Comment obtenir votre dossier médical

Votre dossier médical ou de santé constitue une partie importante de vos soins. En vertu de la loi fédérale, vous avez le droit d’accéder aux informations contenues dans ces dossiers et d’effectuer des mises à jour ou des corrections si nécessaire. Découvrez comment demander vos dossiers, combien ils coûteront, comment corriger les erreurs, et bien plus encore.

What Information Does a Medical Record Contain?

Un dossier médical est un compte rendu écrit des antécédents médicaux d’une personne. Aujourd’hui, la plupart des dossiers médicaux sont conservés et partagés électroniquement, même si certains prestataires conservent des dossiers papier.

Votre dossier médical peut inclure :

• Informations sur vos antécédents, vos antécédents familiaux et vos antécédents sociaux
• Dossiers de diagnostics, y compris les diagnostics provisoires
• Médicaments et traitements prescrits
• Résultats des tests de laboratoire et d’imagerie
• Procédures de diagnostic, comme l’électrocardiogramme (ECG) ou la coloscopie
• Dossiers de vaccination
• Observations du prestataire de soins
• Admissions à l’hôpital, y compris les formulaires de consentement et le résumé de sortie
• Demandes et réponses d’assurance
• Informations de facturation
• Autorisations comme procuration médicale et don d’organes
• Dossiers partagés par d’autres prestataires de soins de santé

Étapes pour accéder à vos dossiers médicaux

De nombreux cabinets de soins de santé proposent des portails patients en ligne où vous pouvez accéder à vos dossiers médicaux. Ces sites sécurisés vous permettent également de prendre rendez-vous ou d’envoyer un message à votre fournisseur.

Si votre fournisseur ne dispose pas de portail en ligne, demandez des enregistrements par téléphone ou par e-mail. La plupart des prestataires disposent de formulaires à remplir.

Si le bureau ne dispose pas de formulaire, vous pouvez faire une demande écrite en fournissant :

• Votre nom complet
• Numéro de sécurité sociale
• Date de naissance
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse email
• La liste des dossiers demandés
• Les dates de prestation
• Options de livraison (fax, courrier, email, en personne)
• Signature
• Une copie de votre pièce d’identité

Après avoir demandé des dossiers, il peut y avoir une période d’attente. Les lois des États exigent généralement une livraison dans un délai de 30 à 60 jours.

Conservez une copie de votre demande originale. Si vous ne recevez pas les documents après plusieurs tentatives, contactez le ministère de la Santé de votre état.

Qui a accès à votre dossier médical ?

Conformément à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accounting Act) de 1996, vous avez le droit d’obtenir des copies de la plupart de vos dossiers médicaux, qu’ils soient électroniques ou sur papier.

Les réglementations HIPAA protègent votre vie privée, mais elles peuvent être complexes et parfois déroutantes. Cela peut rendre difficile l’obtention de vos dossiers, même si vous y avez droit.

Selon HIPAA, vous avez le droit de demander un dossier médical si :

• Vous êtes le patient ou le parent ou le tuteur du patient dont les dossiers sont demandés.
• Vous êtes un soignant ou un défenseur qui a obtenu l’autorisation écrite du patient.

De nombreuses personnes supposent que seuls eux-mêmes ou leurs représentants peuvent obtenir des copies de leur dossier médical. En vertu de la loi fédérale, d’autres peuvent également avoir ce droit.

Il ne s’agit pas seulement de votre fournisseur de soins primaires, mais de tout tiers auquel vous avez peut-être donné accès sans le savoir. Il peut s’agir d’autres praticiens, de compagnies d’assurance, d’hôpitaux, de laboratoires, de maisons de retraite, de centres de réadaptation et de prestataires de facturation.

Certaines personnes demandent également que leurs informations soient partagées avec des applications mobiles (telles que celles qui surveillent votre maladie cardiaque ou votre diabète). En vertu de la HIPAA, vous avez le droit de faire la demande, mais votre fournisseur n’est pas responsable de la manière dont l’application mobile utilise ou sécurise les informations.

Quels enregistrements pouvez-vous obtenir ?

Généralement, vous avez le droit de consulter et d’obtenir une copie de votre dossier médical dans son intégralité. Cela est vrai que vous ayez payé un fournisseur ou non. En vertu de la loi fédérale, votre fournisseur doit vous donner accès à vos dossiers même si vous avez une facture impayée.

Cela dit, il existe des limites quant à la distance que vous pouvez remonter dans votre histoire. Bien que les lois des États varient, la plupart des prestataires aux États-Unis (y compris les médecins, les hôpitaux et les laboratoires) sont tenus de conserver les dossiers médicaux des adultes pendant sept ans.

En revanche, le dossier médical des enfants doit être conservé jusqu’à l’âge de la majorité (18 ans dans certains États et 21 ans dans d’autres). Il existe même quelques États qui exigent que les praticiens conservent des dossiers plusieurs années après l’âge de la majorité.

Si vous avez besoin d’un test de laboratoire ou d’un dossier hospitalier spécifique, il est souvent préférable de le demander directement à l’établissement. Ces dossiers sont généralement plus complets et conservés plus longtemps que ceux des cabinets privés.

Pourquoi votre fournisseur peut refuser certains enregistrements

Il existe des dossiers auxquels l’accès peut vous être refusé. Il s’agit principalement de dossiers de santé mentale qui sont considérés comme des « impressions » plutôt que des diagnostics. Les divulguer peut nuire à la relation prestataire-patient s’ils sont mal interprétés ou sortis de leur contexte.

Cela dit, un prestataire ne peut pas refuser l’accès car cela pourrait vous blesser. Elle ne peut être refusée que si les informations risquent de vous blesser ou de blesser autrui. Le refus doit vous être fourni par écrit.

En vertu de la loi fédérale, l’accès aux informations médicales compilées pour être utilisées dans le cadre d’un procès peut également vous être refusé.

Si vous pensez que votre accès aux dossiers médicaux a été injustement refusé, déposez une plainte auprès du Bureau des droits civils (OCR) du ministère de la Santé et des Services sociaux.

Si l’OCR est d’accord avec votre plainte, il demandera au fournisseur de divulguer les informations. Il peut même faire appliquer un règlement si un préjudice réel a été causé. La plainte doit être déposée dans les 180 jours suivant la violation.

Vous pouvez également déposer une plainte si votre secret médical a été violé.

Les dossiers coûtent-ils quelque chose ?

L’obtention de vos dossiers via un portail patient en ligne est généralement gratuite. Certains fournisseurs peuvent facturer si vous souhaitez qu’ils soient livrés sur support papier ou électronique (comme une clé USB), mais le prix doit être raisonnable.

Par exemple, un fournisseur ne peut pas facturer des frais excessifs pour récupérer l’argent que vous ne lui avez pas payé. S’il y a une facture impayée, ils doivent la régler séparément, soit en intentant une action en justice, soit en faisant appel à une agence de recouvrement de créances.

Lorsque vous demandez votre dossier de santé, assurez-vous de demander combien cela coûtera et s’il existe des options moins coûteuses.

Que se passe-t-il si mon prestataire de soins de santé n’exerce plus ?

Si votre professionnel de la santé prend sa retraite ou ferme son cabinet, vos dossiers médicaux doivent toujours être conservés par la loi, même si le prestataire est décédé ou a dissous son cabinet.

Si un prestataire a quitté un cabinet de groupe mais que celui-ci est toujours en activité, vos dossiers doivent être conservés par les membres restants.

Si le cabinet est vendu, le nouveau cabinet doit recevoir votre consentement écrit avant que les fichiers puissent être transférés.

Il peut être difficile de retrouver vos dossiers si le bureau d’un fournisseur ferme sans transmettre les détails. Dans de tels cas, vous pouvez faire plusieurs choses :

• Contactez votre état ou votre société médicale locale : Beaucoup de ces organisations nécessitent une inscription annuelle et disposeront probablement des dernières informations de contact.
• Parlez avec votre compagnie d’assurance maladie: Si le prestataire de soins est toujours un prestataire agréé, votre assureur disposera de ses coordonnées.
• Contactez n’importe quel hôpital où votre médecin a fait des tournées: Les prestataires de soins de santé suivent un processus formel pour obtenir les privilèges hospitaliers. Les services des ressources humaines auront généralement des détails dans leurs dossiers.

Si nécessaire, reconstituez votre dossier en contactant les laboratoires, les hôpitaux ou les spécialistes que vous avez consultés. Vos assureurs maladie passés et présents peuvent également fournir des détails sur toute réclamation faite pour vous.

Comment corriger les erreurs

Une fois que vous avez obtenu une copie de votre dossier médical, examinez-le attentivement. Si vous constatez des erreurs ou des omissions, vous souhaiterez les faire corriger pour vous assurer qu’elles ne compromettent pas vos soins futurs.

La plupart des prestataires accepteront volontiers de corriger des erreurs factuelles ou de retrouver les rapports manquants.

D’un autre côté, ils ne sont pas obligés de modifier un enregistrement parce que vous n’êtes pas d’accord avec eux ou que vous préférez que certains faits soient omis. Les exemples incluent un diagnostic d’alcool ou de VIH. Les supprimer est non seulement contraire à l’éthique, mais peut également exposer le prestataire à des poursuites judiciaires.

Cela dit, si vous estimez que le refus est injuste ou vous met en danger, déposez une plainte à l’OCR décrivant le litige. Ils peuvent décider si la correction est justifiée.