Si vous êtes un employeur dont les employés engagent des dépenses dans le cadre de leurs activités commerciales, un excellent moyen de surveiller ces dépenses et de contrôler les coûts consiste à utiliser les cartes de crédit d’entreprise pour les employés. Utilisées correctement, les cartes de crédit d’entreprise peuvent vous aider à atteindre bon nombre de vos objectifs commerciaux. Malheureusement, ils peuvent également s’avérer néfastes pour vous et vos employés, car ils ouvrent la voie à la chute libre de l’entreprise, ou du moins à quelques échelons plus bas de l’échelle.
Qu’est-ce qu’une carte de crédit d’entreprise ?
Les cartes de crédit d’entreprise constituent un groupe d’accords distincts du crédit personnel et du crédit aux petites entreprises. Une entreprise peut fournir à ses employés des cartes de crédit d’entreprise pour facturer des dépenses professionnelles approuvées, généralement de nature voyage. Une carte de crédit d’entreprise est normalement émise au nom de l’entreprise et avec le nom de l’employé. Contrairement aux cartes de crédit personnelles et aux petites entreprises, les cartes de crédit d’entreprise ne sont émises que par quelques organisations. Ils sont également émis directement entre l’entreprise et l’émetteur.
Connaître les règles
Quelle que soit l’origine d’une carte de crédit d’entreprise, elle doit être acceptée avec une parfaite compréhension de son fonctionnement. Cela vaut non seulement pour la personne qui utilise la carte, mais aussi pour l’entreprise. Cela évite bien des malentendus qui peuvent coûter cher à tout le monde. Le premier d’entre eux est celui qui est responsable du paiement. Certaines cartes comportent la disposition selon laquelle, bien qu’il s’agisse d’une carte de crédit professionnelle, l’employé est responsable de s’assurer que le paiement est effectué. Pour d’autres, c’est l’entreprise pour laquelle travaille un employé qui est responsable du paiement.
Mettre les règles en action
L’un des principaux avantages de l’utilisation des cartes de crédit d’entreprise est le fait qu’elles permettent aux employeurs de surveiller de plus près les dépenses de leurs employés, en particulier lorsqu’ils sont en déplacement en dehors du bureau. Toute entreprise qui émet une carte de crédit d’entreprise doit s’assurer que ses politiques concernant les procédures, les limites de dépenses et les restrictions sont comprises et suivies par les employés. Par exemple, certains frais, comme les billets d’avion et la location de voitures, peuvent être portés sur la carte de crédit, tandis que d’autres, comme les frais de carburant et de péage, doivent provenir de la poche de l’employé.
Les employés doivent également comprendre que même lorsque des frais d’une nature spécifique sont approuvés, des limites peuvent toujours leur être imposées. De telles règles peuvent être appliquées au sens large ou selon certaines catégories de commerçants. Par exemple, une entreprise peut approuver une certaine limite de dépenses pour les repas, en particulier lorsque les clients sont reçus, mais si le même représentant décide d’envoyer des fleurs à un client, cela pourrait ne pas être autorisé. Des restrictions préalables sur les dépenses pour une carte peuvent limiter ce type de dépenses.
Éviter les pièges
Chaque fois qu’une carte de crédit d’entreprise est émise, l’employé doit comprendre dans une certaine mesure comment cette carte peut être utilisée. Certaines entreprises proposent même des cours de formation sur l’utilisation des cartes de crédit d’entreprise afin que les informations générales sur leur utilisation soient communes à tous et que personne ne puisse dire qu’elles n’étaient pas au courant des règles émises.
L’un des principaux dangers des cartes de crédit d’entreprise réside dans le fait que les employés mélangent leur utilisation personnelle et professionnelle. Évidemment, une dépense personnelle ne doit en aucun cas être imputée à une carte de crédit d’entreprise. Heureusement, avec les bons contrôles sur cette carte, ces types de problèmes de dépenses peuvent être contrôlés et éliminés. Dans la plupart des cas, ces problèmes surviennent lorsqu’un employé souhaite éviter d’avoir à effectuer deux transactions différentes en même temps, pensant « je pourrai rembourser l’entreprise plus tard ». D’un autre côté, dans de nombreux cas, ce calcul n’a jamais lieu et met l’employé dans une situation de collision avec la direction de l’entreprise.
Une application libérale du bon sens
S’il y a un avantage à l’utilisation des cartes de crédit d’entreprise, c’est la capacité des entreprises à tenir leurs employés conscients qu’ils sont surveillés. Cela ne devrait cependant pas être un sujet de préoccupation. Cela devrait faire comprendre aux employés que leurs dépenses au nom de l’entreprise sont importantes et qu’ils doivent faire preuve de bon sens dans la manière dont ils dépensent les coffres de l’entreprise. Tout le reste n’a qu’un impact négatif sur les résultats d’une entreprise, ce qui affecte également les employés.
