Lorsque vous êtes manager, directeur adjoint ou superviseur, vous rencontrerez inévitablement des employés prêts à évoluer dans leur carrière.
Il vous sera probablement demandé de rédiger une lettre de référence d’employé lorsqu’un membre apprécié (ou un ancien membre) de votre équipe effectue un changement d’emploi. Si vous sentez que vous pouvez rédiger une recommandation élogieuse, vous devriez accepter l’opportunité de soutenir votre collègue.
Note
Avant d’accepter une demande de référence d’un employé actuel, vérifiez auprès de votre responsable ou du service des ressources humaines les directives de l’entreprise sur la fourniture de références d’emploi. Certains employeurs autorisent uniquement un représentant des ressources humaines à fournir des références afin d’éviter toute responsabilité légale.
Comment fournir une référence à un employé
Une lettre de référence d’employé peut être un atout important pour un candidat pendant le processus d’embauche.
Vous pouvez attester au responsable du recrutement que le candidat a réussi dans son poste précédent sous votre direction et qu’en tant que superviseur, vous êtes prêt à le soutenir.
Demandez des informations et un CV
Lorsqu’un employé vous demande si vous lui fournirez une lettre de référence, demandez-lui de vous remettre une copie de son curriculum vitae et, si possible, des copies des offres d’emploi auxquelles il postule. Ces documents vous fourniront des informations supplémentaires que vous pourrez utiliser pour rédiger une lettre de référence solide et efficace.
Non seulement vous aurez plus d’informations sur les compétences spécifiques, la formation, l’éducation et les antécédents professionnels de l’employé, mais vous pourrez également vous concentrer sur les compétences spécifiques et les détails qui correspondent étroitement aux qualifications recherchées par les employeurs.
Comment envoyer une référence par e-mail
Un e-mail doit commencer par une ligne d’objet indiquant « Recommandation de Joe Smith » afin que l’employeur comprenne immédiatement l’objectif de l’e-mail. Vous n’avez pas besoin d’inclure la date.
Le corps de la lettre sera le même, mais vous devez inclure vos coordonnées après votre signature tapée plutôt qu’en haut de la lettre.
Refuser une demande de référence
Parfois, on vous demandera peut-être de rédiger une recommandation pour un employé qui, selon vous, n’a pas exploité son potentiel ou ne répond pas aux exigences du poste. Dans ce cas, la meilleure réponse est de dire non. Soyez gentil et refusez poliment la demande.
Note
Vous pouvez leur dire que vous ne vous sentez pas qualifié pour parler des compétences requises dans le nouveau poste ou que vous n’avez pas le temps d’accorder à la lettre l’attention et les efforts qu’elle mérite.
Que faut-il inclure dans une lettre de référence ou un e-mail
Lorsque vous rédigez votre lettre de recommandation, n’oubliez pas de procéder comme suit :
Donnez des exemples précis. Ne vous contentez pas de dire au responsable du recrutement que votre employé possède un ensemble de compétences données. Donnez un exemple d’un moment où ils l’ont utilisé au profit de l’entreprise. Ces anecdotes permettent d’illustrer votre témoignage appuyant les qualifications de l’employé pour le nouveau poste.
Incluez les informations appropriées. Assurez-vous que votre lettre contient vos coordonnées, la date et les coordonnées du responsable du recrutement en haut de la page. Utilisez une formule de salutation adaptée à votre entreprise, puis commencez votre lettre par une introduction expliquant votre relation avec le candidat, depuis combien de temps vous le connaissez et pourquoi vous êtes qualifié pour le soutenir.
Fermez votre lettre de la bonne manière. Terminez votre lettre par une conclusion professionnelle et votre signature écrite et/ou dactylographiée.
Modèle de lettre de référence
Ceci est un exemple de lettre de référence. Téléchargez le modèle de lettre de référence (compatible avec Google Docs et Word).
Exemple de lettre de référence
Ce qui suit est un exemple de lettre de référence rédigée pour un employé par un gestionnaire.
Joe Smith
123, rue Principale
Philadelphie, PA 19103
555-555-5555
[email protected]
11 juillet 2022
M. Michael Regner
Directeur
Société Acme
456, rue Principale
Philadelphie, PA 12345
Cher Monsieur Raining,
C’est avec plaisir que je recommande John Candidat. Je le connais depuis deux ans en tant que directeur adjoint de la Main St. Company. John a travaillé pour moi sur divers projets en tant que consultant et, sur la base de son travail, je le classerais parmi les meilleurs consultants que nous ayons jamais eu. John s’est distingué en soumettant systématiquement des rapports exceptionnellement bien documentés et bien rédigés à nos clients.
John est très intelligent et possède de superbes compétences analytiques et de communication. Si sa performance dans notre entreprise est une bonne indication de sa performance dans la vôtre, il constituerait un atout extrêmement positif pour votre programme.
Si je peux vous aider davantage ou vous fournir des informations supplémentaires, n’hésitez pas à me contacter à l’adresse e-mail indiquée ci-dessus.
Cordialement,
Signature(lettre papier)
Joe Smith
Points clés à retenir
- N’acceptez d’écrire une lettre de référence pour un collègue que si vous sentez que vous pouvez approuver avec enthousiasme ses compétences.
- Assurez-vous de vérifier la politique des ressources humaines avant de rédiger une lettre de référence, car certains employeurs interdisent les recommandations détaillées.
- Demandez à l’employé un curriculum vitae et des informations sur les qualifications qui feront la meilleure impression sur le responsable du recrutement.
