Avant de commencer un nouvel emploi, vous devrez remplir une bonne quantité de paperasse, notamment des formulaires de demande d’emploi, des documents fiscaux et une vérification de l’emploi. Pour que le processus se déroule sans problème, il est utile de remplir ces formulaires d’emploi avant de recevoir une offre. À tout le moins, savoir quels formulaires vous devrez remplir facilitera votre transition vers l’emploi.
Un problème tel qu’une documentation manquante pourrait bloquer le processus d’embauche. Vous devrez peut-être commander certains formulaires, rechercher des informations telles que les dates d’emploi antérieur ou télécharger des documents à partir du site de l’IRS.
Si vous ne disposez pas des documents originaux dont vous aurez besoin avant qu’un employeur puisse vous inscrire sur la liste de paie, procurez-vous vos copies dès maintenant afin d’être prêt à commencer à travailler immédiatement une fois que vous aurez reçu une offre d’emploi.
Formulaires d’emploi dont vous pourriez avoir besoin pour être embauché
Les documents suivants peuvent être requis pour votre futur emploi. Apprenez-en davantage sur chacun d’entre eux et sur la manière d’obtenir vos formulaires immédiatement. Faites des copies et préparez-les pour chaque opportunité d’emploi que vous souhaitez poursuivre.
Formulaires de demande d’emploi
De nombreux employeurs exigent que les candidats potentiels remplissent des candidatures, afin qu’ils disposent de documents attestant de leur expérience et de leur formation pertinentes. Cela s’applique à tous les niveaux d’emploi, des emplois de débutant aux postes professionnels de haut niveau.
Note
Les candidats devront fournir des détails et les dates de leurs emplois et études antérieurs, ainsi que leurs titres de compétences et certifications.
Les formulaires de candidature à un emploi proviennent des entreprises elles-mêmes. Dans certains cas, vous devrez vous adresser directement à l’entreprise, mais de nombreuses entreprises proposent leurs formulaires de candidature en ligne ou vous permettent de remplir la candidature en ligne.
Le formulaire de candidature peut suffire pour postuler, mais vous devrez peut-être fournir des relevés de notes universitaires ou une autre preuve de votre diplôme. C’est donc également une bonne idée d’avoir des copies de ces documents à portée de main.
Formulaires W-2 des employeurs précédents
Les employeurs potentiels peuvent demander des copies de vos formulaires W-2 pour vérifier votre rémunération antérieure avant de faire une offre d’emploi. Cela peut vous présenter une situation inconfortable, et il n’est pas toujours dans votre intérêt de vous conformer ou peut ne pas être autorisé par la loi.
Note
Découvrez si un employeur peut vous demander votre W-2, s’il est judicieux de s’y conformer et comment obtenir des copies de vos formulaires W-2 si vous ne les avez pas.
Formulaires W-4
Le formulaire W-4 est rempli par un employé afin que l’employeur puisse retenir le montant correct de l’impôt fédéral sur le revenu sur votre salaire. Lorsque vous êtes embauché pour un nouvel emploi, vous devrez remplir un formulaire W-4 pour indiquer à votre employeur le montant de l’impôt à retenir.
Note
L’employeur peut vous fournir un W-4 ou vous pouvez en obtenir un en ligne sur le site de l’IRS et le préparer.
Formulaires I-9
Lorsque vous serez embauché pour un nouvel emploi, vous devrez prouver que vous avez légalement le droit de travailler aux États-Unis. Vous devrez remplir un formulaire de vérification d’admissibilité à l’emploi (formulaire I-9) et l’employeur conservera le formulaire dans ses dossiers.
Veuillez noter que vous devrez également produire des documents originaux prouvant votre admissibilité à travailler. Vous aurez besoin d’une pièce d’identité avec photo telle qu’un passeport, un permis de conduire ou une pièce d’identité d’État, ainsi que d’un document prouvant que vous êtes légalement aux États-Unis, tel qu’un acte de naissance original ou notarié et/ou une carte de sécurité sociale.
Qu’est-ce qu’E-Verify ?
Le système E-Verify permet aux employeurs de documenter et de confirmer l’éligibilité des employés à travailler aux États-Unis en comparant les informations I-9 (Employment Eligibility Form) fournies par tous les travailleurs aux dossiers de la Social Security Administration, de la Homeland Security et du Département d’État. L’employeur s’en chargera une fois que vous aurez présenté les documents appropriés.
Comment remplacer les documents perdus
Maintenant que vous savez de quels documents vous avez besoin, vous constaterez peut-être qu’il en manque un ou plusieurs. Voici les informations dont vous aurez besoin pour remplacer les documents manquants :
- Remplacez un passeport perdu en contactant le Département d’État américain.
- Pour remplacer une carte de sécurité sociale, vous devrez remplir une demande en ligne ou fournir certains documents à votre bureau local de sécurité sociale.
- Vous pouvez commander des copies des anciens formulaires W-2 auprès de l’IRS ou d’anciens employeurs.
- Si vous ne trouvez pas votre permis de conduire, vous devrez vérifier auprès du Département des véhicules automobiles de votre État pour obtenir des instructions sur la façon de demander un permis de remplacement.
- Si vous n’avez pas vos relevés de notes collégiaux, vous pouvez en demander des copies au bureau du registraire de votre collège ou université. Vous pouvez le faire en personne, par téléphone ou en ligne.
