pour diverses raisons.

Certains systèmes de santé vous fourniront un portail patient qui vous permettra d’accéder facilement à tous vos dossiers médicaux au sein de ce système. Même si vous n’avez pas ce type d’accès, vous avez le droit de consulter votre dossier médical et d’en obtenir des copies. Parfois, il y a des frais pour obtenir des copies de vos dossiers.

Une fois que vous avez votre dossier médical, vous pouvez le consulter. Si vous constatez des inexactitudes, vous pouvez déterminer si elles sont importantes et nécessitent une modification.

Les types d’erreurs peuvent inclure les éléments suivants :

• Fautes d’orthographe typographiquespeut ou non nécessiter une correction. Par exemple, si « mésentérique » est mal orthographié « mésentirique », vous n’aurez peut-être pas la peine de le faire corriger, car cela n’aura aucun impact sur votre santé ou vos soins médicaux.
• Erreurs dans l’orthographe de votre nomnécessitent des corrections, car cela peut empêcher le partage correct de vos dossiers entre différents fournisseurs et affecter le paiement des services.
• Si votre numéro de téléphone ou votre adresseest incorrect ou obsolète, assurez-vous qu’il soit corrigé immédiatement. Dans le cas contraire, des informations erronées seront copiées dans les futurs dossiers médicaux ou votre équipe médicale ne pourra pas vous contacter en cas de besoin.
• Toute information inexacteconcernant vos symptômes, votre diagnostic ou votre traitement doivent être corrigés. Par exemple, si votre dossier indique que vous avez une tumeur temporale au lieu d’une tumeur testiculaire, c’est complètement différent et nécessite une correction.
• Si le dossier indique votre rendez-vousétait à 14 heures, mais vous n’avez jamais vu le prestataire de soins avant 15 h 30, cela n’a peut-être aucune incidence sur votre santé future ou vos besoins en informations de facturation, et cela ne vaut pas la peine d’être corrigé.

Dans l’ensemble, vous devez juger vous-même quelles parties de votre dossier médical doivent être corrigées si vous constatez des erreurs. Si vous êtes sur la clôture, il vaut mieux corriger quelque chose que de le laisser incorrect.

Faire votre demande

Contactez l’hôpital ou votre payeur pour leur demander s’ils disposent du formulaire dont ils ont besoin pour apporter des modifications à votre dossier médical. Si tel est le cas, demandez-leur de vous envoyer une copie par courrier électronique, par fax ou par la poste.

Envoi de votre demande

Soyez clair et concis et rédigez la correction exactement comme vous pensez qu’elle doit être notée. L’objectif est de permettre au bureau de votre fournisseur de modifier très facilement vos dossiers.

Faites une copie de la ou des pages où les erreurs se produisent. S’il s’agit d’une simple correction, vous pouvez alors barrer une ligne sur les informations incorrectes et écrire à la main la correction. Ce faisant, la personne du cabinet du prestataire pourra trouver le problème et apporter la correction facilement. S’ils vous ont envoyé un formulaire à remplir, vous pouvez agrafer la copie au formulaire.

Si la correction est compliquée, vous devrez peut-être écrire une lettre expliquant pourquoi vous pensez que c’est faux et quelle est la correction. La lettre doit inclure quelques éléments de base, tels que votre nom et la date de signification de votre lettre. Agrafez votre lettre à la copie de la page qui contient l’erreur.

La responsabilité de votre fournisseur

Le prestataire ou l’établissement doit donner suite à votre demande dans un délai de 60 jours, mais il peut demander une prolongation allant jusqu’à 30 jours supplémentaires s’il vous en fournit une raison par écrit.

Votre fournisseur est tenu de vous informer dans les meilleurs délais qu’il a accepté ou refusé votre demande de modification. Si vous avez demandé que d’autres prestataires, associés commerciaux ou autres personnes impliquées dans vos soins soient également informés de la modification, votre prestataire doit également les en informer.

Vos fournisseurs ne sont pas tenus d’effectuer le changement que vous demandez. S’ils refusent votre demande, ils doivent vous informer de leur décision par écrit et conserver une trace de votre demande et de leur refus dans votre dossier médical.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles votre demande pourrait être refusée. Par exemple, certains patients demandent que les informations sur la consommation de drogues, les maladies sexuellement transmissibles, les accès de violence ou d’autres sujets sensibles soient supprimées.

Cependant, la plupart des prestataires refuseront de supprimer ces informations car elles ont un effet sur votre santé et votre traitement médical.

Contester une demande refusée

Si votre fournisseur a refusé votre demande, vous avez le droit d’envoyer une déclaration de désaccord. Cette déclaration écrite sera également ajoutée à votre dossier médical. Préparez-vous à la possibilité que votre fournisseur réponde également par une réfutation écrite.