L’administration et la gestion des risques sont un élément essentiel de la gestion immobilière. La fonction de tenue de registres doit être gérée avec soin et plus le niveau de détail est élevé, meilleurs sont les résultats probables.
Les gestionnaires immobiliers gèrent de nombreuses transactions
Dans la plupart des États, le plus grand nombre de plaintes de consommateurs, de pénalités de commission et de suspensions et révocations de permis sont liés à la gestion immobilière. Ce n’est pas que les titulaires de permis qui gèrent la propriété soient incompétents. C’est qu’il s’agit d’une activité très gourmande en transactions.
Alors qu’un agent moyen peut effectuer une douzaine de transactions de vente par an avec un contrat d’achat et les documents associés, le gestionnaire immobilier moyen peut effectuer des centaines de transactions plus petites. Le fait qu’elles soient plus petites ne rend pas ces transactions moins importantes et ne réduit pas le risque associé à leur réalisation.
Interactions avec la gestion immobilière
En tant que gestionnaire immobilier, vous passez un contrat avec un propriétaire pour commercialiser et louer sa propriété, percevoir les loyers et les remettre au propriétaire, et gérer la propriété, de l’entretien à l’application des règles des locataires.
Ce faisant, vous effectuez des transactions avec des propriétaires, des locataires, des entreprises de réparation, des médias publicitaires, des entrepreneurs et autres. Chacune de ces transactions introduit un certain risque dans votre entreprise. Il ne s’agit pas nécessairement d’un risque élevé dans chaque cas, mais il est cumulatif.
Les fonctions financières sont de loin les plus susceptibles de créer des problèmes au courtier. Les fonctions financières impliquent :
- La fonction marketing et financière nécessite des enregistrements des dépenses et des revenus, ainsi que des dossiers fiscaux, des factures publicitaires, etc.
- La gestion des locataires implique l’enregistrement de toutes leurs demandes, l’historique des paiements de loyer et les violations des règles.
- L’entretien et les réparations des installations nécessitent des calendriers de maintenance, des dossiers de réparation pour la garantie et des dossiers du personnel des employés et des sous-traitants.
Gestion des risques immobiliers
La composante gestion des risques est bien entendu très importante. Une catastrophe majeure peut menacer la survie économique de la propriété. Les dossiers conservés en font partie, car toute action en justice intentée par d’autres peut être contrecarrée s’il existe des dossiers détaillés réfutant leurs affirmations.
Une partie de la gestion des risques consiste à déterminer le rapport risque/récompense. Un bon exemple est un bain à remous ou une piscine sur la propriété. Le gestionnaire immobilier et le propriétaire doivent équilibrer la valeur de la piscine avec les risques encourus. Lorsqu’un risque comme celui-ci est identifié, il existe trois manières de le gérer :
- Évitement:La décision peut être prise de retirer le spa ou la piscine, car les revenus locatifs supplémentaires ne justifient pas le coût de l’assurance ni les risques encourus.
- Contrôle:Si le spa est conservé, peut-être qu’une serrure codée et une clôture seraient installées pour empêcher les jeunes enfants d’entrer.
- Transfert de risque :La manière la plus courante de gérer le risque consiste à souscrire une assurance pour transférer le risque à l’assureur.
Le bon gestionnaire immobilier planifiera les problèmes, conservera d’excellents dossiers et enregistrements de chaque activité et évaluera continuellement ces fonctions pour déterminer si un changement est nécessaire.
Gestion des documents et des e-mails
Dans de nombreux États, vous n’êtes tenu de conserver les enregistrements des transactions que pendant six ans. Il est toutefois conseillé de les conserver plus longtemps, surtout si vous êtes autorisé à le faire sous forme électronique. Vous pouvez parier que si l’une des parties peut avoir une réclamation, quelqu’un qui veut vous poursuivre en justice pour quelque chose il y a six ans et 10 jours aura toujours ses copies de documents. Il est beaucoup plus difficile de plaider sa cause si vous avez déjà détruit vos copies.
En ce qui concerne les courriels, toute action en justice impliquant un prêt garanti par le gouvernement fédéral (presque toutes nos offres résidentielles) peut vous obliger à produire des courriels liés à la transaction et aux communications avec votre client. Il existe de nombreuses façons et produits logiciels pour enregistrer les e-mails associés, mais lisez ici certains articles sur Evernote, une solution pour de nombreuses raisons. Voici comment gérer le courrier électronique à l’aide d’Evernote et de vos archives Gmail. Modifiez-le pour l’adapter à votre solution de messagerie.
- Configurez le transfert automatique dans Gmail de chaque e-mail vers ou depuis votre client/client.
- Ils vont dans un bloc-notes dans Evernote pour la transaction.
- Quelques semaines après la fermeture, récupérez tous ces e-mails dans Evernote et imprimez-les par ordre chronologique dans un fichier PDF.
Étant donné que les fichiers PDF sont consultables, vous pouvez rapidement extraire n’importe quel courrier électronique contenant des mots-clés. Cela fonctionne plutôt bien.
