Compétences importantes en gestion du temps pour la réussite sur le lieu de travail

Que sont les compétences en gestion du temps et pourquoi sont-elles importantes sur le lieu de travail ? Les employés qui gèrent bien leur temps sont plus productifs, plus efficaces et plus susceptibles de respecter les délais. Ils se concentrent sur les tâches les plus importantes et les plus urgentes et limitent le temps perdu sur des tâches non essentielles. 

Les compétences en gestion du temps, comme d’autres compétences générales, telles que les compétences organisationnelles, sont très demandées. Les employeurs évalueront votre capacité à gérer votre temps et l’efficacité de votre équipe à atteindre les objectifs du service.

Découvrez les compétences en gestion du temps, comprenez pourquoi elles sont utiles sur le lieu de travail, passez en revue les différents types de compétences en gestion du temps et voyez des exemples de la façon dont elles sont utilisées au travail.

Quelles sont les compétences en gestion du temps ?

La gestion du temps implique à la fois de gérer son propre temps et celui des autres.La gestion du temps signifie travailler efficacement, et les employeurs de tous les secteurs recherchent du personnel capable d’utiliser de manière optimale le temps dont ils disposent au travail. Gagner du temps permet à l’organisation d’économiser de l’argent et d’augmenter ses revenus.

Une gestion du temps efficace nécessite que le personnel analyse sa charge de travail, attribue des priorités et reste concentré sur les efforts productifs. 

Types de compétences en gestion du temps

Prioriser

Il pourrait être impossible d’accomplir chaque tâche infime que l’on attend de vous. Vous voudrez peut-être aussi tout faire en même temps. Mais vous devez établir des priorités afin de pouvoir accomplir les tâches les plus importantes dans un ordre logique. Lors de l’attribution des priorités, tenez compte de facteurs tels que le moment où chaque tâche doit être effectuée, combien de temps cela peut prendre, son importance pour les autres membres de l’organisation, ce qui pourrait arriver si une tâche n’est pas effectuée et si une tâche pourrait être interrompue par des goulots d’étranglement dans le processus.

• Allocation
• Gérer les attentes
• Prévention des déchets
• Prioriser les demandes et les demandes
• Activités à haute valeur ajoutée (HVA)
• Évaluations des performances
• Établissement d’objectifs

Planification

La planification est importante car certaines tâches doivent être effectuées à des moments précis. La planification affecte votre journée, votre semaine, votre mois, ainsi que le flux de travail des autres. La plupart ont des moments précis de la journée où ils sont plus ou moins productifs en raison des niveaux d’énergie et des exigences de la journée. Les horaires peuvent également être un bon moyen d’éviter la procrastination.

• Logiciel de planification
• Intentionnalité
• Ponctualité
• Décomposer des objectifs plus larges en jalons
• Découper les jalons en projets

Gestion des tâches

Les listes de tâches (correctement hiérarchisées et intégrées à votre emploi du temps) sont un excellent moyen d’éviter d’oublier quelque chose d’important. C’est aussi un excellent moyen d’éviter de passer toute la journée à penser à tout ce que vous avez à faire. Se souvenir des tâches demande de l’énergie et penser à tout ce que vous avez à faire toute la semaine peut être épuisant et accablant. Répartissez toutes les tâches nécessaires dans une liste pour chaque jour et vous n’aurez pas à vous soucier de tout cela en même temps. Prenez simplement vos tâches un jour à la fois.

• Proactif
• Traitement par lots
• Création de listes de tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles
• Multitâche
• Minutie
• Organisation
• Gestion des e-mails

Gestion de la charge de travail

Rythmer votre travail, même s’il peut sembler étrange de qualifier de compétence, est un concept important de gestion du temps. Bien que travailler de longues heures ou sauter des pauses puisse parfois améliorer la productivité à court terme, votre épuisement ultérieur fera en sorte que votre productivité globale chutera. Sauf rares urgences, il est important de résister à la tentation de surmener. Incluez les pauses nécessaires et une heure d’arrêt raisonnable dans votre emploi du temps.

Connaître et appliquer une charge de travail optimale pour vous-même garantit la cohérence de vos performances et évite l’épuisement professionnel. Les employeurs veulent pouvoir compter sur vous sur le long terme.

• Gestion des processus
• Assurance
• Éliminer les déchets
• Faire des pauses

Délégation

Selon le type de travail que vous effectuez, vous pourrez peut-être déléguer certaines tâches. Savoir quoi et quand déléguer est une compétence importante. Certaines personnes hésitent à déléguer, soit parce qu’elles veulent garder le contrôle, soit parce qu’elles veulent économiser de l’argent en n’embauchant pas d’assistants. Les deux approches finissent par nuire à la productivité et augmenter les coûts.

N’oubliez pas, cependant, que si vous pratiquez la gestion du temps avec diligence et que vous ne parvenez toujours pas à tout faire, vous essayez peut-être d’en faire trop. Il vaut mieux réussir quelques tâches que d’essayer et d’échouer dans plusieurs.

• Demander l’aide d’un expert
• Modération des réunions
• Présentation
• Travail d’équipe
• Direction
• Collaboration
• Motivation

Plus de compétences en gestion du temps

Voici plus de gestion du temps pour les CV, les lettres de motivation, les candidatures et les entretiens. Les compétences requises varient en fonction de l’emploi pour lequel vous postulez. Consultez également notre liste de compétences répertoriées par emploi et par type de compétence.

• Audit
• Soins auto-administrés
• Ouverture
• Logiciel de productivité
• Communication
• Adaptabilité
• Tolérance élevée au stress
• Fiabilité
• Souci du détail
• Raisonnement déductif
• Raisonnement inductif
• Pensée critique
• Évaluation
• Amélioration continue
• Gestion des risques
• Dépannage
• Assurance qualité
• Gestion de projet
• Gestion des conflits
• Discernement
• Conformité
• Articulé
• Remue-méninges
• Efficacité
• Diligence
• Sensibilité du problème

Exemples de gestion du temps sur le lieu de travail

Cette liste fournit des exemples de gestion efficace du temps au travail.

A-E

• Adapter les plans aux circonstances changeantes.
• Allouer du temps pour des tâches spécifiques.
• Analyser les processus et sélectionner la manière la plus simple d’accomplir une tâche.
• Demander de l’aide lorsqu’on est submergé de demandes.
• Assertivité pour dire non aux demandes inappropriées qui détournent l’attention des tâches centrales.
• Attaquer des tâches plus complexes lorsque vous disposez de la plus grande énergie et des plus fortes concentrations.
• Vérifier la façon dont le temps est passé.
• Éviter les bavardages excessifs avec les collègues.
• Éviter la procrastination ; agir au lieu de s’inquiéter.
• Diviser les objectifs plus larges en parties plus petites et se concentrer sur une étape à la fois.
• Diviser les projets en parties gérables.
• Création de listes de tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
• Création d’horaires.
• Déléguer des tâches plus routinières au personnel de niveau inférieur.
• Bien manger pour conserver son énergie.
• Éliminer les pertes de temps.
• Faire de l’exercice et participer à d’autres activités réduisant le stress pendant les loisirs pour maximiser l’énergie au travail.

F-Z

• Faciliter des réunions efficaces ; respecter les délais des réunions.
• Regrouper des tâches similaires pour limiter le temps de transition.
• Maintenir un espace de travail organisé.
• Multitâche ; passer en douceur d’une tâche à une autre.
• Ouverture à des façons plus efficaces de faire les choses.
• Organisation des fichiers numériques pour une récupération facile.
• Planifiez votre journée la veille ou tôt le matin.
• Prioriser les demandes et les demandes.
• Donner la priorité à une liste de projets et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée avec des délais plus immédiats.
• Ponctualité.
• Mettez les téléphones portables de côté pour éliminer la distraction des messages personnels, sauf si cela est nécessaire pour le travail.
• Examiner les performances et éliminer les écarts par rapport aux priorités.
• Fixer des objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels.
• Établir des normes de qualité réalistes et éviter le perfectionnisme.
• Fixer des heures précises pour répondre aux e-mails.
• Prendre de courtes pauses pour retrouver de l’énergie.
• Toucher chaque morceau de papier ou lire chaque e-mail une seule fois, dans la mesure du possible.