Points clés à retenir
- Le formulaire W-8BEN est un formulaire fiscal que les non-résidents américains doivent remplir lorsqu’ils gagnent des revenus de sources américaines. Il détermine la retenue à la source requise.
- Les entrepreneurs indépendants canadiens gagnant un revenu de sources américaines doivent remplir le formulaire, mais ils peuvent l’utiliser pour demander une exemption de retenue en raison des accords fiscaux en vigueur entre les États-Unis et le Canada.
- En soumettant le formulaire W-8BEN, vous éviterez aux entrepreneurs canadiens d’être imposés deux fois, une fois par le gouvernement canadien et une fois par le gouvernement américain.
Comment fonctionne le formulaire W-8BEN
Toute entreprise ou société américaine aura besoin de votre nom, de votre adresse et de vos numéros d’identification fiscale pour faciliter vos paiements et toute retenue d’impôt qui pourrait être exigée par le gouvernement américain si vous n’êtes pas un résident des États-Unis. Ces informations sont obtenues lorsque vous remplissez et soumettez le formulaire W-8BEN.
Mais cela fonctionne un peu différemment pour les entrepreneurs indépendants canadiens. La Convention fiscale entre les États-Unis et le Canada a abouti à un traité entre les pays signé en septembre 1980. Le Sénat américain a conseillé que le traité soit ratifié en juin 1984 après de nombreux ajustements et modifications.
La convention fiscale est entrée en vigueur en janvier 1985. Elle empêche les Canadiens d’avoir à payer au gouvernement américain un impôt sur le revenu gagné aux États-Unis, en plus des impôts payés à l’Agence du revenu du Canada pour le même revenu. Les protocoles ont été légèrement modifiés en 1997, 1995 et 2007.
Exemple de formulaire W-8BEN
Les entreprises américaines retiennent généralement l’impôt sur les revenus versés aux personnes étrangères qui travaillent pour elles. Ce taux d’imposition serait forfaitaire de 30 %.Mais le formulaire W-8BEN permet également aux personnes originaires de pays avec lesquels les États-Unis ont conclu des accords de demander des exemptions ou des taux de retenue spéciaux.
Les entrepreneurs indépendants canadiens peuvent demander cette exemption de retenue. Vous pouvez éviter que le revenu de votre entreprise soit imposé deux fois aux États-Unis et au Canada, mais vous devez respecter les règles de résidence et de lieu fixe d’activité. L’article VII de la convention fiscale prévoit que les bénéfices commerciaux gagnés aux États-Unis par des résidents canadiens sont imposés aux États-Unis uniquement dans la mesure où ces bénéfices sont liés à un établissement stable aux États-Unis.
Qui utilise le formulaire W-8BEN ?
Tout entrepreneur étranger qui reçoit des paiements tels que des intérêts, des dividendes, des redevances, des compensations pour services ou d’autres formes de revenus doit soumettre le formulaire W-8BEN à la personne ou à l’entité qui fournit les revenus. Cette personne ou entité est alors tenue de retenir et de déclarer l’impôt sur le revenu sur ces paiements, à moins que l’entrepreneur ne puisse démontrer qu’ils sont exonérés, comme c’est le cas pour les Canadiens.
Vous devez toujours soumettre un formulaire W-8BEN dûment rempli à la partie ou à l’entreprise qui vous fournit un revenu si vous êtes un entrepreneur canadien gagnant un revenu de source américaine. Le formulaire comprend une déclaration selon laquelle vous inclurez ce revenu américain dans votre déclaration de revenus canadienne.
Note
La retenue à la source est un paiement anticipé d’impôt prélevé sur le chèque de paie d’un employé ou un paiement effectué à un entrepreneur étranger soumis à retenue.
Votre formulaire W-8BEN restera en vigueur jusqu’au dernier jour de la troisième année civile après sa signature, à moins que votre situation ne change de manière significative.Le formulaire restera en vigueur jusqu’au 31 décembre 2026, si vous l’avez signé le 1er décembre 2023, à moins que quelque chose ne change dans votre statut pour l’invalider plus tôt.
Déterminer votre résidence canadienne
Votre capacité à demander une exemption dépend de votre capacité à demander la résidence et de vos obligations en tant que contribuable canadien. Cela dépend de quelques facteurs qui dépendent de l’endroit où vous vivez et de l’endroit où vous exploitez votre entreprise.
Les règles de résidence
Vous êtes considéré comme un résident du pays dans lequel vous avez un « domicile permanent ». Vous êtes traité comme un résident du Canada si votre résidence permanente s’y trouve.
L’article IV clarifie votre statut de résident en utilisant une règle de départage si vous êtes un contribuable à double résidence au Canada et aux États-Unis.Les critères suivants déterminent votre résidence :
- Où vous avez un domicile permanent
- Où vous avez des relations personnelles et économiques plus étroites (appelé « centre d’intérêts vitaux ») si vous avez un domicile permanent dans les deux endroits
- Votre lieu de résidence habituel si le centre de vos intérêts vitaux ne peut être déterminé
- Où êtes-vous citoyen si vous vivez dans les deux pays
- Où les États-Unis et le Canada conviennent mutuellement que vous êtes un résident si vous êtes citoyen des deux pays ou d’aucun des deux pays.
Vous êtes considéré comme un résident du pays où se trouve ce gouvernement si vous êtes employé par un gouvernement étatique, local ou fédéral.
Localisation de votre lieu d’activité fixe
Vous pouvez avoir un ou plusieurs emplacements commerciaux si vous êtes un entrepreneur indépendant ou un propriétaire d’entreprise.
Travailler par l’intermédiaire ou avec des entreprises américaines ne fait pas des États-Unis votre lieu d’activité fixe. Votre installation fixe d’affaires est un établissement stable dans lequel votre entreprise est exercée en tout ou partie, tel que :
- Lieu de direction
- Bureau ou succursale
- Usine ou atelier
- Lieu d’extraction de ressources naturelles, comme une mine, un puits de pétrole, un puits de gaz ou une carrière
- Bâtiment ou chantier, mais seulement si la construction dure plus de 12 mois
- Appareil de forage ou navire s’il est utilisé plus de trois mois sur une période de 12 mois
Note
Vous avez deux lieux d’affaires fixes si vous avez deux bureaux, un au Canada et un aux États-Unis. Vous devez traiter chaque bureau différemment aux fins de l’impôt sur le revenu.
L’emplacement de vos lieux d’activité fixes a une incidence sur l’endroit où vous êtes considéré comme un résident et où vous devez payer des impôts. Vous êtes traité comme un entrepreneur canadien faisant affaire avec des entreprises américaines si votre lieu d’affaires fixe est au Canada.
Où obtenir le formulaire W-8BEN
Vous pouvez obtenir une copie du formulaire W-8BEN sur le site Web de l’Internal Revenue Service (IRS) ou en demander une à l’entreprise ou à la personne avec laquelle vous faites affaire. Remplissez-le simplement et retournez-le-leur lorsque vous en avez une copie. Ne l’envoyez pas à l’IRS.
Comment remplir et lire le formulaire W-8BEN
Le formulaire W-8BEN est relativement simple à remplir, mais préparez-vous avec les informations suivantes :
- Ligne 1 : Indiquez votre nom ou le nom de votre entreprise.
- Ligne 2 : Indiquez votre pays de citoyenneté.
- Ligne 3 : Entrez votre adresse de résidence permanente.
- Ligne 5 : Saisissez votre numéro d’identification fiscale américain.
- Ligne 6 : Inscrivez votre numéro d’identification fiscale étranger.
- Ligne 7 : Indiquez votre numéro d’assurance sociale canadien ou votre numéro d’identification fiscale des sociétés canadiennes.
- Lignes 9 et 10 : Précisez les règles de la convention fiscale qui s’appliquent à vous. Cochez la case appropriée si vous opérez sous un nom commercial.
Consultez un comptable fiscaliste expérimenté dans les déclarations de revenus des non-résidents pour connaître tous les formulaires fiscaux que vous devez remplir pour faire des affaires, que ce soit pour travailler pour une entreprise américaine ou pour récupérer une retenue d’impôt américaine.
Foire aux questions (FAQ)
Que se passe-t-il si je suis exonéré de la retenue à la source mais que les impôts sont quand même retenus ?
Vous pouvez récupérer de l’argent si vos clients américains retiennent par erreur une partie de vos revenus. Déposez une déclaration de revenus des non-résidents des États-Unis, formulaire 1040-NR, ainsi que le formulaire IRS 8833 pour divulguer votre position en vertu de la convention fiscale entre les États-Unis et le Canada.
Que se passe-t-il si j’offre des services pour une entreprise américaine mais que j’effectue le travail lui-même au Canada ?
Un formulaire 1099-NEC pour les services d’un entrepreneur indépendant et/ou la retenue d’impôt n’est pas requis si vous effectuez entièrement le travail en dehors des États-Unis. Mais « entièrement » est le mot clé ici. L’IRS intervient et le formulaire W-8BEN devient nécessaire si vous effectuez des travaux sur le sol américain.
