Comment répondre aux questions d’entretien sur l’organisation

Il n’est pas surprenant que les recruteurs vous posent souvent une question sur vos compétences organisationnelles. La capacité à allouer efficacement le temps, l’énergie et les ressources est essentielle pour presque tous les postes dans n’importe quel secteur. L’organisation est également une compétence générale nécessaire pour les personnes qui travaillent dans des environnements en évolution rapide où elles sont censées être d’excellents multitâches. 

Avant de vous asseoir pour un entretien, réfléchissez à votre réponse aux questions d’entretien sur l’organisation.

Ce que l’intervieweur veut savoir

Au niveau le plus élémentaire, les enquêteurs veulent savoir si vous êtes ou non organisé en tant qu’employé.

Ils seront également intéressés de savoir si vos capacités organisationnelles correspondent bien aux exigences du poste. 

Les enquêteurs peuvent demander : 

• Comment rester organisé ? 
• Parlez-moi d’une fois où vous avez travaillé sur un projet majeur avec de nombreux délais impliqués. 
• Êtes-vous une personne organisée? 
• Quels outils et systèmes utilisez-vous pour rester organisé ? 

Comment répondre aux questions sur l’organisation

Il n’existe pas une seule bonne façon de rester organisé, et il n’y a donc pas une seule bonne réponse à la question.

Dans votre réponse, vous devez partager vos méthodes personnelles pour rester organisé, qu’il s’agisse d’utiliser un stylo et du papier pour dresser une liste ou de tirer parti d’un logiciel de gestion de projet. Vous devez également expliquer pourquoi vous optez pour cette méthode. 

C’est important, car parfois, un système qui fonctionne pour un rôle ne conviendra pas nécessairement à un autre rôle. Vous devrez montrer que vous pouvez vous adapter pour répondre aux besoins de la situation actuelle. 

Exemples de meilleures réponses 

On vous demandera peut-être si vous vous décririez comme une personne organisée. La réponse courte est « oui », mais envisagez d’élargir votre réponse avec quelques détails qui montrent la justification de votre confiance.

Vous pouvez adapter l’un de ces exemples à vos propres expériences et habitudes :

• Absolument. J’aime tenir une liste de contrôle et m’assurer que chaque élément reçoit l’attention dont il a besoin.
• Oui, parfois un peu trop. Je m’assure que tout est propre et en ordre.
• Je suis une personne très organisée et minutieuse, ce qui, je pense, contribue à ma réussite.
• Oui, j’utilise plusieurs outils en ligne et de bureau pour rester organisé. Le lundi de chaque semaine, je révise mon calendrier et mets en évidence les tâches clés que je dois accomplir.
• J’aime planifier soigneusement mes projets de travail quotidiens, hebdomadaires et à long terme.
• Je me fais un devoir de configurer des rappels et de rédiger des listes de tâches. Ensuite, je réserve des blocs de temps à consacrer à des tâches particulières, j’ai donc désigné des étapes et le temps requis alloué pour atteindre ces objectifs.
• Je prévois le plus possible, mais en réalité, les choses arrivent à la dernière minute. Ainsi, je m’assure de pouvoir m’adapter et réagir rapidement, en intégrant de nouvelles priorités dans mon travail quotidien.
• Je m’assure que les membres de mon équipe et moi connaissons les délais fixés pour le projet, puis je fixe des repères afin que nous puissions suivre nos progrès. Pour la plupart des projets, je fixe également des « délais anticipés » un jour ou deux avant la « date limite finale » et je fais de mon mieux pour atteindre cet objectif afin que le projet soit terminé à l’avance.

Conseils pour donner les meilleures réponses 

Dans votre réponse, faites un effort pour parler de vos méthodes personnelles, de ce qui fonctionne pour vous et pourquoi. Suivez ces stratégies pour formuler votre réponse : 

• Démontrez que vous avez réfléchi à vos méthodes et défis organisationnels, qu’ils sont importants pour vous et que vous disposez d’un système qui fonctionne.
• Décrivez vos méthodes spécifiques pour rester organisé avec autant de détails que possible.
• Donnez un exemple de la manière dont votre système a été bénéfique pour vous et pour les autres.
• Insistez sur le fait que vous pouvez faire preuve de flexibilité pour vous adapter à de nouveaux problèmes et tâches inattendus. 

Ce qu’il ne faut pas dire

Même si les systèmes organisationnels peuvent varier et qu’il n’existe pas une seule bonne façon de s’organiser, il est préférable d’éviter certaines réponses. 

• Ne dites pas que vous n’êtes pas organisé.Même si vous n’êtes pas la personne la plus organisée, vous souhaiterez quand même garder votre réponse positive. 
• Ne soyez pas rigide.Il est normal d’avoir une préférence en matière de systèmes organisationnels, mais essayez de montrer clairement que vous pouvez vous adapter si nécessaire. 
• Ne soyez pas trop sérieux.Même si vous êtes passionné par votre système organisationnel, n’en faites pas trop. L’intervieweur n’est probablement pas intéressé par un didacticiel approfondi sur vos stratégies pour rester au courant de vos responsabilités et de vos délais. Gardez votre réponse brève et précise.

Questions de suivi possibles

 Les enquêteurs suivent souvent une question initiale sur l’organisation pour vérifier si vous y avez vraiment réfléchi. Ces exemples montrent à quel point votre réflexion doit être détaillée pour préparer l’entretien.

• Quelles étapes suivez-vous pour organiser et planifier un projet ? Votre réponse doit démontrer comment vous utilisez vos compétences organisationnelles pour préparer un projet et ensuite vous concentrer sur celui-ci.
• Comment faites-vous face aux changements de dernière minute auxquels vous devez vous intégrer ? Votre réponse doit montrer que vous pouvez modifier vos plans et intégrer de nouvelles informations si nécessaire.
• Comment hiérarchisez-vous les tâches au sein d’un projet ? Votre réponse doit démontrer que vous savez planifier, analyser diverses approches et possibilités, prendre des décisions judicieuses et réussir avec votre charge de travail.
• Comment planifier à l’avance d’éventuels changements de délais ou des défis imprévus ? Parlez-nous de la manière dont vous élaborez des plans de secours au cas où le « Plan A » ne fonctionnerait pas.
• Comment gérer une situation où votre planification était insuffisante ? Discutez de vos capacités à résoudre des problèmes, de votre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, de la façon dont vous gérez les priorités concurrentes et de votre capacité à vous réorganiser si nécessaire.

En répondant à ces questions de suivi, essayez de fournir des exemples spécifiques d’occasions où vous avez démontré vos compétences organisationnelles sur le lieu de travail. Cela sera particulièrement efficace si vous pouvez montrer comment vos compétences ont résolu un problème ou ont contribué d’une manière ou d’une autre à votre entreprise.

Peut-être avez-vous réussi à éliminer un arriéré de paperasse. Peut-être avez-vous établi des délais et des processus pour un projet important qui ont assuré sa réussite. En décrivant comment vos talents organisationnels ont eu un impact positif, vous serez en mesure d’impressionner vos interlocuteurs comme étant quelqu’un capable de prendre des décisions organisationnelles efficaces.