Quel que soit votre travail, vous devrez correspondre professionnellement avec votre patron, vos collègues, les membres de votre équipe et vos employés tout au long de votre carrière. Parfois, cela impliquera l’envoi d’une lettre physique. À d’autres moments, il suffira d’envoyer un e-mail rapide.
Assurez-vous de connaître les règles de base pour l’envoi, la rédaction et la mise en forme de lettres et d’e-mails polis et professionnels. Il est toujours important de garder votre correspondance centrée sur le sujet sur lequel vous écrivez. Relisez et modifiez soigneusement tout ce que vous envoyez également.
Consultez les exemples de lettres et d’e-mails ci-dessous. Utilisez-les comme modèles pour démarrer vos propres messages, en veillant à les adapter aux circonstances sur lesquelles vous écrivez.
Conseils pour rédiger des e-mails et des lettres pour les employés
Choisissez la bonne méthode.Lorsque vous décidez d’envoyer une lettre physique ou un e-mail, réfléchissez bien à la situation. Si le temps presse (par exemple, si vous avez une urgence familiale et devez prendre un jour de congé), le courrier électronique est probablement le meilleur choix. Si le temps n’est pas aussi important et que vous souhaitez être officiel, vous pouvez envoyer une lettre commerciale officielle.
Envoyez-le aux bonnes personnes.Pensez à qui doit recevoir votre message. Si vous quittez votre emploi ou licenciez quelqu’un, vous devrez peut-être envoyer le message non seulement à la personne en question, mais également à une personne des ressources humaines. Si vous envoyez un e-mail d’adieu à vos collègues, pensez à envoyer des messages individuels à chaque personne.
Soyez toujours professionnel.Même si vous envoyez un message rapide, assurez-vous que votre ton est toujours poli et professionnel. Évitez les langages non professionnels (comme l’argot ou les abréviations), les emojis et les polices et formats distrayants. Lorsque le contenu du message est professionnel, utilisez un ton professionnel.
Incluez une salutation et une conclusion appropriées.Qu’il s’agisse d’un e-mail ou d’une lettre, ajoutez un message d’accueil professionnel incluant le nom de la personne. Incluez également une conclusion et une signature polie. S’il s’agit d’un e-mail, incluez une signature électronique avec vos coordonnées. S’il s’agit d’une lettre écrite, incluez une signature manuscrite.
Soyez bref.Gardez votre message aussi court que possible. Vous pouvez inclure une brève introduction, telle que « J’espère que votre journée se passe bien ». Ensuite, plongez-vous rapidement dans la raison pour laquelle vous écrivez. Incluez uniquement les informations essentielles.
Note
Le message ne doit pas dépasser un bref paragraphe ou deux (surtout s’il s’agit d’un e-mail). Si vous êtes bref, le destinataire sera plus susceptible de le lire.
Modifiez et relisez soigneusement.Relisez toujours soigneusement votre message pour détecter les erreurs d’orthographe et de grammaire avant de l’envoyer. Les e-mails professionnels doivent toujours être clairs et faciles à lire.
Format du message électronique aux employés
Ce qui suit est un exemple du format approprié pour un e-mail professionnel rédigé par un responsable à une équipe de travail. Voir ci-dessous des exemples de courriels d’employés dans diverses circonstances.
Ligne d’objet :Changements départementaux
Chère équipe:
Bonjour. Des changements passionnants arrivent dans notre département dont je souhaite vous alerter.
En raison de la récente acquisition de la société XYZ par ABC Inc., notre direction exécutive a décidé qu’une certaine restructuration de notre département s’imposait afin que notre transition via cette fusion puisse se dérouler aussi harmonieusement que possible.
C’est, dans l’ensemble, une très bonne nouvelle pour nous tous, car nous allons accueillir dix nouveaux commerciaux, ce qui permettra à la fois de remédier à notre situation actuelle de sous-effectif et de nous préparer aux opérations commerciales accrues que cette fusion devrait déclencher.
Je programme une réunion du personnel demain de 12h à 13h où je présenterai les étapes de cette importante transition ; le déjeuner sera fourni. N’hésitez pas à me contacter à tout moment au cours des prochaines semaines pour toute question ou préoccupation.
Cordialement,
Julie Adams
E-mail : [email protected]
Téléphone : 555-555-1234
Exemples de lettres et de courriels liés au travail
Pour un travail bien fait
C’est toujours un sentiment formidable d’annoncer une bonne nouvelle ou de féliciter des collègues pour leurs réussites. Et contrairement aux meilleurs vœux en personne, un collègue peut enregistrer une lettre ou un e-mail pour le consulter plus tard. Avec les e-mails de remerciement, vous pouvez même copier les managers et autres collègues pour diffuser la bonne nouvelle. Voici quelques exemples pour vous aider à trouver la bonne formulation :
- Félicitations pour la promotion
- Lettres de remerciement pour les membres de l’équipe
Pour un travail pas si bien fait
Si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle, que ce soit à un candidat à un emploi ou à un employé existant, ces exemples de lettres vous aideront à cadrer votre message.
Lorsqu’il s’agit d’écrire des lettres annonçant de mauvaises nouvelles, n’enfouissez pas le message. Mettez les informations essentielles dans le premier paragraphe ou même dans la première phrase de la lettre (par exemple, “Malheureusement, vous n’avez pas obtenu cet emploi” ou “En raison d’une baisse des commandes, nous réduisons les salaires de tous les employés de 10 pour cent”). Soyez direct et précis dans votre formulation. Les destinataires doivent être capables d’absorber rapidement les nouvelles.
- Lettre de rejet du candidat
- Lettre de réduction de salaire
Lettres aux employeurs
Si vous postulez pour un nouvel emploi, ces exemples devraient vous aider à rédiger une demande bien formulée de référence, d’entretien, etc. Cette liste comprend également des moyens de répondre lorsqu’une entreprise vous fait une offre :
- Exemples de lettres d’intérêt
- Confirmer un entretien
- Dites merci pour une entrevue
- Accepter une offre d’emploi
- Message électronique de contre-offre
- Refuser une offre d’emploi
Pour une promotion ou un transfert d’emploi
Voici de l’aide lorsque vous essayez d’obtenir un nouveau poste au sein de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, que vous souhaitiez être promu ou transféré vers un autre rôle ou un autre emplacement :
- Lettre de motivation pour une promotion d’emploi
- Lettre de demande de transfert d’emploi
- Exemple de lettre de demande de transfert d’emploi – Déménagement
Lettres aux candidats
Consultez ces exemples de lettres et d’e-mails envoyés aux candidats pendant le processus d’embauche :
- Lettres d’invitation à un entretien
- Lettres de rejet des candidats
Accueillir un nouvel employé ou un ancien employé
Que vous fassiez une première offre d’emploi ou que vous souhaitiez accueillir un employé après un congé prolongé, voici quelques exemples de ce que vous pourriez dire. Ce type de lettre peut aider à donner le ton aux nouveaux employés (ou anciens) et à faciliter leur transition vers le lieu de travail.
- Lettre de retour de congé de maladie
Lettres de demande des employés
Qu’attendez-vous de votre manager ? Plus d’argent ? Un poste permanent ? Vous trouverez les bons mots à demander dans ces exemples de lettres :
- Demander une lettre d’augmentation
- Demande de message électronique d’augmentation
- Lettre d’augmentation de salaire
- Exemple de lettre de motivation temporaire à permanente
Demandes de travail à domicile
Lorsque vous demandez à travailler à domicile de manière régulière ou temporaire, vous devez indiquer exactement ce que vous souhaitez, ainsi que les avantages que ce changement peut apporter à l’entreprise. Ces exemples vous montrent comment :
- Lettre de demande de travail à domicile
Quand vous quittez votre emploi
Ces exemples vous ont couvert, depuis la remise de votre démission jusqu’aux adieux à vos collègues.
Note
N’oubliez pas : peu importe ce que vous pensez de l’entreprise que vous quittez, soyez courtois et poli dans votre message d’adieu.
- Lettre d’au revoir
- Lettres de démission
Quand votre employé part
Voici comment accepter officiellement une démission et rédiger une référence pour un ancien employé ou collègue. Nous vous montrons également comment vérifier qu’un employé actuel ou ancien était employé par votre entreprise.
- Accepter une démission
- Lettre de vérification d’emploi
- Lettres de référence par courrier électronique
Points clés à retenir
Concentrez-vous sur votre lettre. Tout le monde reçoit beaucoup d’e-mails, alors gardez les messages que vous envoyez ciblés et concis.
Restez professionnel. Lorsque vous rédigez une correspondance commerciale, restez toujours professionnelle, même si vous connaissez bien le destinataire.
Relisez et vérifiez l’orthographe. Relisez attentivement et vérifiez l’orthographe de toutes vos lettres et messages électroniques avant de cliquer sur Envoyer.
