Quiconque paie une nounou, une femme de ménage, un paysagiste ou un autre travailleur pour effectuer des travaux autour de sa maison doit payer des impôts sur les employés de maison au nom de cette personne. Communément appelée « taxe nounou », il s’agit de la part de l’employeur des taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie du travailleur, ainsi que de l’impôt fédéral sur le chômage.
Vous devez payer des impôts sur les employés de maison au nom de toute personne à qui vous payez 2 400 $ ou plus par an à compter de l’année d’imposition 2022.L’IRS augmente le seuil annuel total des paiements chaque année fiscale pour suivre le rythme de l’inflation.
Points clés à retenir
- Un employé de maison est une personne qui travaille chez vous et dont vous contrôlez le travail. Vous fournissez toutes les fournitures et équipements dont ils pourraient avoir besoin.
- Les ménages employeurs doivent demander à leurs travailleurs de remplir les formulaires I-9 pour établir qu’ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis.
- Vous devez payer les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie au nom des employés de maison que vous payez 2 400 $ ou plus en 2022.
- Vous devez également payer l’impôt fédéral sur le chômage de 6 %, mais vous pourriez obtenir un crédit si vous payez également un impôt sur le chômage à votre État.
La définition d’un employé
Selon l’IRS, un employé de maison est une personne que vous engagez pour effectuer des travaux ménagers chez vous si vous contrôlez quel travail est effectué et comment il est accompli. Peu importe si le travail est à temps plein ou à temps partiel, ou si vous avez embauché le travailleur par l’intermédiaire d’une agence ou à titre privé.
Une baby-sitter est une employée et est soumise au seuil de 2 400 $ en 2022 si vous la payez, lui fournissez des instructions sur la manière dont elle doit s’occuper de vos enfants et si votre domicile est votre lieu de travail. Ils s’occupent de vos enfants sous votre toit et non dans une garderie séparée.
Les travailleurs domestiques courants comprennent :
- Baby-sitters
- Gardiens
- Majordomes
- Cuisiniers
- Nettoyeurs de maison
- Travailleurs domestiques
- Chauffeurs
- Aides-soignants
- Femmes de ménage
- Nounous
- Infirmières privées
- Ouvriers de chantier
Note
Les services qui ne sont pas à caractère domestique, comme le soutien scolaire ou le travail de secrétariat, ne sont pas soumis à la taxe sur les nounous. Les mineurs de moins de 18 ans ne sont pas considérés comme des salariés s’ils sont encore scolarisés. Leur « métier » est celui d’étudiant.
Quand un employé n’est pas un employé
Le degré de contrôle que vous avez sur le travail effectué par votre professionnel de la maison détermine également si l’IRS considère cette personne comme un employé ou un entrepreneur indépendant. L’IRS indique qu’un travailleur est travailleur indépendant s’il contrôle la manière dont le travail est effectué. Cela vous libère de l’obligation de payer des impôts sur le travail.
Les travailleurs indépendants utilisent leurs propres outils et équipements. Ils offrent des services au grand public. Ils ont souvent plus d’un client ou cliente. Vous pouvez embaucher une entreprise d’entretien de pelouse pour tondre votre gazon une fois par semaine. Le propriétaire de l’entreprise utilise son propre équipement. Ils embauchent et paient probablement leurs propres aides, de sorte que le propriétaire de l’entreprise serait considéré comme un travailleur indépendant.
Conseil
Vous pouvez remplir et soumettre le formulaire SS-8 à l’IRS si vous avez des questions quant à savoir si votre employé de maison est un employé ou un entrepreneur indépendant. Le formulaire pose environ 20 questions concernant la nature du travail effectué. L’IRS vous répondra avec une décision formelle.
Processus de gestion des impôts sur l’emploi des ménages
Vous avez les mêmes obligations de retenue d’impôt que n’importe quelle entreprise lorsque vous payez à un employé de maison 2 400 $ ou plus pour l’année d’imposition 2022. Demandez à votre employé de remplir un formulaire W-4. Vous retiendrez vos impôts, fournirez des fiches de paie et déposerez l’annexe H avec votre déclaration de revenus fédérale. Vous devrez également vous acquitter de quelques tâches supplémentaires.
Assurez-vous que votre employé peut légalement travailler aux États-Unis.
Vous et votre employé devez remplir le formulaire I-9 des Services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS), « Vérification de l’éligibilité à l’emploi », au plus tard le premier jour de travail. L’employé doit vous fournir des documents prouvant son identité et qu’il est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. Les documents acceptables incluent un passeport américain, une carte de sécurité sociale, un permis de conduire ou une autre pièce d’identité d’État.
Note
Une liste complète des documents acceptables se trouve sur la dernière page du formulaire I-9. Vous pouvez y accéder sur le site Web de l’USCIS.
Inscrivez-vous auprès de l’IRS et de l’État
Vous aurez besoin d’un numéro d’identification d’employeur (EIN) pour établir des comptes de paie et d’impôt sur l’emploi afin que vos impôts puissent être traités correctement. L’IRS rend cette partie facile.
Vous pouvez vous inscrire pour un EIN en ligne sur le site Web de l’IRS de 7 h à 22 h. Heure normale de l’Est, du lundi au vendredi. Vous aurez besoin d’un numéro de sécurité sociale ou d’un numéro d’identification fiscale individuel valide.
Configurer la paie et les taxes
Décidez à quelle fréquence vous allez payer votre employé, par exemple hebdomadaire, bihebdomadaire ou bimensuel. Sélectionnez un logiciel de comptabilité de paie. Ce n’est pas obligatoire, mais cela peut être d’une grande aide. Mettre en place le dépôt direct et les processus d’émission des fiches de paie. Encore une fois, le dépôt direct n’est pas requis. Mais c’est plus simple et votre employé vous en remerciera.
Vous devez retenir les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie sur le salaire de votre employé et les remettre au gouvernement fédéral. Ces impôts représentent 15,3% des salaires versés cumulés. Vous devez payer 7,65 % et votre employé paie 7,65 %. La cotisation de Sécurité Sociale est de 6,2% pour chacun d’entre vous. La taxe Medicare est de 1,45 %.
Seuls les salaires versés jusqu’à 147 000 dollars par an sont soumis à l’impôt de sécurité sociale à partir de 2022 (ce seuil passe à 160 200 dollars pour l’année fiscale 2023). Ce seuil est appelé base salariale. Cela s’applique uniquement à la sécurité sociale, pas à Medicare. Vous pouvez arrêter de retenir la sécurité sociale pour le reste de l’année lorsque vous avez payé autant votre travailleur. Mais vous devrez recommencer à retenir en janvier.
Note
Certains employeurs choisissent de payer eux-mêmes la totalité de 15,3 % et de ne pas retenir d’impôt sur l’employé.
Vous devez également payer un impôt fédéral sur le chômage (FUTA) de 6 % sur les premiers 7 000 $ par an versés à votre employé à partir de 2021 et 2022. Mais vous pourriez avoir droit à un crédit allant jusqu’à 5,4 % si vous payez également un impôt sur le chômage de l’État. Visitez le site Web du ministère du Travail des États-Unis pour obtenir une liste des agences fiscales des États en matière de chômage.
Remettez à votre employé un formulaire W-2 à la fin de l’année qui indique son salaire annuel et ses retenues d’impôt. Déposez l’annexe H avec votre propre formulaire 1040 pour résumer les charges sociales annuelles. Vous pouvez également choisir de payer des impôts sur l’emploi des ménages estimés trimestriellement à l’aide du formulaire 1040-ES.
La démarche juridique pour embaucher une nounou peut parfois être complexe. Vous souhaiterez peut-être embaucher un comptable via un service de paie de nounou pour vous aider à mettre en place des processus et à préparer vos déclarations de revenus.
Avantages pour l’employé
Les impôts sur l’emploi des ménages établissent un historique de travail pour votre employé afin qu’il puisse percevoir des prestations telles que la sécurité sociale, l’assurance-maladie et l’indemnisation du chômage en cas de licenciement. Les travailleurs domestiques sont également éligibles à l’assurance invalidité dans quelques États s’ils sont incapables de travailler en raison d’une blessure ou d’une maladie.
Foire aux questions (FAQ)
Que dois-je faire avec le formulaire I-9 une fois que mon employé l’a rempli ?
Vous devez vérifier les informations contenues dans le formulaire avant que votre employé ne commence à travailler pour vous. Vous n’êtes pas obligé de soumettre le formulaire à l’IRS ou à tout autre organisme gouvernemental, mais vous devez en conserver une copie pour vos dossiers.
Que faire si je ne paie pas d’impôts sur l’emploi des ménages ?
Le gouvernement se rendra compte que vous n’avez pas payé les impôts requis si vous ouvrez un compte et ne payez pas d’impôts ou si votre travailleur demande des prestations de chômage ou de sécurité sociale. Vous devrez éventuellement payer les impôts, ainsi que très probablement les intérêts et les pénalités.Il n’y a pas de délai de prescription.
