Compétences de présentation importantes pour la réussite sur le lieu de travail

Que vous soyez un cadre de haut niveau ou un assistant administratif, développer vos compétences en présentation est un moyen clé de progresser dans un emploi de bureau. Les dirigeants prennent des décisions sur la base des informations partagées sous forme de présentation, et pratiquement aucune entreprise ne change d’avis sans avoir d’abord vu une présentation convaincante.

Il est important pour tout employé de bureau de savoir quelles sont les étapes à suivre pour créer une présentation efficace et quelles compétences en matière de présentation sont les plus importantes pour les employeurs. Mettre en valeur ces compétences vous aidera également à vous démarquer lors de votre recherche d’emploi.

Que sont les compétences de présentation ? 

Les compétences en présentation font référence à toutes les qualités dont vous avez besoin pour créer et présenter une présentation claire et efficace. Même si ce que vous dites lors d’une présentation est important, les employeurs apprécient également la possibilité de créer des supports, tels que des diapositives.

Votre employeur potentiel souhaitera peut-être que vous présentiez des briefings et des rapports à des collègues, que vous organisiez des sessions de formation, que vous présentiez des informations à des clients ou que vous effectuiez un certain nombre d’autres tâches impliquant de prendre la parole devant un public.

Donner des exposés engageants et faciles à comprendre est un élément majeur des solides compétences en communication orale qui sont une exigence pour de nombreux postes. Toutes les présentations n’ont pas lieu lors d’une réunion formelle. De nombreuses compétences de présentation sont pertinentes pour les consultations individuelles ou les appels commerciaux.

Étapes pour créer une présentation

Toute présentation comporte trois phases : préparation, livraison et suivi. Toutes les compétences de présentation s’inscrivent dans l’une de ces trois phases.

Préparation 

La préparation implique la recherche et la construction de la présentation. Considérez le public auquel vous allez présenter et ce qui l’intéresse le plus.Cela peut impliquer de rédiger l’intégralité du texte (ou au moins d’écrire des notes) et de créer des diapositives et d’autres supports audiovisuels.

Vous devrez également vous assurer que le lieu approprié est disponible, correctement configuré au préalable, et vous assurer que le projecteur (si vous en avez besoin) fonctionne et se connecte à votre ordinateur portable.

Vous souhaiterez également pratiquer votre présentation autant de fois que nécessaire pour vous sentir à l’aise de la présenter avec facilité et confiance dans le temps imparti pour la présentation.

Les compétences liées à la préparation comprennent la conduite de recherches liées au sujet de votre présentation, la conception de tableaux et de graphiques illustrant les résultats de votre recherche et la connaissance de votre public pour mieux adapter votre présentation à ses besoins. Vous devrez également créer des diapositives numériques, en utilisant des statistiques, des exemples et des histoires pour illustrer vos propos et convaincre efficacement le public.

Préparer des documents ou des références numériques est une courtoisie supplémentaire qui aidera le public à être attentif car il ne sera pas préoccupé par la prise de notes.

Livraison 

Votre prestation est la partie de la présentation que le public voit. Une bonne prestation dépend d’une préparation minutieuse et d’une présentation confiante et nécessite son propre ensemble de compétences distinctives. 

Les compétences liées à la prestation incluent le fait de donner une introduction accrocheuse à un discours, de fournir un résumé de ce qui sera couvert pour introduire la présentation et fournir le contexte, et d’utiliser le langage corporel et le contact visuel pour transmettre de l’énergie et de la confiance.

N’ayez pas peur d’injecter de l’humour ou de parler avec enthousiasme et animation : ces techniques peuvent vous aider à projeter de la confiance auprès de votre public.

Résumez les points clés à la fin de la présentation et assurez-vous d’avoir un plan sur la manière dont vous répondrez aux questions du public.

Suivi 

Le suivi de la présentation comprend le démontage et le stockage appropriés de tout équipement, le contact avec tous les membres du public avec lesquels vous avez accepté de communiquer davantage, ainsi que la sollicitation, la collecte et l’analyse des commentaires.

Dans certaines présentations, vous pouvez collecter des informations auprès des membres de l’audience, telles que des noms et des coordonnées ou des enquêtes complétées, que vous devez également organiser et stocker.

Les compétences liées au suivi comprennent la création d’un formulaire d’évaluation pour solliciter les commentaires des participants, l’interprétation des commentaires des évaluations et la modification du contenu et/ou de la présentation pour les présentations futures. D’autres compétences de suivi incluent l’organisation d’une base de données des participants pour les présentations futures, l’entretien avec les principaux participants pour obtenir des commentaires supplémentaires et l’envoi par courrier électronique des diapositives de présentation aux participants.

Compétences qui aident à faire une présentation efficace

Créer et présenter la présentation la plus efficace nécessite une variété de compétences, que vous pouvez toujours travailler à améliorer.

Analytique

Vous devez être capable d’examiner honnêtement vos performances, d’évaluer les commentaires que vous recevez et de déterminer ce que vous devez faire pour vous améliorer. Cela nécessite une réflexion analytique.

Plus important encore, vous devez bien comprendre les informations que vous vous apprêtez à communiquer aux autres. Vous devez analyser votre public et être prêt à réfléchir rapidement si des questions vous obligent à démontrer que vous êtes pleinement conscient du contenu et de ses implications.

Le type de compétences analytiques dont vous avez besoin pour être un présentateur efficace comprend la sensibilité aux problèmes, la résolution de problèmes, la création de rapports et d’enquêtes, l’optimisation et la modélisation prédictive. Il est également utile de maîtriser la planification stratégique, l’intégration, la gestion des processus et les diagnostics. Grâce à ces compétences, vous serez mieux en mesure d’analyser, d’évaluer et d’agir objectivement en fonction de vos découvertes.

Organisation

Vous ne voulez pas être la personne qui passe la moitié de son temps de présentation à essayer de trouver un câble pour connecter son ordinateur portable au projecteur. De nombreuses choses peuvent mal se passer juste avant une présentation, à moins que vous ne soyez organisé.

La préparation d’une présentation signifie également garder une trace des notes, des informations et des heures de début et de fin. Vous souhaiterez relire et affiner tous les supports que vous prévoyez d’utiliser pour la présentation afin de détecter d’éventuelles erreurs. Assurez-vous de vous chronométrer lorsque vous répétez afin de savoir combien de temps il faudra pour faire la présentation.

Certaines compétences organisationnelles clés sur lesquelles travailler comprennent la planification d’événements, l’audit, l’analyse comparative, la priorisation et la tenue de dossiers. Assurez-vous que votre emploi du temps est précis et portez une attention particulière aux détails. La réflexion rapide est une compétence importante à posséder lorsque les choses tournent inévitablement mal.

Communication non verbale

Lorsque vous vous adressez à un public, la façon dont vous vous présentez peut être tout aussi importante que la façon dont vous présentez vos informations. Vous voulez paraître confiant et engageant. Vous pouvez y parvenir grâce à une bonne posture, à l’utilisation de gestes de la main et à un contact visuel avec le public.

Entraînez-vous à la communication non verbale en vous filmant en train de faire une présentation pratique et en observant attentivement votre langage corporel. Votre allure physique et votre équilibre doivent transmettre un certain degré de confort et de confiance devant un public, tandis que l’écoute active, le respect et l’intelligence émotionnelle vous aideront à faciliter les discussions de groupe.

Logiciel de présentation

Microsoft PowerPoint est le logiciel dominant utilisé pour créer des aides visuelles pour les présentations. Apprenez à bien l’utiliser, y compris les fonctionnalités spéciales en dehors des modèles de base qui peuvent réellement donner vie à une présentation. Même si quelqu’un d’autre prépare votre diaporama pour vous, il sera utile de savoir comment utiliser le logiciel en cas de changements de dernière minute.

D’autres logiciels qu’il est bon d’apprendre incluent Microsoft Office, Apple Keynote, Google Slides et Adobe Presenter.

Art oratoire

Vous devez paraître à l’aise et engageant lorsque vous parlez devant un public en direct, même si ce n’est pas le cas. Cela peut prendre des années de pratique, et parfois parler en public n’est tout simplement pas fait pour certaines personnes. Un présentateur inconfortable est un défi pour tout le monde. Heureusement, les compétences orales en public peuvent s’améliorer avec la pratique. Certaines compétences sur lesquelles travailler incluent l’articulation, l’engagement et la mémorisation. Vous devez être capable d’évaluer les besoins du public et de répondre aux questions difficiles. Contrôler votre anxiété de performance vous aidera à communiquer plus efficacement.

Recherche

La recherche est la première étape dans la préparation de la plupart des présentations et peut aller d’un processus pluriannuel à 20 minutes en ligne, selon le contexte et le sujet. À tout le moins, vous devez être capable de formuler clairement les questions de recherche, d’identifier les sources d’information appropriées et d’organiser vos résultats. D’autres compétences utiles incluent le brainstorming, la collaboration, l’analyse comparative, l’interprétation des données et le raisonnement déductif et inductif. La Business Intelligence est une compétence qui vous aidera à évaluer les informations dont vous avez besoin pour étayer vos résultats, tandis que l’analyse de cas et les relations causales vous aideront à analyser et à évaluer le sens.

Communication verbale

Prendre la parole en public est une forme de communication verbale, mais vous aurez besoin d’autres formes pour faire une bonne présentation. Concrètement, vous devez savoir répondre aux questions. Vous devez être capable de comprendre les questions posées par votre public (même si elles sont étranges ou mal formulées) et de fournir des réponses respectueuses, honnêtes et précises sans sortir du sujet. Utilisez l’écoute active, la concentration et l’empathie pour comprendre votre public. Des compétences telles que l’affirmation de soi, l’affirmation et l’énonciation vous aideront à reformuler et à clarifier vos points clés en ce qui concerne leurs questions ou préoccupations.

En écrivant

Vous pouvez ou non avoir besoin d’un script écrit, mais vous devez planifier à l’avance ce que vous allez dire, dans quel ordre vous le direz et à quel niveau de détail. Si vous pouvez rédiger un essai cohérent, vous pouvez planifier une présentation.

Les compétences rédactionnelles typiques s’appliquent à votre présentation tout comme à d’autres formes d’écriture, notamment la grammaire, l’orthographe, le vocabulaire et la relecture. La capacité de créer des plans, de prendre des notes et d’annoter des documents sera également utile.

Plus de compétences en présentation

En plus des compétences mentionnées précédemment, il existe d’autres compétences importantes qui peuvent s’appliquer à votre présentation. Les autres compétences dont vous aurez besoin dépendront du sujet de votre présentation, de votre public et des résultats escomptés. Certaines de ces compétences supplémentaires comprennent :

• Résumer
• Ventes
• Persuasion
• Fournir des anecdotes pour illustrer un propos
• Humour
• Entraînement
• Répétition
• Conception de documents
• Reconnaître et contrer les objections
• Poser des questions approfondies pour obtenir plus de détails sur des problèmes spécifiques
• Sensibilisation à la diversité ethnique, politique et religieuse
• Recevoir des critiques sans être sur la défensive
• S’abstenir de parler trop souvent ou d’interrompre les autres
• Anticiper les préoccupations des autres
• Connaissance des produits
• Format d’analyse SWOT
• Déclarations à l’appui avec preuves
• Multilingue
• Contrats
• Travailler avec des réviseurs
• Cohérence
• Élaborer et maintenir des procédures opérationnelles standard (SOP)
• Élaborer un énoncé de proposition
• Créativité
• Logique
• Créer et gérer les attentes
• Motivation
• Entraînement

Comment faire ressortir vos compétences

Incluez les compétences sur votre CV. Le cas échéant, vous pouvez mentionner ces mots dans le résumé ou le titre de votre CV.

Mettez en valeur les compétences dans votre lettre de motivation. Mentionnez une ou deux compétences de présentation spécifiques et donnez des exemples de cas où vous avez démontré ces caractéristiques sur le lieu de travail.

Montrez vos compétences de présentation lors des entretiens d’embauche. Au cours du processus d’entretien, il vous sera peut-être demandé de faire un exemple de présentation. Dans ce cas, vous souhaiterez incarner ces compétences lors de la présentation. Par exemple, vous souhaiterez démontrer vos compétences en communication orale en parlant de manière claire et concise tout au long de la présentation.