Comment le formulaire UB-04 est utilisé pour facturer les compagnies d’assurance

L’UB-04 est le formulaire de réclamation standard que les prestataires institutionnels, tels que les hôpitaux, utilisent pour facturer leurs services à Medicare, Medicaid et d’autres compagnies d’assurance maladie.Savoir comment utiliser chaque champ du formulaire UB-04 peut aider à rationaliser le processus, à minimiser les erreurs et les retards et à garantir un paiement rapide et précis.

Qui peut facturer les réclamations à l’aide de l’UB-04 ?

Tout prestataire institutionnel peut utiliser l’UB-04 pour facturer les réclamations médicales. Les prestataires ou fournisseurs non institutionnels, tels que les médecins ou les fournisseurs d’équipements médicaux durables, utilisent le formulaire CMS-1500.

Les prestataires institutionnels qui peuvent utiliser le formulaire UB-04 comprennent :

• Centres communautaires de santé mentale offrant des services thérapeutiques et psychologiques
• Installations complètes de réadaptation ambulatoire (kinésithérapie et ergothérapie)
• Hôpitaux à accès critique, généralement de petits établissements avec des services limités
• Établissements d’insuffisance rénale terminale proposant des soins de dialyse
• Centres de santé agréés par le gouvernement fédéral qui fournissent des services communautaires, quelle que soit la capacité de payer du patient
• Laboratoires d’histocompatibilité (laboratoires spécialisés dans les tests de transplantation d’organes)
• Agences de santé à domicile
• Établissements de soins palliatifs pour les soins de fin de vie
• Hôpitaux offrant des services médicaux complets
• Établissements des services de santé indiens (au service des populations amérindiennes)
• Organisations de prélèvement d’organes qui gèrent le don et la transplantation d’organes
• Services de physiothérapie ambulatoires
• Services d’ergothérapie
• Services d’orthophonie
• Établissements de santé religieux non médicaux
• Cliniques de santé rurales, fournissant des soins primaires en milieu rural
• Des installations de soins infirmiers qualifiées pour une réadaptation approfondie et d’autres services

En quoi le formulaire UB-04 est-il différent d’une facture détaillée ?
Le formulaire UB-O4 est utilisé par les institutions pour facturer les compagnies d’assurance. Une facture médicale détaillée répertorie en détail tous les services fournis lors d’une visite ou d’un séjour, comme une prise de sang ou une physiothérapie, et peut être envoyée directement au patient.

Conseils pour préparer avec précision l’UB-04

Pour remplir le formulaire de manière précise et complète :

• Vérifiez les données requises en vérifiant auprès de chaque payeur d’assurance.
• Assurez l’exactitude en saisissant correctement toutes les données dans les champs spécifiés.
• Incluez le nom du patient exactement tel qu’il apparaît sur la carte d’assurance.
• Choisissez les bons codes de diagnostic (​ICD-10 ou ICD-11) et les codes de procédure (CPT/HCPCS) en utilisant des modificateurs si nécessaire.
• Utilisez uniquement l’adresse physique pour le champ d’emplacement de l’établissement de service.
• Incluez les informations relatives à l’identifiant national du fournisseur (NPI) lorsque cela est indiqué.

Des instructions plus détaillées pour remplir le formulaire UB-04 sont disponibles sur www.cms.gov ou www.nubc.org.

Comprendre chaque champ du formulaire UB-04

L’UB-04 comporte 81 champs, appelés localisateurs de formulaire (FL), chacun ayant un objectif spécifique :

• FL1 : informations sur le fournisseur de facturation, notamment le nom, l’adresse et le numéro de téléphone
• FL2: Nom et adresse du prestataire de paiement, si différent
• FL3: Numéros de contrôle des patients et de dossier médical
• FL4: Type de facture (TOB). Il s’agit d’un code à quatre chiffres commençant par zéro, conformément aux directives du National Uniform Billing Committee.
• FL5: Numéro fiscal fédéral de votre établissement
• FL6: Relevé depuis et jusqu’aux dates du service couvert par la réclamation, au format MMJJAA (mois, date, année)
• FL7: Nombre de jours administrativement nécessaires
• FL8: Nom du patient au format Nom, Prénom, MI
• FL9: Adresse et coordonnées du patient
• FL10: Date de naissance du patient au format MMJJCCAA (mois, jour, siècle, année)
• FL11: Sexe du patient (M, F ou U)
• FL12: Date d’admission au format MMJJCCAA
• FL13: Heure d’entrée par code à deux chiffres de 00 pour minuit à 23 pour 23h.
• FL14: Type de visite : 1 pour urgence, 2 pour urgente, 3 pour élective, 4 pour nouveau-né, 5 pour traumatologie, 9 pour information non disponible
• FL15: Point d’origine (source d’admission) 
• FL16: Heure de déchargement au même format que la ligne 13
• FL17: État de décharge à l’aide des codes manuels NUBC
• FL18-28: Codes de condition utilisant les codes à deux chiffres du manuel NUBC pour un maximum de 11 occurrences
• FL29: État de l’accident (le cas échéant) à l’aide d’un code d’État à deux chiffres
• FL30: Date de l’accident
• FL31-34 : Codes et dates d’occurrence en utilisant le manuel NUBC pour les codes
• FL35-36 : Codes de période d’occurrence et dates au format MMJJAA
• FL37:Pas utilisé
• FL38: Nom et adresse du responsable
• FL39-41: Codes de valeur et montants pour circonstances particulières du manuel NUBC
• FL42: Codes de revenus du manuel NUBC
• FL43 : Description du code fiscal, numéro d’exemption pour les dispositifs expérimentaux (IDE) ou remise sur les médicaments Medicaid NDC (code national des médicaments)
• FL44: HCPCS Healthcare Common Procedure Coding System), tarifs d’hébergement, codes tarifaires HIPPS (système de paiement prospectif de l’assurance maladie)
• FL45: Dates des prestations
• FL46: Unités de service
• FL47: Total des charges
• FL48: Charges non couvertes
• FL49: Page_of_ et date de création
• FL50: Identification du payeur (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL51: ID du plan de santé (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL52: Diffusion d’informations (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL53: Cession des prestations (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL54: Paiements antérieurs (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL55: Montant estimé dû (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL56 : Identifiant national du fournisseur du fournisseur de facturation (NPI)
• FL57: ID d’un autre fournisseur (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL58: Nom de l’assuré (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL59: Relation du patient (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL60: ID unique de l’Assuré (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL61: Nom du groupe d’assurance (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL62: Numéro de groupe d’assurance (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL63: Code d’autorisation de traitement (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL64: Numéro de contrôle du document également appelé numéro de contrôle interne (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL65: Nom de l’employeur de l’assuré (a) Primaire (b) Secondaire et (c) Tertiaire
• FL66: Codes de diagnostic (ICD)
• FL67: Code de diagnostic principal, autre diagnostic et indicateurs présents à l’admission (POA)
• FL68: Pas utilisé
• FL69: Admission des codes de diagnostic
• FL70 : Raison du patient pour les codes de visite
• FL71: Code du système de paiement potentiel (PPS)
• FL72: Code de cause externe de blessure et indicateur POA
• FL73:Pas utilisé
• FL74: Autre code et date de la procédure
• FL75:Pas utilisé
• FL76: Fournisseur traitant NPI, identifiant, qualificatifs, nom et prénom
• FL77: Médecin opératoire NPI, pièce d’identité, qualificatifs, nom et prénom
• FL78: Autre fournisseur NPI, identifiant, qualificatifs, nom et prénom
• FL79: Autre fournisseur NPI, identifiant, qualificatifs, nom et prénom
• FL80: Remarques
• FL81: Code de taxonomie et qualificatif

Le National Uniform Billing Committee, l’organisme directeur des formulaires de facturation des réclamations médicales, est responsable de la conception et de l’impression du formulaire UB-04.