Le format de la lettre n’est peut-être pas une priorité lorsque vous commencez à rédiger une lettre ou un e-mail important, mais une présentation appropriée est essentielle pour garantir que votre message soit finalement bien reçu. Une lettre imprimée est généralement réservée aux communications professionnelles importantes, telles que les lettres de recommandation, les lettres de motivation, les lettres de démission et la correspondance professionnelle. Vous voudrez donc savoir comment en rédiger une de manière professionnelle.
Un formatage correct est particulièrement important si vous envoyez une copie papier au destinataire plutôt qu’un e-mail, car la lettre doit s’adapter à la page, avoir un aspect professionnel et être claire, concise et facile à lire.
Consultez les informations sur ce que vous devez inclure lors de la rédaction d’une lettre professionnelle, des exemples et des conseils sur la police, la salutation, l’espacement, la fermeture et la signature appropriés pour la correspondance commerciale.
Points clés à retenir
- Une lettre officielle doit inclure des détails sur la raison pour laquelle vous écrivez, une expression de votre gratitude au destinataire pour avoir pris en compte votre demande et vos coordonnées.
- La correspondance peut être envoyée sous forme de lettre écrite ou par courrier électronique. Lorsque vous envoyez un e-mail, indiquez la raison pour laquelle vous écrivez dans la ligne d’objet du message.
- Lorsque vous rédigez une lettre professionnelle, relisez attentivement et vérifiez l’orthographe avant de l’imprimer ou de l’envoyer.
Que faut-il inclure dans une lettre officielle
La correspondance formelle doit inclure les détails de la raison pour laquelle vous écrivez, vos coordonnées, un message de bienvenue et de clôture, ainsi que votre signature.
Début de la lettre
Coordonnées (lettre écrite) : Une lettre écrite doit inclure vos coordonnées et celles du destinataire (nom, titre, nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone, e-mail), suivies de la date.
Coordonnées (e-mail) : Lors de l’envoi d’un e-mail, vous n’avez pas besoin d’inclure les coordonnées du destinataire. Indiquez vos coordonnées à la fin de la lettre après votre signature.
Salutation: Adressez la lettre en utilisant une salutation professionnelle et un titre formel (« Cher M./Mme/Dr. »).
Corps de la lettre
Le premier paragraphe de votre lettre devrait fournir une introduction expliquant pourquoi vous écrivez afin que la raison pour laquelle vous contactez la personne soit claire.
Dans le paragraphes suivants, fournissez des détails spécifiques sur votre demande ou les informations que vous fournissez.
Le dernier paragraphe de votre lettre doit réitérer la raison pour laquelle vous écrivez et remercier le lecteur d’avoir examiné votre demande. Le cas échéant, il doit également demander poliment une réponse écrite ou la possibilité d’organiser une réunion pour discuter plus en détail de votre demande.
Clôture de la lettre
Utiliser une approbation formelle, comme « Cordialement » ou « Cordialement ».
Signature (Lettre écrite) : Terminez la lettre avec votre signature manuscrite suivie de votre nom tapé.
Signature (e-mail) : Incluez votre nom tapé suivi de vos coordonnées.
Note
Il est important d’inclure suffisamment de détails pour que le destinataire comprenne pourquoi vous écrivez et la réponse que vous attendez à la lettre.
Format de la lettre écrite
Voici un modèle pour chaque section d’une lettre officielle :
Vos coordonnées
Nom
Adresse
Ville, État Code postal
Numéro de téléphone
Adresse email
Date
Coordonnées du destinataire
Nom
Titre
Entreprise
Adresse
Ville, État Code postal
Salutation
Cher M./Mme. Nom de famille,
Utilisez un salutation formelle, pas un prénom, sauf si vous connaissez bien la personne. Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, vous pouvez écrire son nom complet. Par exemple, écrivez « Cher Pat Crody » au lieu de « Cher M. Crody » ou « Chère Mme Crody ». Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, il est toujours courant et acceptable d’utiliser le bon vieux « À qui de droit ».
Corps de la lettre
- Paragraphe 1 :Indiquez la raison pour laquelle vous écrivez, par exemple, vous demandez quelque chose ou partagez une information.
- Paragraphe 2 : Fournissez des détails sur votre demande ou les informations que vous partagez.
- Paragraphe 3 : Si nécessaire, incluez des informations supplémentaires sur l’objet de votre lettre.
- Paragraphe 4 : Remerciez le lecteur d’avoir pris en compte votre demande et demandez une réponse à votre lettre.
Clôture
Cordialement,
Signature
Signature manuscrite (utilisez de l’encre noire ou bleue pour signer une lettre écrite)
Signature dactylographiée
Votre nom tapé
Format de la lettre électronique
Voici un modèle pour chaque section d’un e-mail professionnel :
Ligne d’objet
Objet : Votre nom – Raison de l’écriture
Salutation
Cher M./Mme. Nom de famille,
Corps du message
Votre message doit généralement comporter deux ou trois paragraphes au maximum. Expliquez pourquoi vous écrivez et ce que vous demandez.
Clôture
Sincèrement,
Signature dactylographiée et coordonnées
Mikala Schwartz
[email protected]
617-123-1234
Note
Lorsque vous envoyez une correspondance par courrier électronique, indiquez la raison pour laquelle vous écrivez dans la ligne d’objet du message. Indiquez vos coordonnées sous votre signature tapée à la fin du message.
Modèle de lettre à télécharger
Voici un modèle de lettre que vous pouvez télécharger (compatible avec Google Docs et Word Online) ou consulter la version texte ci-dessous.
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/The_Balance_Letter_2063479_2022-eb2a224f29dd4a9897ccff57dca21539.jpg)
Exemple de lettre écrite professionnelle
Nicole Thomas
35, rue des Châtaigniers
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
[email protected]
5 septembre 2023
Jason Andrews
Directeur
Société LMK
53, avenue Oak, bureau 5
Dell Village, Wisconsin 54101
Cher M. Andrews,
Je vous écris pour démissionner de mon poste de représentant du service client, à compter du 16 septembre 2023.
J’ai récemment décidé de retourner aux études et mon programme commence fin septembre. Je vous présente ma démission maintenant afin de pouvoir vous être le plus utile possible pendant la transition.
J’ai vraiment apprécié le temps passé à travailler avec vous et tous les autres membres de notre équipe chez LMK. Il est rare de trouver un poste de service client qui offre autant d’opportunités d’évolution et d’apprentissage, et peut-être plus rare de trouver une équipe aussi positive et inspirante avec laquelle grandir et apprendre.
Je suis particulièrement reconnaissant pour vos conseils alors que j’envisageais de poursuivre mes études. Votre soutien compte tellement pour moi.
S’il vous plaît laissez-moi savoir si je peux faire quelque chose pour vous aider à trouver et à former mon remplaçant.
Merci et meilleurs voeux,
Signature(lettre papier)
Nicole Thomas
Exemple d’e-mail professionnel
Sujet:Assemblée annuelle
Chère Kathleen,
Merci beaucoup pour votre aide dans la planification de notre assemblée annuelle. Votre expertise dans la gestion des préparatifs de réunion, la réservation des installations de conférence et de l’hôtel, la coordination des voyages, la planification des événements et l’organisation de la réunion sont grandement appréciées.
J’apprécie votre aide et vos conseils, et j’espère que nous pourrons planifier votre aide pour l’événement de l’année prochaine. Il est provisoirement prévu du 16 au 20 janvier 2025 à Tampa, en Floride. Si vous pouvez confirmer votre disponibilité, je vous contacterai lorsque nous serons prêts à commencer la planification.
J’ai hâte de travailler avec vous à l’avenir et je vous remercie encore.
Cordialement,
Peter Hancock
Conseils pour formater votre lettre
Les lettres professionnelles doivent être simples, courtes et rédigées au format professionnel en utilisant une police traditionnelle.
- Longueur de la lettre :La plupart des lettres formelles ne dépassent pas une page dactylographiée.
- Style et taille de police :Utilisez une police simple telle que Times New Roman, Arial ou Calibri. La taille de votre police doit être comprise entre 10 et 12 points.
- Marges : Utilisez des marges d’un pouce et justifiez votre texte à gauche.
- Espacement:Utilisez un interligne simple dans votre lettre et laissez un espace entre chaque paragraphe. Utilisez des marges d’un pouce et alignez votre texte à gauche.Laissez un espace supplémentaire après la salutation, avant la clôture et avant et après votre signature manuscrite dans une lettre imprimée.
- Impression de la lettre : Les lettres commerciales doivent être imprimées sur du papier blanc ordinaire.
Relisez, vérifiez l’orthographe et imprimez
Une fois que vous avez rédigé votre lettre, relisez-la et vérifiez-la soigneusement à l’écran. Ensuite, imprimez-le et lisez-le à haute voix au moins une fois de plus, en vérifiant s’il y a des erreurs ou des fautes de frappe. Ceci est important car il est souvent plus facile de repérer les erreurs sur une copie papier.
Note
Lire votre lettre à voix haute est un bon moyen de détecter une erreur.
Recherchez les erreurs de mise en forme, telles que deux paragraphes sans espace entre eux ou des lignes mal mises en retrait. Ensuite, avant de mettre votre lettre dans une enveloppe, signez au-dessus de votre nom tapé à l’encre noire ou bleue.
Si vous envoyez votre lettre par courrier électronique, envoyez-vous une copie pour être sûr qu’elle est parfaite. Envoyez ensuite la version finale au destinataire.
Imprimez une copie de votre lettre écrite afin de l’avoir pour vos dossiers. Votre e-mail sera enregistré dans votre dossier d’e-mails « envoyés ».
Comment adresser l’enveloppe
Lorsque votre lettre est prête à être envoyée, pliez-la en trois pour qu’elle rentre dans une enveloppe de format professionnel. Vous pouvez utiliser votre programme de traitement de texte pour imprimer les adresses sur l’enveloppe ou les écrire à la main.
Imprimez votre nom dans le coin supérieur gauche du recto de l’enveloppe. Imprimez l’adresse du destinataire au centre de l’enveloppe, parallèlement au côté long. Ajoutez un tampon en haut à droite de l’enveloppe.
