Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez : vous recevez votre W-2 et vous vous préparez à faire vos impôts, puis vous remarquez que les salaires qui y sont indiqués semblent erronés. Vous vérifiez à nouveau vos propres dossiers et réalisez que les informations sont effectivement incorrectes. Vous devez régler la situation, et vous devez le faire rapidement, car le temps presse vers la date limite de déclaration de revenus.
Heureusement, vous disposez de quelques options, et les règles et directives sont assez claires. Voici ce qu’il faut savoir sur la réception d’un W-2 incorrect, y compris qui est responsable de réparer quoi et comment éviter les pénalités.
Contactez votre employeur
Assurez-vous que les informations sur votre W-2 sont réellement erronées. Parfois, les montants indiqués diffèrent légèrement des montants déclarés sur votre dernier bulletin de paie de l’année. Le W-2 pourrait inclure des ajustements du revenu imposable ou des avantages non imposables. Si vous avez vérifié des erreurs, la première étape consiste à contacter votre employeur (généralement son service RH ou de paie) pour l’informer du problème et lui demander de vous envoyer un nouveau formulaire W-2 correct d’ici la fin février.
Si vous déclarez vos impôts par voie électronique, vous corrigez les informations originales du formulaire W-2 saisies une fois que vous recevez un W-2 correct. Il n’est pas nécessaire d’envoyer le formulaire W-2C si vous déposez votre déclaration par voie électronique, car l’IRS recevra une copie de l’employeur. Assurez-vous de saisir les informations correctes du formulaire W-2C, puis remplissez la déclaration de revenus normalement.
Note
Bien qu’il n’y ait pas de date limite précise, les employeurs doivent corriger les erreurs sur le formulaire W-2 et envoyer un formulaire W-2C le plus rapidement possible. La pénalité pour le dépôt d’un W-2 incorrect auprès de la Social Security Administration (SSA) augmente avec le temps.
Contactez l’IRS
Contactez l’IRS pour obtenir de l’aide s’il y a des inexactitudes importantes ou si vous craignez que votre employeur retient indûment ou omet de retenir les impôts fédéraux sur le revenu et l’emploi. L’IRS enquêtera directement sur la question.
Vous pouvez appeler sans frais au 1-800-829-1040 ou visiter un centre d’assistance aux contribuables. L’IRS enverra à votre employeur une lettre lui demandant de publier une version corrigée dans les 10 jours.
Vous pouvez produire votre déclaration de revenus en indiquant ce que vous pensez être le montant correct du salaire et des retenues à la source en utilisant le formulaire 4852, le « Substitut du formulaire W-2,“et l’IRS vous informera de cette option lorsque vous les contacterez. Vous devrez référencer vos fiches de paie si vous utilisez ce formulaire.
Note
Lorsque vous contactez l’IRS, assurez-vous d’avoir non seulement vos informations fiscales, mais également le nom et l’adresse complète de votre employeur ou payeur, y compris le code postal, le numéro d’identification de l’employeur (EIN) s’il est connu et le numéro de téléphone.
Si la faillite est le problème
Si votre employeur a fait faillite ou a cessé ses activités, il existe peut-être une autre façon de résoudre le problème. Selon l’IRS, il est parfois possible pour un employé de s’adresser directement au tribunal des faillites dans ce cas. Le syndic de faillite pourrait être en mesure de fournir un W-2 corrigé plutôt que l’employé doive utiliser le formulaire 4852.
Contactez le tribunal des faillites de votre région si vous vous trouvez dans cette situation. Demandez comment vous pouvez contacter le syndic qui supervise le dossier de faillite de votre ancien employeur, puis contactez-le et expliquez-lui votre problème.
Erreurs avec d’autres informations
Les erreurs W-2 ne se limitent pas aux écarts de revenus et de retenues à la source. L’orthographe de votre nom, un changement de nom dû à un mariage ou un divorce, votre adresse ou votre numéro de sécurité sociale (SSN) peuvent également être erronés, mais il s’agit généralement d’une solution beaucoup plus simple.
Il devrait être simple de demander à votre employeur de corriger votre nom ou votre SSN, même si vous devrez probablement fournir une preuve de votre numéro.
Note
L’entreprise peut vous facturer une somme modique pour un remplacement W-2 si l’erreur est le résultat du fait que vous avez fourni à l’entreprise des informations d’identification erronées lorsque vous avez rempli et soumis votre formulaire W-4 au début de votre emploi.
Quant à une mauvaise adresse (vous avez peut-être déménagé depuis que vous avez commencé à travailler pour cet employeur et vous n’avez pas mis à jour vos informations auprès de l’entreprise), il s’agit généralement d’un problème qui peut être résolu facilement. Vous pouvez continuer et soumettre le W-2 avec votre déclaration de revenus tant que votre adresse correcte et actuelle est citée sur votre formulaire 1040. Vous souhaiterez cependant informer votre employeur du changement.
L’essentiel
Une simple erreur humaine ou informatique peut souvent être à l’origine de la réception d’un W-2 incorrect. Si elle est traitée en temps opportun par l’employé et l’employeur, l’erreur peut être corrigée et les informations appropriées sur le contribuable peuvent être transmises à l’IRS sans crainte de pénalité.
Si vous sentez que vous avez besoin d’un comptable pour vous aider parce que votre W-2 est erroné, recherchez un agent inscrit, un expert-comptable agréé ou un avocat fiscaliste. Ces professionnels peuvent parler à l’IRS en votre nom sans que vous soyez physiquement présent.
Foire aux questions (FAQ)
Que se passe-t-il si je reçois un W-2 corrigé après avoir déclaré mes impôts avec un formulaire 4852 ?
Si le W-2 corrigé et le formulaire 4852 contiennent les mêmes informations, vous n’avez rien à faire. Si le W-2 corrigé est différent du formulaire 4852, vous devez produire une déclaration modifiée, formulaire 1040-X, avec le nouveau W-2.
De combien de temps un employeur dispose-t-il pour envoyer un W-2 ?
Les employeurs doivent envoyer les formulaires W-2 avant le 31 janvier.
Que faire si mon W-2 a une mauvaise adresse ?
Si vous avez reçu votre W-2 avec toutes les informations correctes, à l’exception de l’adresse, vous pouvez déclarer vos impôts auprès du W-2. L’important est que votre adresse sur votre déclaration de revenus soit correcte.
