Il est de plus en plus courant que les gens demandent l’aide à distance de leur comptable au moment des déclarations de revenus. Envoyer simplement vos informations par courrier électronique peut être tentant, mais ce n’est pas la meilleure idée.
Vous voulez être sûr que vos documents fiscaux sont livrés de la manière la plus sécurisée et la plus fiable possible. Ils contiennent des informations sensibles telles que votre nom, votre adresse et vos numéros de sécurité sociale pour vous, votre conjoint et les personnes à votre charge. Ils détaillent combien d’argent vous gagnez. Ils indiquent où vous effectuez vos opérations bancaires et peut-être même vos numéros de compte. Vous pourriez être victime d’usurpation d’identité si ces données tombent entre de mauvaises mains.
Voici quelques conseils pour vous assurer que vos données arrivent à destination intactes et sécurisées.
Points clés à retenir
- Vous risquez le vol d’identité si vos documents fiscaux tombent entre de mauvaises mains, et la transmission électronique peut être risquée. Les fraudeurs se cachent en ligne.
- Pensez à utiliser le cryptage des e-mails si vous devez soumettre des documents sur Internet.
- La remise en mains propres est toujours votre meilleure option, car vous pouvez transférer vos documents confidentiels directement d’un être humain à un autre.
- Faites toujours des copies en premier, quelle que soit la manière dont vous les transmettez à votre comptable.
Faire une liste
Faites une liste de tous vos W-2, 1099 et autres documents fiscaux afin de savoir exactement ce que vous avez envoyé à votre comptable. Vous pouvez identifier plus facilement ce qui manque si quelque chose se perd et n’arrive pas à l’autre bout du fil. Vous aurez également le début d’une liste de contrôle pour la préparation des déclarations de revenus de l’année prochaine.
Faire des copies de sauvegarde
Copiez d’abord chaque document si vous envoyez les copies papier réelles de vos documents fiscaux. Vous ne perdrez aucune information critique en cas de perte des documents. Vous pouvez les photocopier ou les numériser pour créer des images ou des fichiers PDF pouvant être enregistrés sur votre ordinateur ou votre clé USB. Assurez-vous d’avoir une copie de sauvegarde avant d’envoyer les originaux à votre comptable.
Remettre en main propre si possible
Le moyen le plus sûr de transmettre des documents est le plus éprouvé : les remettre directement au destinataire. Vous pouvez mettre cette tactique à profit en remettant personnellement vos documents fiscaux à votre comptable, si possible. À tout le moins, remettez-les à un assistant ou à un autre membre du personnel de bureau. Cela élimine tout risque qu’ils soient perdus ou détournés par des pirates informatiques et des escrocs.
L’envoi de vos documents est une bonne deuxième option
La livraison du courrier est assez sécurisée. Il s’agit probablement de votre deuxième meilleure option si la livraison en main propre est impossible ou constitue un inconvénient.
Les documents envoyés par la poste sont protégés des « écoutes clandestines » occasionnelles grâce à l’enveloppe. Aux États-Unis, ouvrir le courrier de quelqu’un d’autre est un crime. Cela ne dissuadera peut-être pas un criminel déterminé, mais au moins il existe des lois en vigueur pour punir les contrevenants.
Note
Les documents peuvent parfois être perdus ou endommagés par la poste. Il peut donc être judicieux d’envoyer les copies de sauvegarde que vous avez réalisées plutôt que les originaux. Vous pouvez également penser à utiliser des services de suivi ou à exiger une signature à la livraison.
La télécopie de vos documents fonctionne pour des documents simples
La télécopie de documents peut être un moyen rapide de les transmettre. C’est relativement sécurisé. Il y a de fortes chances que votre fax ne soit pas intercepté par des usurpateurs d’identité tant que la ligne téléphonique du comptable n’est pas sur écoute.
Mais il y a quelques inconvénients. Le plus grand risque est que vous vous trompiez de numéro de fax et que vous envoyiez les données à un inconnu. Et les documents télécopiés peuvent parfois être difficiles à lire. La dernière chose qu’un fiscaliste souhaite faire est de rester là à deviner si un nombre est un six ou un huit (ou de prendre le temps de vous appeler pour le savoir).
Conseil
La télécopie fonctionne mieux si vous devez simplement envoyer quelques pages. Vous devrez peut-être choisir un autre mode de livraison pour les documents plus longs et pour les documents avec copie recto-verso.
Utilisez le cryptage si vous devez utiliser le courrier électronique
Le courrier électronique est pratique et rapide, mais il présente également certains risques en matière de sécurité. Vos e-mails et pièces jointes sont probablement vulnérables à moins que vous ne preniez des précautions, telles que l’utilisation de communications cryptées.
Heureusement, il existe de nombreux services cryptés que les consommateurs soucieux de leur sécurité peuvent utiliser. Chip Capelli, un comptable basé à Provincetown, dans le Massachusetts, mentionne LeapFILE comme l’une de ces méthodes qui change la donne.
À tout le moins, placez vos documents fiscaux dans un emballage crypté tel qu’un fichier DOC, PDF ou ZIP protégé par mot de passe. “Scannez tout au format PDF, puis protégez-le par mot de passe”, conseille Capelli.
N’envoyez jamais d’informations que vous souhaitez garder privées sous forme de texte brut dans le corps de votre message électronique. Cela présente de gros risques si vous envoyez le message à la mauvaise adresse ou si des regards indiscrets parviennent à accéder à votre compte de messagerie. Prendre des mesures de précaution simples contribue grandement à protéger vos finances.
Utilisez un portail sécurisé
Une autre façon de transmettre des documents consiste à utiliser un portail sécurisé pour les télécharger. Ces serveurs offrent aux clients et à leurs professionnels de la fiscalité un moyen sécurisé de consulter des documents. Ils minimisent les risques. Les portails sécurisés utilisés dans l’industrie incluent GoFileRoom et Canopy Tax.
Les clients peuvent créer un mot de passe pour chaque document au sein d’un portail sécurisé. Seule la personne disposant du mot de passe peut accéder au document.
Foire aux questions (FAQ)
Que puis-je faire si je pense que quelqu’un a accédé à mes documents et que mon identité a été compromise ?
Contactez immédiatement l’Internal Revenue Service (IRS) si vous pensez que vous avez été compromis. L’agence va se pencher sur la question. Vous pouvez déposer le formulaire 10439 pour informer l’IRS que quelque chose ne va pas si la fraude vous empêche de déclarer correctement vos impôts ou si vous soupçonnez que vous êtes victime d’un vol d’identité.
De quelles informations un comptable a-t-il besoin pour préparer et déposer ma déclaration de revenus ?
Vous devrez fournir au minimum tous les formulaires W-2 et 1099 que vous avez reçus. Joignez une copie de la déclaration de revenus de l’année dernière si vous faites appel à un nouveau comptable qui ne l’a pas préparée pour vous. Incluez les numéros de sécurité sociale et les dates de naissance de vous, de votre conjoint et des personnes à votre charge, ainsi que les informations de votre compte bancaire si vous souhaitez le dépôt direct de tout remboursement auquel vous pourriez vous attendre. C’est également une bonne idée de rassembler des preuves de toutes les dépenses déductibles d’impôt que vous avez payées au cours de l’année, telles que les impôts fonciers ou les cotisations que vous avez versées à votre IRA.
