Les personnes qui emploient des employés de maison comme des nounous, des services de nettoyage, des jardiniers et des femmes de ménage sont considérées comme des employeurs. Plus précisément, ce sont des « employeurs familiaux », selon l’IRS, et ils doivent se conformer à toutes les réglementations fiscales habituelles concernant les salariés.
Impôts FICA
Les taxes FICA sont des taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Ils sont déduits du salaire des employés et ils sont également payés par les employeurs – chacun en paie la moitié. Elles s’appliquent aux employés de maison si vous payez au travailleur plus de 2 100 $ par an à partir de 2019. Cette limite peut changer chaque année.
La taxe FICA s’élève au total à 15,3 % : 12,4 % pour la sécurité sociale et 2,9 % supplémentaires pour Medicare. Cela équivaut à 7,65 % du salaire versé à l’employeur et à l’employé chacun. Vous devez retenir le montant requis sur chaque chèque de paie et mettre de côté un montant équivalent sur vos propres fonds.
Vous devez également retenir un montant de taxe Medicare supplémentaire sur tout employé de maison à qui vous versez 200 000 $ ou plus par an à partir de 2019. Ce montant passe à 250 000 $ pour les employés mariés et qui déposent conjointement, et il tombe à 125 000 $ s’ils sont mariés mais déposent séparément.
L’impôt est par travailleur, donc si vous payez chacun plusieurs travailleurs plus que le minimum annuel, l’impôt doit être payé pour chacun d’eux.
Remarque
Seuls les salaires jusqu’à une « base salariale » de 132 900 $ sont soumis à la partie sécurité sociale de l’impôt à partir de 2019. Assurez-vous que votre employé vous fait savoir s’il atteint ce niveau de revenus au cours de l’année parce qu’il occupe d’autres emplois. Vous pouvez arrêter cette retenue à ce stade pour le Gesundmd de l’année.
Employés exonérés
Il existe des cas où vous n’avez pas à payer d’impôts sur l’emploi pour les travailleurs domestiques. Les employés sont exonérés s’ils travaillent réellement pour une agence et non pour vous. En d’autres termes, vous payez l’agence et transférez la responsabilité des impôts sur l’emploi à cette entité.
Les employés sont exonérés s’ils fournissent des soins dans leur propre domicile, et non dans le vôtre, comme une baby-sitter. Votre conjoint et vos parents sont exonérés, bien que certaines exceptions s’appliquent aux parents. Les mineurs de moins de 18 ans sont exonérés et des règles spéciales s’appliquent au paiement de vos propres enfants.
Retenue d’impôt sur le revenu
Vous n’êtes pas obligé de retenir l’impôt sur le revenu des salaires des employés de maison, mais vous pouvez le faire si l’employé en fait la demande. Demandez à l’employé de remplir un formulaire W-4, vous fournissant les informations dont vous aurez besoin pour calculer le montant correct à retenir.
Taxe de chômage
Cette taxe est payée par vous et non par votre employé. À partir de 2019, cela équivaut à 6 % du salaire versé jusqu’à 7 000 $ pour l’année civile si vous payez à ce travailleur au moins 1 000 $. Vous pouvez cesser de payer cet impôt lorsque les salaires versés atteignent le seuil de 7 000 $.
Les salaires versés à votre enfant de moins de 21 ans, à votre conjoint et à votre parent sont exonérés et vous pourriez demander un crédit d’impôt pouvant aller jusqu’à 5,4 %.
Exigences de déclaration et de paiement
Vous devez verser périodiquement à l’IRS tous les montants retenus à la source pour les impôts FICA et les impôts sur le revenu, et déclarer les montants dus et payés trimestriellement sur le formulaire IRS 941.
Chaque employé doit également recevoir un rapport annuel de paie et de retenues sur le formulaire W-2. Fournissez à l’Administration de la sécurité sociale des copies de tous les W-2 et des formulaires de transmission sur le formulaire W-3.
Formalités administratives pour les nouveaux employés
Vous devez également remplir certains documents relatifs aux nouvelles embauches, ce qui implique diverses tâches.
Obtenez un numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN) auprès de l’IRS. C’est comme un numéro de sécurité sociale, mais c’est destiné aux employeurs.
Demandez à l’employé de remplir le formulaire W-4 afin que vous puissiez calculer la retenue d’impôt fédéral.
Vérifiez l’éligibilité de votre employé à travailler aux États-Unis en lui demandant de remplir le formulaire I-9. Il est illégal d’embaucher ou d’employer sciemment un étranger en situation irrégulière.
Inscrivez-vous auprès de votre état en tant qu’employeur.
Vous devez également déterminer si votre employé est admissible au crédit d’impôt sur le revenu gagné (CIE) pour les personnes à faible revenu. Vous êtes tenu de fournir un avis concernant ce crédit si vous acceptez de retenir l’impôt sur le revenu sur leur salaire et s’il tombe en dessous des seuils de retenue selon les tables fédérales de retenue d’impôt sur le revenu pour l’année.
Vous devez fournir un avis EIC aux travailleurs qui gagnent moins de 49 194 $ en 2018, ou 54 884 $ s’ils sont mariés et déposent conjointement. Ces seuils sont indexés sur l’inflation, vérifiez-les donc annuellement.
Comment produire des déclarations fiscales de fin d’année
Vous devez produire une annexe H, le formulaire d’impôts sur l’emploi des ménages, avec votre déclaration de revenus personnelle si vous payez plus de 2 100 $ à un travailleur domestique. Ce formulaire enregistre des informations concernant le montant que vous avez payé, les impôts sur le revenu que vous avez retenus et les impôts FICA que vous avez retenus et payés au cours de l’année.
Si vous embauchez un entrepreneur indépendant
Les règles sont totalement différentes si vous engagez un entrepreneur indépendant pour travailler pour vous à domicile. Vous n’avez pas à payer une part des impôts FICA ni à vous soucier de la retenue sur leur salaire : ces travailleurs sont responsables du paiement de leurs propres impôts.
L’IRS indique que vous avez probablement embauché un entrepreneur indépendant si la personne détermine quand et comment son travail pour vous est terminé. L’entrepreneur travaille généralement pour plusieurs autres familles en plus de la vôtre.
Remarque
Joe’s Lawn Care effectue votre aménagement paysager le jour et l’heure que Joe a déterminés. Il vous serre entre d’autres clients et fournit ses propres tondeuses et autres équipements pour le travail. Joe est un entrepreneur indépendant.
Faire la différence entre les employés et les sous-traitants est parfois une tâche difficile, vous pouvez donc consulter un avocat spécialisé en droit du travail ou demander à l’IRS de prendre une décision en soumettant le formulaire SS-8. L’IRS suppose qu’un travailleur est un employé, sauf si vous pouvez prouver le contraire, et l’IRS audite les employeurs pour s’assurer que les travailleurs sont correctement classés.
Demandez au travailleur de signer le formulaire IRS W-9 pour vérifier son numéro d’identification fiscale. Vous devez déduire la retenue à la source de chaque paiement que vous effectuez à cette personne si vous n’avez pas de numéro d’identification fiscale ou de numéro de sécurité sociale, ou si le numéro n’est pas correct.
Remettez à l’entrepreneur le formulaire IRS 1099-MISC à la fin de chaque année au cours de laquelle vous lui payez 600 $ ou plus, plutôt qu’un W-2. Soumettez le 1099-MISC à l’IRS avec le formulaire 1096. Le 1096 couvre plusieurs 1099. Vous n’êtes pas obligé d’en envoyer un pour chaque 1099 que vous émettez si vous payez plus d’un entrepreneur.
Vous avez jusqu’au 29 février pour envoyer ces documents par courrier, ou jusqu’au 31 mars si vous les produisez par voie électronique.
Vous pourriez obtenir un remboursement
Vous pourriez avoir droit à un crédit d’impôt égal à une partie des frais de garde de votre enfant pendant que vous et votre conjoint travaillez ou cherchez du travail si c’est la raison pour laquelle vous payez une aide ménagère. Il s’agit en fait d’un crédit d’impôt pour la garde d’enfants et la garde de personnes à charge, par exemple si vous soutenez et êtes responsable d’un parent vieillissant.
Le crédit pour la garde d’enfants et de personnes à charge est égal à un pourcentage de ce que vous payez jusqu’à 3 000 $ pour un enfant ou une personne à charge, ou 6 000 $ pour deux ou plus. Votre enfant doit être âgé de moins de 13 ans ou incapable de prendre soin de lui-même, et la personne à votre charge doit être incapable de prendre soin de lui-même. Vous devez avoir gagné un revenu pour être admissible.
Le crédit varie de 20 % à 35 % de vos dépenses, selon vos revenus. Plus vous gagnez, moins le pourcentage que vous pouvez réclamer est élevé.
Ce n’est peut-être pas beaucoup, mais chaque petit geste compte au moment des déclarations de revenus.
REMARQUE : Cet article constitue une introduction générale à ce sujet et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Vérifiez auprès de votre fiscaliste avant d’embaucher des aides ménagères. Chaque situation est différente et les lois fiscales changent périodiquement.
