L’une des choses les plus simples que vous puissiez faire pour maintenir votre situation financière en ordre est de vous organiser. Le stockage et le traitement systématique de vos informations financières contribueront grandement à maintenir vos finances.
Démarrer un système de classement de base
De nombreuses informations financières doivent être organisées et traitées, et un système de classement simple peut rendre cette tâche moins compliquée. Vous pouvez essentiellement répartir tous vos documents financiers dans les catégories suivantes :
- Factures dues
- Documents importants à conserver
- Objets à jeter ou à déchiqueter
C’est aussi simple que cela. Soit vous avez une facture à payer, soit un reçu ou un document à conserver, soit quelque chose qui peut être jeté. C’est à vous de décider comment vous souhaitez organiser ces éléments, mais cela peut être aussi simple que d’utiliser trois dossiers individuels étiquetés avec les informations ci-dessus.
Ensuite, chaque fois que vous recevez le courrier ou recevez un autre document financier, prenez le temps de le ranger dans le bon dossier. De cette façon, vos factures et documents importants se trouvent au même endroit, facile à trouver. Vous pouvez ensuite traiter régulièrement les dossiers et stocker en permanence les documents importants et jeter ou recycler ce dont vous n’avez pas besoin.
Gardez les documents importants organisés
Même si le système de classement de base fera un bon travail pour garder vos finances quotidiennes en ordre, vous souhaiterez toujours organiser les éléments importants que vous devez conserver. Généralement, vous pouvez utiliser un petit classeur avec des dossiers individuels pour que tout reste en ordre. Quelques exemples de documents financiers à conserver :
- Déclarations d’impôts
- Polices d’assurance
- Documents hypothécaires
- Relevés de comptes de placement et de retraite
- Garanties ou contrats de service
Combien de temps conserver vos documents
Puisque vous devez conserver des copies de certains documents, combien de temps devez-vous les conserver ? Dans certains cas, vous n’aurez peut-être besoin de conserver un document ou un formulaire que pendant une courte période, tandis que dans d’autres, vous souhaiterez peut-être le conserver pendant des années. Voici quelques documents financiers courants et la durée pendant laquelle vous devriez envisager de les conserver.
Déclarations de revenus
Concernant vos déclarations de revenus, il est recommandé de les conserver sept ans. Si l’IRS souhaite vérifier vos déclarations, il dispose généralement de 3 à 6 ans pour revenir en arrière à compter de la date de votre dépôt.Garder à portée de main sept années de rendements passés vous protégera et vous facilitera grandement la vie si vous êtes audité. De plus, si vous envisagez d’acheter une maison ou si vous devez présenter une preuve de revenu à un prêteur, il est bon d’avoir au moins quelques années de données à portée de main.
Documents hypothécaires
Lorsque vous achetez une maison, vous allez vous asseoir à la clôture et signer votre nom sur ce qui semble être des centaines de pages. Généralement, vous recevrez un gros dossier contenant des copies de tout ce que vous avez examiné à la clôture. Ceux-ci comprendront des documents de la banque décrivant le prêt, des informations de la société immobilière, des informations d’évaluation et d’inspection, et bien plus encore. Même si vous n’avez peut-être pas besoin de vous référer fréquemment à ces éléments, vous devez conserver ces documents indéfiniment. Vous devrez peut-être vous y référer à l’avenir, et ils pourraient vous fournir des informations précieuses lorsque vous déciderez éventuellement de vendre la maison.
Relevés de comptes bancaires et d’investissement
S’il y a une bonne chose à propos d’Internet, c’est que vous pouvez souvent obtenir à tout moment des copies électroniques de vos relevés bancaires et de vos comptes d’investissement. Cela élimine le besoin de conserver chaque relevé que vous recevez. Néanmoins, c’est une bonne idée d’examiner chaque relevé papier que vous recevez et s’ils sont trimestriels, conservez-les jusqu’à l’arrivée du prochain relevé. Une fois que vous avez reçu le relevé de fin d’année ou annuel, vous pouvez jeter en toute sécurité tous les relevés mensuels ou trimestriels. Cela réduira le nombre de morceaux de papier que vous devrez classer et, selon toute vraisemblance, vous pourrez obtenir des copies supplémentaires en ligne ou en passant un rapide appel téléphonique.
Factures et reçus
Lorsque vous recevez des factures de services publics et de cartes de crédit, c’est une bonne idée de les conserver pendant un an après vérification pour vous assurer que les informations sont exactes. Des erreurs peuvent survenir et si vous disposez d’une copie de votre relevé, il peut être facile de contester une erreur. La même chose vaut pour les reçus. Vous devez les conserver suffisamment longtemps pour pouvoir les comparer avec vos relevés bancaires afin de pouvoir détecter d’éventuelles erreurs. Bien entendu, à moins que les reçus ne concernent des achats pouvant être utilisés à des fins fiscales. Dans ce cas, vous souhaiteriez conserver ces reçus jusqu’à sept ans, tout comme votre déclaration de revenus en cas de contrôle.
Protéger vos informations
L’usurpation d’identité est devenue un problème majeur ces dernières années. Les voleurs peuvent prendre des morceaux de votre historique personnel et financier et les utiliser pour créer de fausses identités qui peuvent ruiner votre crédit, vider vos comptes bancaires et vous donner d’autres maux de tête. Il est donc important que vous protégiez et éliminiez correctement vos données financières.
Tout d’abord, pensez à acheter une destructrice de papier pour votre maison. Toutes ces vieilles factures de services publics et même les offres de cartes de crédit inutilisées que vous recevez par courrier chaque mois peuvent être des cibles privilégiées pour les voleurs. En déchiquetant vos documents inutilisés, vous pouvez être sûr de minimiser les risques que quelqu’un vole les informations.
Cela signifie également que vous devez sécuriser les documents que vous conservez à la maison. Si vous stockez tout simplement dans des cartons au sous-sol, que se passe-t-il en cas d’inondation ? Des années de données pourraient être perdues. La même chose s’applique en cas d’incendie ou de toute autre catastrophe.
Bien que vous ne puissiez pas vous protéger contre toutes les éventualités, vous pouvez au moins vous procurer un classeur ou un conteneur verrouillable solide, robuste et peut-être même ignifuge qui gardera vos documents relativement en sécurité et hors de mauvaises mains. Vous n’avez pas besoin d’en faire trop, mais vous ne voulez pas non plus que tout reste dans quelques vieilles boîtes à chaussures dans votre placard.
Être organisé peut même aider vos héritiers
Si quelque chose vous arrive, les documents financiers organisés peuvent énormément aider ceux qui s’occuperont de vos affaires après votre départ. Cela peut rationaliser le règlement de votre succession. Si vous avez un testament, il est également important d’avoir une lettre d’instructions afin que l’exécuteur sache où trouver ces documents.
