Être capable de déléguer est important pour tout superviseur ou manager. Les managers doivent pouvoir confier des responsabilités à leurs employés, tout en veillant à ce que le travail soit bien fait.
De solides compétences en délégation permettent à un responsable de savoir quel travail déléguer et à qui confier les responsabilités pour atteindre avec succès les objectifs de l’organisation.
Qu’est-ce que la délégation ?
Dans un environnement de travail, la délégation signifie généralement le transfert de la responsabilité d’une tâche d’un manager à un subordonné. La décision de déléguer est généralement prise par le manager. Cependant, il arrive parfois qu’un employé se porte volontaire pour assumer un rôle élargi.
La délégation peut également se produire lorsqu’il existe une chaîne d’autorité moins formelle. Par exemple, un membre d’un groupe de pairs qui a été désigné comme chef d’équipe peut déléguer des tâches à ses pairs du groupe.
Que sont les compétences de délégation ?
La plupart du temps, les bons managers savent accomplir chaque tâche demandée par l’équipe. Les meilleurs managers savent qu’ils ne devraient pas essayer d’accomplir chaque tâche pour deux raisons.
Premièrement, ils savent qu’il est très probable que chaque membre de l’équipe puisse accomplir la plupart de ces tâches aussi bien, voire mieux. Et deuxièmement, les grands managers comprennent qu’ils ne doivent pas surcharger leur propre emploi du temps en faisant de la microgestion.
Note
Les dirigeants qui savent gérer délégueront toujours. Ils apprennent à gérer leurs propres inquiétudes quant à la fiabilité ou non des membres de leur équipe.
Ils savent comment instruire les membres de leur équipe de manière à ce qu’ils se sentent habilités à accomplir les tâches qui leur sont demandées.
La délégation n’implique pas nécessairement un transfert de responsabilité complète. Par exemple, un responsable peut demander à un subordonné d’embaucher un assistant administratif, mais le responsable examinera toujours les actions entreprises par le subordonné pour accomplir la tâche et fournira des conseils.
Types de compétences de délégation
Lorsque les employeurs embauchent et promeuvent des employés à des postes de direction, ils recherchent des candidats possédant des compétences efficaces en matière de délégation. Voici quelques-unes des principales compétences et qualités recherchées par les employeurs.
Communication
Les managers doivent être capables de communiquer clairement avec leurs employés lorsqu’ils délèguent. Ils doivent expliquer pourquoi un employé s’est vu confier une tâche, quelle est la tâche et quelles sont les attentes. Tout cela nécessite des compétences en communication orale et écrite claires et efficaces.
L’écoute est également une compétence de communication importante à utiliser lors de la délégation. Vous devez écouter toutes les questions ou préoccupations de votre employé et vous assurer qu’il comprend vos attentes.
- Expliquer correctement les lignes directrices des tâches
- Définir les attentes
- Paraphraser
- Écoute active
- Communication orale
- Communication écrite
- Corriger rapidement les erreurs de communication
Donner des commentaires
Même si déléguer signifie confier une mission à quelqu’un d’autre, cela ne veut pas dire que vous n’êtes pas responsable. Vous devez vérifier auprès de l’employé, notamment à la fin de la tâche, pour vous assurer que les objectifs sont atteints.
Note
Les managers doivent fournir des commentaires sur ce que l’employé a bien fait, sur quoi il a rencontré des difficultés et pourquoi. Cela aidera l’employé à effectuer ses tâches encore mieux la prochaine fois.
- Évaluation des performances
- Mentorat
- Entraînement
- Surveillance
- Gestion
- Renforcement négatif
- Renforcement positif
- Direction
Gestion du temps
Même si quelqu’un d’autre effectue la tâche, vous devez toujours être efficace dans la gestion du temps. Vous devez donner des délais et des points de contrôle clairs à l’employé et le tenir responsable. Cela nécessite que vous planifiiez à qui déléguer longtemps à l’avance. Tout cela demande de l’organisation et une gestion du temps.
- Budgétisation du temps
- Planification
- Créer des jalons
- Savoir quand intervenir et aider
- Responsabilité
- Assurance qualité
- Évaluation
Entraînement
Souvent, lorsque vous déléguez, vous devrez vous assurer que votre employé ou collègue possède les compétences et les capacités nécessaires pour accomplir la tâche. Cela peut nécessiter une certaine formation avant de déléguer. Un bon manager sait comment former efficacement ses employés à une nouvelle tâche ou compétence.
Certaines tâches nécessitent la perspicacité et l’expertise d’un gestionnaire.
Note
Avant de déléguer, les managers doivent évaluer les tâches pour déterminer s’il est judicieux de les confier à un subordonné.
Une autre tâche de délégation que les managers assument consiste à identifier les ressources externes, qu’il s’agisse de technologie ou d’autres entreprises, qui peuvent aider dans les tâches quotidiennes.
- Identifier les activités à forte valeur ajoutée
- Évaluer les forces et les faiblesses des employés
- Créer des incitations
- Gestion des talents
- Promouvoir
- Créer des descriptions de poste
- Embauche
- Rechercher les outils de formation disponibles
- Externalisation
- Collaboration
Confiance
Souvent, les managers ne délèguent pas parce qu’ils ne font pas confiance à leurs employés pour faire un travail aussi bon qu’ils le feraient. Un bon manager fait confiance aux compétences de ses employés. Ils définissent des attentes claires et fournissent des commentaires, mais ils ne font pas de microgestion pendant que l’employé travaille sur la tâche. La confiance est la clé d’une délégation efficace.
- Recrutement
- Travail d’équipe
- Direction
- Animer une discussion de groupe
- S’entendre sur des rôles qui capitalisent sur les forces individuelles
- Construire un consensus
- Obtenir les points de vue des membres réticents de l’équipe
- Pas facilement offensé
- Capable de se détacher de ses propres émotions fortes
- Identifier les problèmes systématiques
Plus d’exemples de compétences de délégation
- Ressources humaines
- Sensibilité aux origines ethniques et religieuses
- Logiciel de productivité
- Analyser les problèmes sans attribuer de blâme
- Remue-méninges
- Compromis
- Définir des rôles mutuellement acceptables
- Documenter les progrès de l’équipe
- Diligence
- Compétences analytiques
- Stabilité émotionnelle
- Reconnaître et récompenser les réalisations du groupe
- Créativité
- Pensée critique
- Résolution de problèmes
- Innovation
- Organisation
- Sensibilité du problème
- Médiation
- Résilience
- Résolution des conflits
- Intelligence émotionnelle
- Intégrité
- Motivation
- Discrétion
- Négociation
- Construction d’équipe
Comment faire ressortir vos compétences
Ajoutez des compétences à votre CVAjoutez des mots et des expressions de compétence à votre CV. Dans la description de votre parcours professionnel, vous souhaiterez peut-être utiliser certains des mots-clés répertoriés ci-dessus.
Mettez en valeur les compétences dans votre lettre de motivationDans le corps de votre lettre, vous pouvez mentionner une ou deux de ces compétences et donner un exemple spécifique d’un moment où vous avez démontré ces compétences au travail.
Utilisez des mots de compétence dans votre entretien d’embaucheMentionnez vos capacités de délégation lors d’un entretien. Pour les entretiens d’embauche de direction, assurez-vous d’avoir au moins un ou deux exemples d’une fois où vous avez démontré votre capacité à déléguer.
