À un moment donné de votre carrière, on vous demandera probablement de fournir une lettre de référence pour un employé, un ami ou un ancien collègue. Ils demanderont probablement une lettre lorsqu’ils postuleront pour un nouvel emploi, et votre soutien peut faire toute la différence.
Le moment venu, il sera important de savoir rédiger une lettre de recommandation efficace (également appelée lettre de référence). Vous souhaiterez inclure les distinctions de votre temps de travail ensemble si cela est pertinent ou fournir un témoignage de leur caractère si vous êtes un ami ou un voisin. La plupart des lettres comptent environ deux paragraphes et peuvent être développées en fonction de la durée de votre connaissance de la personne. Mais n’oubliez pas qu’une bonne lettre de recommandation peut aider votre contact à réaliser ses rêves ; une mauvaise recommandation est pire que pas de recommandation du tout.
Points clés à retenir
- Une lettre de référence explique pourquoi le destinataire doit choisir le sujet de la lettre pour un emploi, un programme académique, un rôle bénévole ou une autre opportunité.
- Il existe trois types de lettres de référence : professionnelles, personnelles et académiques.
- Si vous ne pouvez pas rédiger une référence élogieuse, il est préférable de refuser la demande de recommandation plutôt que d’en rédiger une tiède.
- Demandez un curriculum vitae ou un CV et toutes les directives fixées par l’employeur avant de rédiger votre lettre.
Qu’est-ce qu’une lettre de référence ?
Une lettre de référence est une approbation positive des compétences et des qualités d’une personne, rédigée par une personne familière avec son travail, son caractère et ses réalisations. Des lettres de référence sont nécessaires pour postuler à des emplois, des stages, des postes de bénévole, des collèges et des programmes d’études supérieures.
La lettre de référence explique pourquoi le lecteur doit sélectionner un candidat et ce qui le qualifie pour l’opportunité pour laquelle il postule. Les lettres peuvent être demandées par l’organisation qui envisage la personne pour un emploi ou une acceptation dans une institution, ou elles peuvent être proposées par le demandeur d’emploi ou le candidat.
Types de lettres de référence
Références professionnelles
Une lettre de référence professionnelle est généralement rédigée par un superviseur, un collègue, un client, un enseignant ou un professeur qui connaît bien les réalisations d’un candidat dans un environnement de travail.Il comprend généralement une description de leur poste et de leurs responsabilités, de la durée de leur séjour dans l’entreprise, ainsi que de leurs capacités, qualifications et contributions à l’organisation.
Caractère ou références personnelles
Une lettre de caractère ou de référence personnelle peut être rédigée par un ami de la famille, un mentor ou un voisin qui peut attester des traits qui feraient de quelqu’un un bon candidat pour le poste recherché.Ce type de lettre explique comment l’auteur connaît le candidat et discute de ses qualités personnelles telles qu’elles postuleraient dans un emploi ou dans un cadre universitaire.
Références académiques
Une référence académique est rédigée par un enseignant, un professeur ou un conseiller. Ce type de référence traite de la formation et des résultats scolaires du candidat.
Avant de rédiger une lettre de référence
Avant d’accepter d’écrire la lettre, assurez-vous que vous sentez que vous pouvez rédiger une lettre de référence positive pour cette personne. Si vous ne connaissez pas bien la personne ou si vous ne pensez pas pouvoir faire l’éloge de ses compétences ou capacités, vous pouvez refuser la demande de recommandation.
Vous pouvez être vague lorsque vous refusez la demande, en disant simplement : « Je ne pense pas que je serais la meilleure personne pour vous rédiger une recommandation. » Si possible, suggérez à quelqu’un d’autre de poser la question.
Note
Il vaut mieux dire non à la rédaction d’une recommandation plutôt que d’écrire une référence négative pour la personne.
Demander des informations pour la lettre
C’est une bonne idée de demander à la personne une copie de son CV même si vous la connaissez depuis longtemps. Ils peuvent avoir de nouvelles accréditations ou réalisations qui méritent d’être soulignées, et vous devez fournir autant d’informations actuelles que possible. Cela vous aidera également à vous donner des lignes directrices à utiliser lors de la rédaction de la lettre.
Si la lettre de référence concerne une opportunité d’emploi spécifique, demandez également une copie de l’offre d’emploi. De même, si la lettre de référence concerne une école ou un programme spécifique, demandez des informations sur l’école. Plus vous disposez d’informations, plus il vous sera facile de rédiger la lettre.
En plus de demander des informations sur le candidat, obtenez toutes les informations dont vous avez besoin sur la manière de soumettre la lettre. Demandez à qui vous devez envoyer la lettre, quelle est la date limite et quel format la lettre doit être. Demandez également s’il y a des détails que l’école ou l’employeur souhaite que vous incluiez dans votre lettre.
Que faut-il inclure dans une lettre de référence
À moins que le candidat ne vous fournisse un formulaire sur lequel rédiger votre recommandation, il est approprié de suivre un format de lettre commerciale approprié. Cela inclut la liste de vos coordonnées, la date et les coordonnées de la personne qui reçoit votre lettre (généralement, le responsable du recrutement) en haut de la lettre.
Cependant, si vous envoyez cette lettre par courrier électronique, vous n’avez pas besoin d’inclure de coordonnées ni la date en haut de la lettre. Au lieu de cela, indiquez vos coordonnées après votre signature électronique. Une lettre électronique de référence doit également avoir une ligne d’objet claire et concise qui indique le nom du candidat, l’emploi pour lequel il postule (le cas échéant) et l’objet de la lettre. Par exemple, une ligne d’objet pourrait être la suivante :
Sujet:Recommandation pour le prénom et le nom de famille – Emploi d’assistant en ressources humaines
Comment rédiger une lettre de référence
Pour avoir une idée de ce qu’il faut écrire et de la manière dont votre lettre doit être lue, voici quelques lignes directrices générales à prendre en compte avant de rédiger votre lettre.
Salutation
Commencez votre lettre par « Cher M./Mme. Nom de famille ». Si vous ne connaissez pas le nom de famille de l’employeur, écrivez simplement « Cher responsable du recrutement ». Si le candidat postule à un programme académique, vous pouvez écrire « Cher comité d’admission ». Si vous écrivez une lettre générale, vous pouvez écrire « À qui de droit » ou simplement commencer votre lettre par le premier paragraphe.
Premier paragraphe
Le premier paragraphe de la lettre de référence explique votre lien avec la personne que vous recommandez, y compris comment vous la connaissez, depuis combien de temps vous la connaissez et pourquoi vous êtes qualifié pour rédiger une lettre de référence en son nom. Assurez-vous d’inclure le nom de l’entreprise, de l’emploi, de l’école ou de l’opportunité pour lequel la personne postule. Par exemple : « Je suis le superviseur de James Smith chez XYZ Company depuis cinq ans. Je suis heureux de le recommander pour le poste de chef comptable chez ABC Company. »
Deuxième paragraphe (et troisième et quatrième)
Les paragraphes du milieu de la lettre de référence contiennent des informations sur la personne à propos de laquelle vous écrivez, y compris pourquoi elle est qualifiée et ce qu’elle peut apporter. Si nécessaire, utilisez plus d’un paragraphe pour fournir des détails. Soyez précis et partagez des exemples expliquant pourquoi cette personne est un candidat qualifié. Si vous le pouvez, relatez des cas spécifiques où vous avez observé la personne utiliser avec succès les compétences requises pour le poste.
Note
Essayez de décrire les qualités et les compétences liées à l’emploi, à l’école ou à l’opportunité spécifique.
Par exemple, si la personne postule pour un emploi de gestionnaire, concentrez-vous sur ses compétences en leadership et en communication.
Lettre de clôture
Dans le dernier paragraphe, proposez de fournir plus d’informations et d’inclure vos coordonnées (téléphone et e-mail) pour démontrer que vous êtes disponible pour donner une recommandation verbale ou répondre à d’autres questions si nécessaire. Vous pouvez également réitérer que vous recommandez cette personne « de tout cœur » ou « sans réserve ».
Signature
Terminez la lettre avec votre signature manuscrite, suivie de votre nom tapé. S’il s’agit d’un e-mail, incluez simplement votre nom saisi, suivi de vos coordonnées.
Longueur, format et police des lettres
Le style de votre lettre de référence est presque aussi important que le contenu de la lettre. Voici quelques conseils sur la longueur de votre lettre et comment la formater.
Longueur:Une lettre de recommandation doit comporter plus d’un ou deux paragraphes ; une lettre aussi courte suggère que vous ne connaissez pas bien la personne ou que vous ne la soutenez pas pleinement. Cependant, vous souhaitez que la lettre reste concise et vous concentrez sur quelques points clés, évitez donc d’écrire plus d’une page. Trois ou quatre paragraphes expliquant comment vous connaissez la personne et pourquoi vous la recommandez constituent une longueur appropriée.
Format:Une lettre de recommandation doit être à simple interligne avec un espace entre chaque paragraphe. Utilisez des marges d’environ 1 pouce pour le haut, le bas, la gauche et la droite de la page et alignez votre texte à gauche (l’alignement pour la plupart des documents).
Fonte:Utilisez une police traditionnelle telle que Times New Roman, Arial ou Calibri. La taille de la police doit être comprise entre 10 et 12 points pour qu’elle soit facile à lire. Ajuster la taille de la police est un bon moyen de limiter votre lettre à une seule page.
Note
Relisez votre lettre avant de l’envoyer. Vous pouvez demander à quelqu’un d’autre de modifier la lettre, mais de cacher le nom du candidat pour préserver sa confidentialité.
Exemple de lettre de référence
Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre de référence comme modèle. Téléchargez le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online) ou lisez la version texte ci-dessous.
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Mélissa Bradley
123, chemin des Affaires.
Ville d’affaires, New York 54321
555-555-5555
[email protected]
9 juillet 2023
Jim Lee
Ressources humaines
Sabre Marketing et relations publiques
321, avenue des Affaires.
Ville d’affaires, New York 12345
Cher M. Lee,
Je suis ravi de recommander Sarah Jones pour le poste de responsable du marketing numérique chez Sabre Marketing & PR. En tant que directrice marketing chez A & B Media, j’ai eu le plaisir de travailler en tant que superviseure de Sarah lorsqu’elle était employée ici en tant qu’associée marketing. Responsable, ponctuelle et extrêmement brillante, Sarah faisait partie des meilleurs talents chez A & B Media, et j’approuve entièrement ses qualifications et ses compétences.
J’ai été continuellement impressionné par les connaissances qu’elle a apportées et par son dévouement à rester au courant des derniers développements dans le domaine. Sarah combine des compétences d’analyse pointues avec une forte intuition, et j’ai toujours su que je pouvais compter sur elle pour respecter les délais et dépasser nos attentes. Au cours de ses deux années chez nous, elle a réalisé de nombreuses réalisations, allant de l’augmentation de notre engagement sur les réseaux sociaux de 20 % à la réduction de 10 % du taux de rebond de notre site Web et à l’augmentation de notre retour sur investissement sur les campagnes numériques de 15 %.
Bien que le sens professionnel de Sarah ait été extrêmement précieux pour A & B Media, elle était également une merveilleuse joueuse d’équipe. Optimiste, engageante et facile à vivre, Sarah était une véritable joie à avoir au bureau et a favorisé de nombreuses relations positives au sein de notre service, ainsi que dans l’ensemble de l’entreprise.
Cela dit, je suis très confiant dans ma recommandation et je pense que Sarah conviendrait parfaitement à Sabre Marketing & PR. Si vous souhaitez parler davantage de mon expérience de travail avec Sarah, veuillez m’envoyer un e-mail à [email protected] ou m’appeler au 555-555-5555.
Sincèrement,
Mélissa Bradley
Directeur marketing, A&B Média
Foire aux questions (FAQ)
Que dois-je dire pour donner une bonne référence ?
Pour donner une bonne référence, soyez précis, positif et enthousiaste. Fournissez des exemples de moments où la personne que vous recommandez a dépassé les attentes. Utilisez des expressions telles que « recommande de tout cœur » ou « recommande sans réserves ».
Comment dois-je commencer une lettre de référence professionnelle ?
Une lettre de référence professionnelle doit suivre le format standard de lettre commerciale. Si vous envoyez une lettre papier, commencez par votre nom et vos coordonnées, la date, ainsi que le nom et les coordonnées du destinataire.
