Comment rédiger une lettre de remerciement : avec des exemples

Les lettres de remerciement, écrites avec gentillesse et sincérité, sont essentielles dans le monde des affaires. Qu’un ancien patron vous ait fourni une référence, qu’un contact professionnel vous ait recommandé à son employeur, qu’un collègue vous ait aidé dans un projet ou que vous veniez de passer un entretien pour un poste, il est important de prendre le temps de remercier tous ceux qui vous aident dans votre carrière, votre recherche d’emploi ou votre entreprise.

Les notes de remerciement peuvent également vous aider de plusieurs autres manières. Une lettre de remerciement professionnelle peut vous aider à maintenir le contact avec une personne de votre réseau ou à rappeler à un responsable du recrutement pourquoi vous êtes un bon candidat pour un poste. Cela peut également montrer à votre superviseur que vous êtes professionnel et poli.

Assurez-vous de savoir à la fois quoi dire dans votre lettre et si vous devez envoyer votre note sous forme de courrier électronique, de lettre ou de carte. Dire la bonne chose en utilisant le bon format impressionnera votre destinataire et lui fera se sentir apprécié.

Devriez-vous envoyer une note de remerciement par e-mail, lettre ou carte ?

La manière dont vous envoyez votre lettre de remerciement dépend de nombreux facteurs, notamment du destinataire prévu, du contexte de votre relation et de la rapidité avec laquelle vous souhaitez qu’elle soit reçue.

Messages de remerciement par courrier électronique

De nos jours, le courrier électronique est à peu près la norme en matière de communication professionnelle. Si un suivi rapide est essentiel, le courrier électronique est la voie à suivre. Par exemple, si vous souhaitez exprimer votre gratitude pour l’opportunité de passer un entretien pour un emploi, l’envoi d’un e-mail est le meilleur moyen de vous assurer que votre message est reçu avant que le responsable du recrutement ne prenne une décision.

Lettres de remerciement envoyées par la poste

Les lettres de remerciement physiques peuvent prendre la forme d’une note manuscrite informelle ou d’une lettre formelle dactylographiée. La façon dont vous rédigez la lettre doit montrer votre compréhension de l’entreprise et de la personne que vous remerciez.

Les entreprises plus traditionnelles préfèrent souvent une lettre dactylographiée ou une note manuscrite. Cependant, si vous souhaitez vraiment personnaliser votre message de remerciement (par exemple, si vous remerciez un collègue avec qui vous travaillez depuis des années), pensez à une carte manuscrite.

Que faut-il inclure dans une lettre de remerciement

Quel que soit le formulaire que vous utilisez pour votre note de remerciement, vous devez toujours inclure certains éléments.

Adressez-vous à la personne de manière appropriée.Au début de la lettre, adressez-vous à la personne avec une formule de salutation appropriée, telle que « Cher M. Nom de famille ». ou “Cher prénom”. Si vous connaissez bien la personne, utilisez son prénom. Sinon, appelez-le M., Mme ou tout autre titre approprié.

Dire merci.Arrivez rapidement au point de votre note. Dites les mots « merci » dans la première ou les deux premières phrases pour que la personne sache pourquoi vous écrivez. Si vous envoyez un e-mail, incluez également la phrase « Merci » dans la ligne d’objet.

Donnez (quelques) détails.Assurez-vous de préciser ce pour quoi vous remerciez la personne. Entrez un peu dans les détails pour que la personne comprenne exactement ce que vous appréciez. Par exemple, si vous remerciez quelqu’un qui vous a donné des conseils en matière d’emploi, expliquez ce que vous avez trouvé le plus utile. Si vous dites merci après un entretien d’embauche, rappelez à la personne un moment particulier de l’entretien (ou rappelez-lui pourquoi vous êtes un bon candidat pour le poste).

Dites encore merci.Avant de signer, réitérez votre appréciation.

Se déconnecter.Utilisez une conclusion appropriée, telle que « Meilleur » ou « Cordialement ». Terminez ensuite par votre signature (manuscrite et dactylographiée s’il s’agit d’une lettre, manuscrite s’il s’agit d’une carte, et dactylographiée s’il s’agit d’un email).

Conseils pour rédiger une lettre de remerciement

Envoyez-le dès que possible.Rédigez et envoyez votre note dès que possible. Ne tardez pas à envoyer vos remerciements, surtout après un entretien d’embauche. Ne pas envoyer de lettre de remerciement après un entretien peut nuire à vos chances d’être embauché.

Soyez positif mais sincère.Exprimez votre gratitude, mais n’en faites pas trop. Les gens peuvent savoir quand une note de remerciement n’est pas sincère. Par exemple, si vous remerciez un employeur après avoir démissionné d’un emploi, vous devez exprimer vos remerciements et vous concentrer sur ce que vous avez aimé dans votre travail. Cependant, ne mentez pas et ne dites pas que vous avez tout aimé si ce n’est pas vraiment le cas. Concentrez-vous sur les points positifs, mais ne mentez pas.

Personnalisez chaque lettre.Personnalisez chaque lettre de remerciement que vous envoyez. Par exemple, si vous envoyez des notes de remerciement à toutes les personnes que vous avez rencontrées lors d’un entretien d’embauche, ajoutez quelque chose à chaque note concernant votre conversation spécifique avec chaque personne. Ne vous contentez pas de copier et coller le même message pour chaque personne, cela ne semblerait pas sincère.

Soyez bref.Les notes de remerciement doivent être courtes. Ne conservez pas votre note plus de quelques paragraphes concis.

Relisez et modifiez.Une note de remerciement sur le lieu de travail doit être professionnelle. Cela signifie qu’il doit être bien rédigé et sans erreur. Relisez attentivement votre lettre avant de l’envoyer.

Exemple de lettre de remerciement générale

Ceci est un exemple de lettre de remerciement générale. Téléchargez le modèle de lettre (compatible avec Google Docs et Word Online) ou consultez ci-dessous pour plus d’exemples.

Une lettre imprimée, envoyée par courrier, doit avoir vos coordonnées ainsi que celles de votre destinataire en haut de la page :

Exemple de remerciement par e-mail

Lors de l’envoi d’une lettre électronique, contrairement à une lettre postale traditionnelle, il n’est pas nécessaire d’inclure votre adresse de retour ou votre adresse au début du message. Indiquez simplement vos coordonnées dans votre signature.