Qu’est-ce que le paiement et la présentation électroniques de factures (EBPP) ?

Le paiement et la présentation électroniques des factures (EBPP) sont un système utilisé par les entreprises ou les prestataires de services qui permet de transmettre, de consulter et de payer les factures aux clients, le tout par voie électronique.

Définition et exemples de paiement et de présentation électronique de factures

Le paiement et la présentation électroniques de factures (EBPP) sont un système de facturation et de paiement en ligne utilisé par les entreprises et les prestataires de services. La présentation des factures signifie simplement transmettre les factures par voie électronique aux clients pour examen.

Les entreprises (facteurs) utilisent EBPP pour envoyer des relevés de facturation ou des factures à leurs clients, abonnés ou clients en utilisant la technologie comme alternative à l’envoi d’une facture papier par courrier. Parallèlement à la facture électronique, les clients reçoivent généralement des instructions pour soumettre des paiements par voie électronique.

Par exemple, votre médecin peut utiliser un système EBPP pour vous envoyer une facture par courrier électronique pour une récente visite au cabinet. La facture vous permet de vérifier l’exactitude des frais et comprend également des instructions pour payer votre facture en ligne.

Comment fonctionnent le paiement et la présentation électroniques des factures ?

L’utilisation d’un système EBPP permet aux entreprises de fournir des services plus pratiques et plus efficaces à leurs clients, tels que :

• Offrant le choix de factures papier ou de relevés de facturation dématérialisés
• Envoi de notifications et d’alertes numériques aux clients, par exemple par e-mail ou SMS
• Permettre aux clients de payer leurs factures en ligne à l’aide de transactions ACH, de cartes de crédit ou de cartes de débit
• Accepter des paiements à partir de diverses plateformes, notamment en ligne, par téléphone et à l’aide d’appareils mobiles
• Offrir la possibilité de planifier les paiements à l’aide d’outils tels que le paiement automatique ou les plans de paiement

Protections des clients

Les consommateurs utilisant EBPP bénéficient de diverses protections en vertu de la loi fédérale sur les transferts électroniques de fonds (EFTA) et du règlement E (Reg E), ainsi que des lois des États concernant les transferts électroniques de fonds.

Les règles de l’AELE et du Reg E exigent que les consommateurs reçoivent une déclaration d’information initiale et des déclarations d’information périodiques décrivant les termes et conditions. Ces réglementations incluent également des protections qui limitent la responsabilité du consommateur en cas de transactions non autorisées et obligent les institutions financières à enquêter et à résoudre toute erreur.

Types de paiement et de présentation électroniques de factures

Il existe deux principaux types de systèmes EBPP : les systèmes de facturation directe et les systèmes consolidés.

EBPP Biller-Direct

Dans un système EBPP à facturation directe, les entreprises et les clients interagissent directement. L’entreprise ou le prestataire de services envoie une facture électronique au client, généralement par courrier électronique. Le client peut ensuite suivre les instructions fournies avec la facture pour se connecter à son compte sur le site Web de l’entreprise, consulter la facture et payer en ligne.

Par exemple, une compagnie d’assurance peut utiliser la méthode de facturation directe pour vous informer par e-mail que votre prime mensuelle est due. Vous pouvez ensuite visiter le site Web de l’entreprise pour effectuer un paiement.

EBPP consolidé

La forme consolidée d’EBPP utilise un fournisseur de services tiers pour regrouper les transactions financières. Ce tiers est généralement une banque, et l’EBPP consolidé est également appelé EBPP bancaire-agrégateur ou EBPP bancaire-consolidateur. Le service de consolidation collecte les données de facturation d’une ou plusieurs entreprises, les transmet aux clients, accepte les paiements, puis distribue les fonds aux entreprises appropriées.

L’EBPP consolidé permet aux clients d’utiliser un portail unique pour consulter et payer les factures de plusieurs comptes au lieu de se connecter à chaque compte séparément. Par exemple, vous pourrez peut-être utiliser votre compte bancaire en ligne pour payer vos factures de carte de crédit, de téléphone portable et de services publics.

Lorsqu’une entreprise utilise un consolidateur pour gérer la présentation, elle peut partager différentes quantités d’informations avec ses clients. La présentation « épaisse » permet aux clients de visualiser un résumé détaillé de leurs transactions. La présentation « mince » ne comprend que les détails de base de la facture, les clients doivent donc visiter le site Web de la société de facturation pour plus d’informations.

Avantages et inconvénients de l’EBPP pour les particuliers

Avantages expliqués

• Généralement gratuit: Les systèmes EBPP ne facturent généralement pas de frais aux clients pour payer en ligne. Certaines entreprises peuvent même offrir une réduction pour le choix des relevés sans papier ou du paiement automatique.
• Pratique: Les clients peuvent consulter leurs factures et effectuer des paiements par voie électronique à tout moment et de n’importe où. L’EBPP consolidé permet aux consommateurs de payer plusieurs factures à partir d’un seul endroit, comme leur compte bancaire en ligne.

Inconvénients expliqués

• EBPP Biller-direct nécessite de se connecter à différents sites Web: Si un client doit payer plusieurs factures via EBPP direct, il doit se connecter à un site Web différent pour chaque entreprise, ce qui réduit le facteur de commodité.
• Les systèmes consolidés peuvent ne pas afficher tous les détails de la facture: Par exemple, votre opérateur de téléphonie mobile peut vous autoriser à payer votre facture via votre compte bancaire, mais vous devrez peut-être vous connecter au site Web de votre fournisseur de téléphonie mobile pour voir les détails de votre utilisation.

Avantages et inconvénients de l’EBPP pour les entreprises

Avantages expliqués

• Recevez des paiements plus rapidement: Les entreprises et les prestataires de services (facturiers) bénéficient du fait de recevoir les paiements plus rapidement, plutôt que d’attendre qu’un chèque arrive par la poste.
• Moins de paiements manqués ou en retard: Les avantages de l’EBPP pour le client, tels que la commodité et les options de paiement automatique, peuvent entraîner moins de paiements manqués pour le émetteur de factures.
• Réduit les coûts: Ne pas avoir à imprimer et envoyer des relevés papier peut aider les entreprises à économiser de l’argent. Les systèmes consolidés peuvent également aider les entreprises à économiser en externalisant les fonctions de facturation vers un prestataire de services tiers, tel qu’une banque.

Inconvénients expliqués

• Les systèmes de facturation directe peuvent être coûteux et complexes: Ce type de système EBPP est plus coûteux à concevoir, à gérer et à entretenir. De plus, le traitement des transactions par carte de crédit et de débit oblige les entreprises à respecter les normes fédérales et étatiques de protection des consommateurs.
• Les systèmes EBPP consolidés suppriment le contact direct avec les clients: Le manque de contact direct avec les clients signifie des opportunités perdues en matière de stratégie de marque et de marketing.