Points clés à retenir
- Le formulaire IRS W-9 est généralement rempli par des entrepreneurs indépendants et est utilisé pour demander leur nom de déclaration de revenus, leur numéro d’identification fiscale (NIF) et leur adresse.
- Le formulaire est soumis par les entrepreneurs à une entreprise pour laquelle ils fournissent des services, et non à l’IRS.
- Les entreprises utilisent les informations fournies sur le formulaire W-9 pour préparer et émettre des formulaires 1099-NEC après la clôture de l’année fiscale, détaillant le montant payé à chaque entrepreneur.
- Vous devez émettre des formulaires 1099-NEC aux entrepreneurs à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l’année fiscale. Vous aurez donc besoin des formulaires W-9 de ces personnes.
Comment fonctionne le formulaire W-9 ?
Le formulaire W-9 est le formulaire utilisé par les entreprises pour demander officiellement le nom, l’adresse et le numéro d’identification d’un entrepreneur, ainsi que le nom de son entreprise si l’entrepreneur en a un qui diffère de son propre nom.
Le formulaire est similaire au formulaire W-4 que les employeurs demandent aux employés de remplir. En plus des informations d’identification du contribuable, le formulaire W-9 demande à l’entrepreneur d’indiquer s’il opère en tant qu’entreprise individuelle, société, société de personnes ou société unipersonnelle à responsabilité limitée.
Le formulaire W-9 demande également à l’entrepreneur de certifier s’il est citoyen américain ou étranger résident. Ils devront peut-être remplir le formulaire W-8 à la place s’ils résident dans un autre pays.
Exemples de formulaire IRS W-9
Un concierge qui nettoie le week-end lorsqu’une entreprise est fermée et à un moment qui lui convient est très probablement un entrepreneur indépendant. Une personne que vous engagez pour créer un site Web pour votre entreprise serait également un entrepreneur indépendant, car vous ne contrôleriez pas quand et comment elle effectue le travail.
Ces personnes auraient besoin d’un formulaire 1099-NEC de votre part au moment des impôts. La création de formulaires 1099-NEC nécessite qu’ils vous fournissent un formulaire W-9 complété avec les informations nécessaires.
Note
Un entrepreneur gère essentiellement sa propre entreprise. Ils peuvent augmenter leurs tarifs à tout moment sans votre approbation, bien que vous soyez libre de refuser leurs services et de faire appel à un autre entrepreneur à la place.
Vous contrôlez la rémunération d’un employé et déterminez quand et s’il a droit à une augmentation. Quelqu’un qui répond à votre téléphone en tant que réceptionniste est très probablement un employé si vous fixez ses horaires et lui dictez ce qu’il doit faire pendant qu’il est au travail. Les employés n’ont pas besoin de formulaires 1099-NEC. Vous déclareriez plutôt leurs gains et leur rémunération sur le formulaire W-2.
Vous n’avez pas à payer de charges sociales pour le compte des entrepreneurs, c’est pourquoi de nombreuses entreprises considèrent qu’il s’agit d’une relation meilleure et moins coûteuse. Mais vous ne pouvez pas payer quelqu’un en tant qu’entrepreneur indépendant sans encourir une pénalité fiscale si l’individu ne satisfait pas à toutes les exigences légales pour être un entrepreneur indépendant plutôt qu’un employé.
Qui utilise le formulaire IRS W-9 ?
Seuls les entrepreneurs et fournisseurs indépendants rempliront les formulaires W-9. Vous n’êtes pas obligé de délivrer des formulaires 1099-NEC aux sociétés ou entités C et S auprès desquelles vous achetez des produits pour la revente. Les paiements effectués aux entrepreneurs et aux fournisseurs par carte de débit, carte de crédit ou via des tiers comme PayPal sont également exonérés car l’IRS utilise une méthode différente pour suivre ces transactions. Ils sont déclarés sur le formulaire 1099-K.
Où obtenir le formulaire IRS W-9
Le formulaire W-9 peut être téléchargé à partir du site Web de l’IRS, ou vos entrepreneurs peuvent remplir le formulaire de manière interactive en ligne, puis l’imprimer et vous le remettre une fois terminé.
Les formulaires W-9 doivent être fournis directement à l’employeur. Encouragez vos entrepreneurs à remplir et à envoyer leurs formulaires en toute sécurité, car ils contiendront des informations sensibles. Ces données doivent être conservées aussi privées et sécurisées que possible afin de minimiser le risque qu’elles tombent entre de mauvaises mains.
Note
Il n’est pas recommandé de transmettre un formulaire W-9 rempli sous forme de pièce jointe non sécurisée à un e-mail. Demandez plutôt à le recevoir par courrier ou par remise en main propre, ou sous forme de pièce jointe protégée par mot de passe.
Que faire si vous ne recevez pas le formulaire IRS W-9
C’est une bonne pratique de demander aux entrepreneurs indépendants de vous fournir un formulaire W-9 dûment rempli dès que vous savez que vous ferez affaire ensemble. Il est trop facile de laisser ces demandes traîner jusqu’en janvier, lorsque vous en aurez besoin.
Vous pouvez télécharger une réserve de formulaires W-9 vierges afin de pouvoir les distribuer si nécessaire lorsque vous engagez quelqu’un pour des services. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et d’efforts.
Conditions requises pour le dépôt du formulaire W-9
Les instructions pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC de l’Internal Revenue Service expliquent les différentes situations et les détails plus précis qui obligent les entreprises à émettre ces formulaires. Vous devez les remplir, les déposer et les remettre à tous les entrepreneurs à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l’année d’imposition.
Foire aux questions (FAQ)
Que faire si j’ai besoin d’aide pour déterminer si une personne qui effectue des travaux pour moi est un entrepreneur indépendant ?
Contactez l’Internal Revenue Service si vous ne savez pas comment classer quelqu’un qui effectue un travail pour vous. L’agence peut vous aider à faire la distinction si vous fournissez le formulaire SS-8, une demande pour que l’IRS décide du problème à votre place.
Que se passe-t-il si un entrepreneur ne veut pas remplir et me remettre un formulaire W-9 ?
Vous ne voudrez peut-être pas faire affaire avec quelqu’un qui ne veut pas vous remettre de formulaire W-9. Cela devrait être un signal d’alarme, car vous pourriez être tenu responsable de pénalités si elles sont soumises à une retenue à la source et que vous ne le savez pas. Le formulaire demande également ces informations.
