Lorsque vous postulez pour un emploi, un employeur peut vouloir plus d’informations qu’une simple copie de votre curriculum vitae et de votre lettre de motivation. L’entreprise peut demander ce que l’on appelle des « pièces justificatives » pour compléter votre demande. Cette documentation peut inclure des références, des certificats ou des échantillons de travail.
Savoir quoi inclure et comment l’inclure vous aidera à rester en lice pour le poste. De plus, préparer ces documents à l’avance peut rationaliser le processus de candidature et mettre en valeur vos compétences organisationnelles.
Que sont les pièces justificatives ?
Les pièces justificatives pour une demande d’emploi peuvent inclure un curriculum vitae, une lettre de motivation, des relevés de notes, des échantillons d’écriture, des documents de préférence pour les anciens combattants, des portfolios, des certifications, une liste de références, des lettres de recommandation et d’autres documents spécifiés dans l’offre d’emploi. Les informations requises varient en fonction de l’emploi et des exigences d’embauche de l’employeur.
Note
En règle générale, les employeurs précisent les documents qu’ils souhaitent que vous joigniez à votre candidature.
Sinon, n’hésitez pas à demander au responsable du recrutement ou au représentant des ressources humaines quel type de pièces justificatives envoyer. Assurez-vous de suivre toutes leurs instructions sur ce qu’il faut envoyer et comment l’envoyer. (Par exemple, les relevés de notes officiels sont généralement envoyés directement par l’école ou l’institution concernée.)
Pourquoi les employeurs demandent-ils des pièces justificatives ?
Obtenir des pièces justificatives auprès des candidats aide les entreprises à évaluer les candidatures. Pour de nombreux employeurs, un CV (ou un CV et une lettre de motivation) fournit toutes les informations dont ils ont besoin. Cependant, d’autres employeurs peuvent avoir besoin de plus d’informations pour déterminer quels candidats ils intervieweront et éventuellement embaucheront.
Note
La raison pour laquelle vous demandez des informations est d’obtenir une image complète de vous en tant que candidat ou de confirmer les détails indiqués dans votre curriculum vitae ou votre demande d’emploi.
Par exemple, exiger un relevé de notes comme pièce justificative permet aux employeurs de confirmer que vous avez obtenu votre diplôme, ainsi que votre GPA.
La demande de documentation peut également servir à tester si les candidats peuvent ou non suivre les instructions. Par exemple, si une offre d’emploi indique que les candidats doivent soumettre une liste de références avec leur candidature, les responsables du recrutement peuvent immédiatement éliminer tous les candidats qui n’ont pas soumis de références.
Liste des pièces justificatives
Vous trouverez ci-dessous une liste des pièces justificatives que vous devrez peut-être soumettre avec une demande d’emploi :
- CV
- Lettre de motivation
- Liste de référence
- Lettres de recommandation
- Transcription
- Portefeuille
- Échantillon d’écriture(essai, articles ou autres échantillons d’écriture)
- Certificat de travail
- Certifications (certifications pédagogiques ou informatiques par exemple)
Note
Vous aurez besoin de documents supplémentaires lorsque vous serez embauché pour un emploi. Vous devrez prouver votre éligibilité à travailler aux États-Unis, et d’autres documents peuvent être requis dans le cadre du processus d’embauche.
Comment obtenir des copies de documents
L’employeur peut demander les originaux de certains documents, comme les relevés de notes. Si tel est le cas, demandez-les au préalable auprès de l’établissement où vous les avez reçus.
Pour demander une copie d’un relevé de notes à un établissement d’enseignement, envoyez une demande écrite au registraire ou au bureau d’orientation et demandez que votre relevé de notes soit envoyé directement à l’employeur. Certaines écoles peuvent vous autoriser à demander un relevé de notes par voie électronique, tandis que d’autres peuvent exiger une lettre officielle.
Les écoles facturent généralement des frais nominaux pour les relevés de notes, souvent compris entre 5 et 30 dollars. Pour plus d’informations sur les frais et autres exigences, consultez le site Web de votre école ou appelez directement le bureau pour vous renseigner.
Comment soumettre des pièces justificatives
Rassembler toutes ces informations en une seule fois, que ce soit pendant le processus de candidature ou après un premier entretien, est extrêmement utile pour les employeurs. Il permet au responsable du recrutement de disposer de toutes les informations pertinentes sur les candidats et de réduire les e-mails de suivi et les appels téléphoniques pour demander plus de documents.
Les candidats peuvent trouver que la collecte et la soumission des documents sont moins pratiques et plus compliquées. Certains documents peuvent nécessiter un peu de recherche pour être localisés. Par exemple, où se trouve votre certification professionnelle en gestion de projet et qui pouvez-vous appeler pour en obtenir une copie si vous ne trouvez pas la vôtre ?
D’autres documents peuvent nécessiter un peu de travail à assembler. Par exemple, si vous soumettez une liste de références, vous devrez demander l’autorisation de les utiliser comme référence et les informer qu’une personne de l’entreprise pourrait vous contacter sous peu. Vous devez également les informer de la description de poste et leur rappeler vos compétences et qualifications pertinentes pour le poste afin qu’ils puissent présenter des arguments solides en votre faveur.
Étiquetez vos documents avec votre nom
Étiquetez et nommez soigneusement tous les fichiers, y compris votre nom et les détails du contenu du document. Votre fichier de références, par exemple, pourrait s’appeler “Sarah-Wong – Références” ou “Sarah Wong Références”.
Évitez de simplement les nommer « Références », car les responsables du recrutement ont tendance à avoir beaucoup de fichiers et ne seront pas en mesure d’identifier facilement votre documentation.
Note
Suivez un modèle de dénomination cohérent dans tous les documents. Cela facilitera la tâche des recruteurs et des responsables du recrutement et donnera une première impression plus professionnelle.
Suivez les instructions dans l’offre d’emploi
Une fois que vous avez rassemblé tous les documents justificatifs, suivez les instructions de l’employeur pour savoir comment les soumettre. Les employeurs peuvent vous demander de télécharger des fichiers ou de les joindre à un e-mail.
Note
Si les employeurs demandent des formats de fichiers spécifiques (PDF, par exemple), assurez-vous de suivre ces instructions.
Soumettez tous vos documents en une seule fois, avec votre CV ou votre candidature. S’il vous manque quelque chose, essayez d’en obtenir une copie avant de soumettre votre candidature. Mieux encore : épargnez-vous une étape et ayez des copies de tout ce dont vous pourriez avoir besoin en lien avec vos recherches d’emploi sur votre ordinateur, prêtes à être compilées et envoyées.
Apporter de la documentation à un entretien d’embauche
Si l’entreprise demande que des pièces justificatives soient apportées à l’entretien, apportez avec vous une photocopie de chacun des documents demandés et remettez-la au responsable du recrutement.
Assurez-vous également d’avoir tout ce dont vous avez besoin à apporter avec vous à l’entretien.
Points clés à retenir
- Les employeurs demandent souvent des pièces justificatives, telles que des références, des certificats ou des échantillons de travail, en plus d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation, pour avoir une image complète d’un candidat.
- La préparation et l’étiquetage de ces documents à l’avance peuvent rationaliser le processus de candidature et démontrer des compétences organisationnelles aux employeurs potentiels.
- Suivez toujours les instructions spécifiques pour soumettre les pièces justificatives afin de garantir que votre candidature est prise en compte. Cela pourrait inclure les formats de fichiers et les conventions d’étiquetage.
