Définition et exemples d’un numéro d’identification d’employeur
Chaque citoyen américain reçoit un numéro de sécurité sociale unique à sa naissance. Ce numéro permet une identification facile par les entités gouvernementales et sert également à distinguer une personne d’une autre. De la même manière, l’IRS attribue des numéros d’identification d’employé (EIN) aux entreprises, généralement lorsqu’elles sont nouvellement créées. Les EIN remplissent à peu près la même fonction pour les entreprises que les numéros de sécurité sociale pour les particuliers, à savoir fournir un moyen d’identification et de distinction facile par rapport aux autres entreprises à des fins fiscales et autres.
- Nom alternatif: Numéro d’identification fiscale fédéral ou numéro d’identification fiscale
- Acronyme: EIN ou TIN
Par exemple, disons que Subhash décide d’ouvrir une épicerie spécialisée en tant que société à responsabilité limitée (LLC). Après avoir enregistré son entreprise auprès de son État, Subhash devait également demander un EIN auprès de l’IRS. Pour ce faire, Subhash s’est connecté au site Web de l’IRS et a saisi ses informations personnelles et professionnelles. Subhash a ensuite rapidement reçu un EIN après que l’IRS ait validé ses informations. Cela a donné à l’IRS un enregistrement des activités de Subhash et un moyen d’identifier le magasin à des fins fiscales.
Comment fonctionnent les numéros d’identification d’employeur
L’EIN est un numéro à neuf chiffres et prend le format suivant : XX-XXXXXXX.Chaque EIN prend la même forme, quelle que soit la taille ou le type d’entreprise. Les SARL, les partenariats, les organisations à but non lucratif et les sociétés, entre autres, se voient attribuer un EIN dans ce format.
Vous êtes limité à demander un EIN par « partie responsable » par jour auprès de l’IRS. La partie responsable est la personne qui possède ou contrôle en fin de compte l’entreprise ou qui exerce un contrôle effectif en dernier ressort sur l’entité. À moins que le demandeur ne soit une entité gouvernementale, la partie responsable doit être une personne physique et non une entité.
Note
Les propriétaires d’entreprises individuelles ne sont pas tenus de demander un EIN et peuvent choisir d’utiliser leur numéro de sécurité sociale pour l’entreprise.
Le moyen le plus efficace d’obtenir un EIN est de vous connecter au site Web de l’IRS et d’en demander un par voie électronique. Il n’y a aucun coût associé à la demande d’un EIN. Un EIN peut également être obtenu par courrier, téléphone ou fax. L’EIN permet au gouvernement américain d’identifier les contribuables qui doivent produire diverses déclarations de revenus des entreprises.
De manière générale, les entités commerciales ne peuvent pas ouvrir de compte bancaire sans EIN. Le but de l’identifiant unique est que les employeurs puissent déclarer leurs impôts et payer leurs employés. Par conséquent, il est crucial qu’un nouveau propriétaire d’entreprise demande un EIN en temps opportun.
Disons que Subhash a besoin d’un compte professionnel pour payer ses fournisseurs et déposer les revenus de son magasin. Subhash ne pourra pas ouvrir de compte professionnel s’il a négligé de demander un EIN lors du démarrage de son entreprise. Subhash a également besoin de son EIN pour produire ses déclarations de revenus de fin d’année. Si son magasin devient occupé et oblige Subhash à embaucher d’autres employés, il aura également besoin d’un EIN pour payer son personnel.
Les EIN changent-ils ?
Il est parfois nécessaire de demander un nouvel EIN. Les entreprises qui changent de structure de propriété doivent demander de nouveaux EIN, tout comme les entreprises qui fusionnent avec d’autres entreprises. Supposons que Subhash ait besoin d’un afflux de liquidités et décide de s’associer à un investisseur. Une fois que Subhash a modifié la structure de son entreprise d’une LLC à un partenariat, il doit demander un nouvel EIN qui reflète la nouvelle entité.
Note
Les entreprises doivent également demander un nouvel EIN lorsqu’elles déclarent faillite (chapitre 7 ou chapitre 11), établissent des plans de retraite ou se constituent, par exemple.
Les EIN expirent-ils ?
Les EIN sont éternels. Ils n’expirent pas et l’IRS n’annulera pas un EIN, même en cas de dissolution d’une entreprise. L’IRS ne délivrera jamais non plus un EIN déjà utilisé à une autre organisation. Tous les EIN restent dans le dossier, au cas où l’IRS aurait besoin de s’y référer ultérieurement.
Points clés à retenir
- Les EIN sont des numéros d’identification fiscale uniques à neuf chiffres que l’IRS délivre à toutes les entreprises américaines.
- Les EIN sont nécessaires pour déclarer leurs impôts, ouvrir des comptes bancaires, payer les employés, etc.
- Les EIN n’expirent jamais, même en cas de dissolution d’une entreprise.
- Il est nécessaire de demander un nouvel EIN en cas de changement de structure de propriété, de fusion, d’établissement d’un plan de retraite ou de faillite, entre autres situations commerciales.
