Lettre d’acceptation de démission et exemples d’e-mails

De l’embauche au licenciement, la gestion des employés comporte de nombreux aspects. On oublie souvent de devoir faire face au départ d’un employé de l’entreprise.

Les employés partent pour diverses raisons. Ils peuvent être liés à la carrière, par exemple gagner plus d’argent, retourner aux études ou simplement accéder à différentes opportunités d’emploi. Ils peuvent aussi être personnels. Un employé peut démissionner pour se concentrer sur les voyages, élever une famille, faire face à des problèmes de santé ou bien d’autres raisons.

Avoir une politique établie pour communiquer avec les employés qui quittent l’entreprise vous aidera à gérer le départ d’un employé de manière positive et respectueuse. Il fournira également la documentation de la démission de l’employé.

Voici des informations sur les politiques de démission de l’entreprise, des conseils pour accepter la démission d’un employé et des exemples de lettre et d’e-mail d’acceptation de démission.

Politiques de démission de l’entreprise

En fonction de la taille de votre entreprise, vous souhaiterez peut-être envisager de créer un système ou un processus de traitement des lettres de démission. Avoir une politique définie en matière de démission garantira que les démissions seront traitées de manière professionnelle et mettra à l’aise l’entreprise et les employés qui partent.

Lorsque les employés démissionneront officiellement, ils se tourneront vers l’entreprise pour discuter des prochaines étapes nécessaires pour faciliter la transition.

L’entreprise est chargée d’offrir des services de cessation d’emploi et d’expliquer les politiques de licenciement telles que les exigences de préavis, la distribution finale du salaire, le statut des avantages sociaux en cas de licenciement et l’établissement de la dernière date d’emploi.

Conseils pour rédiger une lettre d’acceptation d’une démission

L’une des premières étapes d’une bonne politique de démission est de reconnaître que vous acceptez la demande de démission d’un employé.

En règle générale, l’employé vous enverra une lettre officielle de démission. Vous devez ensuite répondre par une lettre officielle acceptant la démission.

Voici quelques conseils pour rédiger une lettre officielle acceptant la démission d’un employé :

• Utilisez le format de lettre commerciale. Puisqu’il s’agit d’une lettre professionnelle, vous devez utiliser le format de lettre commerciale pour votre lettre. Dans le coin supérieur gauche de la lettre, indiquez vos coordonnées, la date et les coordonnées de l’employé. Terminez la lettre avec votre signature manuscrite et votre nom tapé ci-dessous.
• Acceptez la démission. Votre lettre doit informer l’employé que vous avez reçu et accepté sa lettre de démission, et elle doit clairement indiquer son dernier jour de travail officiel dans l’entreprise.
• Exprimez votre compréhension. Votre réponse doit indiquer que vous regrettez la perte de l’employé, mais que vous respectez, comprenez et appréciez la décision difficile qu’il a dû prendre. Vous pouvez également proposer de fournir une certaine assistance à l’employé. Par exemple, vous pourriez lui proposer de lui fournir une lettre de référence. Cependant, cette offre est facultative.
• Tenez un registre. Envoyez une lettre à l’employé et conservez-en une pour son dossier. Vous pouvez conserver la lettre vous-même ou l’envoyer à votre bureau des ressources humaines si vous en avez un. Cela vous permettra de conserver une trace claire du moment où l’employé a quitté l’entreprise.

Conseils pour envoyer un e-mail d’acceptation de démission

De nos jours, de nombreux employés envoient leur lettre de démission par e-mail. Selon les circonstances et la culture de votre entreprise, cela peut être une manière tout à fait acceptable de démissionner. Dans ce cas, vous pouvez également répondre par e-mail. Pour que l’interaction reste professionnelle et positive, respectez les conseils suivants :

• Écrivez un e-mail professionnel. Bien que vous puissiez omettre les paragraphes d’adresse et (évidemment) la signature manuscrite, le reste de votre note doit ressembler au format d’une lettre commerciale. N’utilisez pas un langage informel plus approprié pour la correspondance personnelle. Évitez le langage textuel, les émoticônes, etc.
• Utilisez la bonne ligne d’objet. À moins que vous ne répondiez directement à l’e-mail de démission de l’employé, vous devez sélectionner une ligne d’objet qui communique clairement le sujet de l’e-mail, par exemple « Acceptation de la démission et félicitations ».
• Pensez à fournir votre adresse e-mail ou vos coordonnées non professionnelles.Cela suppose, bien sûr, que vous seriez prêt à fournir une référence ou une référence à l’avenir.
• Relisez et testez votre message avant de l’envoyer. Accepter une démission est également une opportunité pour vous de développer votre réseau. En vous assurant que votre message est sans erreur et professionnel, vous pourrez renforcer votre connexion réseau avec votre ancien employé.

Exemples de lettres d’acceptation de démission

Voici des exemples de lettres d’un gestionnaire acceptant la démission d’un employé. Utilisez ces exemples pour vous aider à rédiger votre propre lettre.