Per diem signifie en latin par jour ou pour chaque jour. Si l’indemnité journalière a plusieurs significations, en matière de ressources humaines, il s’agit de l’indemnité journalière versée aux salariés pour les dépenses engagées lors de déplacements professionnels. Ces dépenses peuvent concerner l’hébergement, les repas, les pourboires, le taxi et d’autres frais de transport terrestre. Les frais de déplacement journaliers accessoires incluent également des éléments tels que le nettoyage à sec, la lessive, l’utilisation du téléphone, le Wi-Fi et les pourboires du préposé aux chambres.
Lorsque les taux journaliers ne s’appliquent pas
Ce qu’un taux journalier ne couvre pas, c’est le coût du transport vers et depuis le lieu de travail d’un employé. Dans ce cas, soit les employeurs paient les frais de transport séparément, généralement directement à la compagnie aérienne, au train, au bus, etc., soit les employés utilisent leur propre moyen de transport personnel et sont remboursés selon le taux de remboursement du kilométrage de l’IRS.
Exemples de remboursement par l’employeur pour les déplacements
Les employeurs paieront séparément les frais de transport d’un employé lorsqu’un employé travaille à un endroit de la même entreprise différent de celui où il travaille habituellement. Par exemple, le travail et le bureau d’un employé sont situés dans le Michigan, mais une fois par mois, il se rend en Pennsylvanie pour travailler dans un autre bureau régional pendant plusieurs jours.
Un autre exemple est si un employé forme de nouveaux employés sur les sites de son entreprise dans tout le pays et qu’une nuitée est requise sur chaque site. Un autre exemple encore est celui d’une personne du personnel des ressources humaines qui travaille habituellement au siège social principal de l’entreprise, mais chaque fois que l’entreprise ouvre un nouveau site, elle travaille pendant un certain temps sur le nouveau site pendant qu’elle embauche et intègre du personnel.
Ces trois situations fonctionneraient bien si l’entreprise payait une indemnité journalière à l’employé parce que les déplacements sont fréquents ou longs. Ainsi, les employés sont satisfaits car ils n’ont pas besoin d’enregistrer toutes les dépenses et de conserver les reçus comme preuve. Ils n’ont pas non plus besoin de passer du temps à remplir des notes de frais.
Définition des taux journaliers
Un employeur fixe les tarifs journaliers en fonction d’un certain nombre de facteurs. Ceux-ci incluent le coût des dépenses liées aux déplacements à divers endroits, la durée pendant laquelle l’employé s’absente du bureau et le taux journalier fédéral actuel.
La plupart des employeurs utilisent le taux journalier fédéral et la General Services Administration (GSA) des États-Unis est l’organisme directeur qui établit les taux journaliers fédéraux chaque année le 1er octobre.
La GSA établit une politique de voyage comprenant des tarifs journaliers (mais uniquement) pour les employés fédéraux en voyage officiel loin de leur poste local ou des zones de lieu de travail, telles que définies par leur agence. Les entreprises ont tendance à utiliser le taux journalier fédéral, car les indemnités journalières supérieures au taux fédéral constituent un revenu imposable pour les employés sur leurs formulaires W-2.
Naturellement, les taux journaliers des employeurs sont normalement fixés à des montants différents selon les endroits et varient en fonction du niveau des frais de déplacement que l’employé devra supporter. Les employés voyageant à Las Vegas, NV, par exemple, reçoivent environ un tiers du remboursement de l’indemnité journalière qu’un employé voyageant à New York recevrait sur la base des dépenses locales (au taux fédéral).
Avantages du taux journalier
Les employés gagnent du temps qu’ils investiraient autrement dans le suivi des dépenses, la conservation des reçus et le remplissage des notes de frais à leur retour au bureau. Les employés sont autorisés à conserver l’argent qu’ils ne dépensent pas lorsqu’ils voyagent, ce qui peut encourager l’économie et décourager les dépenses excessives.
L’employeur en profite car il n’a pas à investir du temps de son personnel pour examiner les dépenses, vérifier le montant d’argent dépensé et le temps que l’employé passe à remplir des documents. Essentiellement, l’employeur dit qu’il a budgétisé le montant d’argent qu’il est prêt à dépenser pour les déplacements des employés et que l’employé a été informé avant d’engager les dépenses.
Le processus d’indemnité journalière peut entraîner des économies substantielles pour l’employeur, par opposition aux entreprises qui paient les dépenses réelles des employés. Et bien sûr, il est imprudent et anti-employé d’attendre de ses employés qu’ils couvrent leurs propres dépenses lorsqu’ils voyagent pour des raisons professionnelles légitimes.
Emploi journalier
Dans certaines professions et industries, l’indemnité journalière peut également faire référence à un emploi temporaire à court terme. Cet horaire quotidien comprend généralement plusieurs jours de travail pour un employé rémunéré à la journée chargé de remplacer un employé malade ou en vacances. Deux exemples sont les enseignants suppléants et les agents de santé payés à la journée.
