Guide étape par étape pour ouvrir une succession d’homologation

Localisez et lisez le dernier testament et le testament du défunt

Lire le testament

Après le décès d’une personne, si la famille sait que le défunt a rédigé un dernier testament, la première chose à faire est de localiser et de lire le testament original.

Lors de la lecture du testament, notez les points suivants :

• Instructions spéciales concernant les funérailles, la crémation ou l’enterrement du défunt
• Le bénéficiaire des effets personnels du défunt
• Qui reçoit les legs spécifiques
• Le bénéficiaire de la succession résiduelle du défunt
• Qui est nommé représentant personnel ou exécuteur testamentaire
• Le fiduciaire de toute fiducie créée en vertu du testament
• Qui doit être tuteur ou conservateur de tout mineur du défunt ?
• La date et le lieu où le testament a été signé
• Qui a signé le testament en tant que témoins et notaire

Le testament original doit ensuite être conservé dans un endroit sûr jusqu’à ce qu’il puisse être remis à l’avocat chargé du règlement de la succession.

Que faire avant de rencontrer un avocat

Les étapes 2, 3 et 4 devraient ensuite être complétées et un rendez-vous devrait être pris avec un avocat spécialisé en successions pour l’étape 5. Espérons qu’un membre de la famille sache où sont conservés le dernier testament original. On suppose que si un document original ne peut être retrouvé, le testateur a décidé de le révoquer avant son décès.

Si l’original du testament est introuvable et que le défunt l’a peut-être conservé dans un coffre-fort, sautez l’étape 2, complétez les étapes 3 et 4 et prenez rendez-vous pour l’étape 5.

Que faire si le défunt n’a pas fait de testament

Si le défunt n’a pas rédigé de dernier testament, passez aux étapes 3 et 4 et prenez rendez-vous pour l’étape 5.

Faites une liste complète des bénéficiaires et des fiduciaires nommés dans le testament

Si le défunt avait un dernier testament, dressez une liste complète des bénéficiaires et fiduciaires nommés dans le document. Incluez le représentant personnel et, le cas échéant, le fiduciaire de toute fiducie créée en vertu du testament. Indiquez également le tuteur ou le conservateur de tout mineur. Incluez autant que possible les informations suivantes dans cette liste :

• Nom : tel qu’indiqué dans le dernier testament et tout autre nom sous lequel la personne est connue.
• Adresse postale
• Numéros de téléphone : domicile, travail et portable
• Date de naissance​
• Numéro de sécurité sociale​
• Adresse email

De plus, si vous savez qu’un bénéficiaire initial ou un fiduciaire est décédé, vous devrez alors obtenir un certificat de décès original de ce décès auprès du comté du décès. Ce formulaire sera déposé auprès du tribunal des successions. 

Faites une liste complète des biens du défunt

Localisez les papiers et déclarations importants du défunt. Ces documents comprennent :

• Relevés bancaires et de courtage
• Certificats d’actions et d’obligations
• Contrats d’assurance-vie
• Dossiers d’entreprise
• Titres de voitures et de bateaux
• Actes de propriété

Vous devrez vous assurer d’avoir localisé et répertorié tous les documents spécifiques dont vous aurez besoin pour procéder.

À partir de ces documents, dressez une liste complète de ce que possédait le défunt. Notez le titre de chaque élément. Pour les actifs qui ont un relevé, comme une banque ou un compte de courtage, notez la valeur de l’actif telle qu’indiquée sur le relevé et la date du relevé. En outre, mettez de côté les trois années précédentes de déclarations de revenus fédérales et étatiques du défunt.

Si les papiers importants du défunt sont désorganisés, sautez l’étape 4 et prenez rendez-vous pour l’étape 5.

Faites une liste complète des responsabilités du défunt

À l’aide des documents importants du défunt, dressez une liste complète de toutes les responsabilités du défunt, qui peuvent inclure :

• Hypothèques
• Lignes de crédit
• Charges de copropriété
• Taxes foncières
• Impôts sur le revenu fédéraux et étatiques dus
• Prêts automobiles et bateaux
• Prêts personnels, y compris les prêts étudiants
• Frais de stockage
• Prêts contre polices d’assurance-vie
• Prêts sur comptes de retraite
• Factures de carte de crédit
• Factures de services publics
• Factures de téléphone portable

Une fois que vous aurez dressé la liste des dettes, vous devrez les diviser en deux catégories :

1. Dettes qui seront en cours – toujours dues au paiement – ​​pendant l’homologation.
2. Dettes qui peuvent être payées intégralement une fois la succession homologuée ouverte.

Une fois que vous avez divisé les factures en deux catégories, vous devrez déterminer quelles factures doivent être payées immédiatement et lesquelles peuvent attendre que la succession d’homologation ait été ouverte auprès du tribunal des successions.

Rencontrez un avocat spécialisé en successions

Espérons que la famille aura été en mesure de terminer – ou du moins aura fait un effort de bonne foi pour terminer – les étapes 1 à 4 avant de rencontrer l’avocat chargé du règlement de la succession, également appelé avocat chargé des successions.

Cela rendra la première rencontre avec l’avocat spécialisé en successions beaucoup plus fluide.

Qui devrait assister à la première rencontre avec l’avocat spécialisé en successions ?

Si le défunt avait un dernier testament, les bénéficiaires et le représentant personnel nommés dans le testament devraient prévoir d’y assister en personne ou au moins par téléphone.

Si le défunt n’avait pas de dernier testament, les héritiers légitimes devraient alors prévoir d’y assister. Si vous n’êtes pas sûr de l’identité des héritiers, l’avocat spécialisé en successions sera en mesure de vous le dire une fois qu’il aura compris l’arbre généalogique du défunt. Les héritiers présumés devraient donc prévoir d’y assister.

Bien sûr, tout le monde n’est pas ouvert au sujet de son projet successoral, et de nombreuses personnes se retrouvent avec des piles de documents à trier. Si tel est le cas, la famille devra travailler en étroite collaboration avec l’avocat spécialisé en successions pour déterminer ce que le défunt possédait et devait.

Si le défunt n’a pas laissé de testament, l’avocat spécialisé en successions déterminera qui a le droit de recevoir les biens du défunt après avoir compris l’arbre généalogique du défunt.

Examinez et signez les documents requis pour ouvrir la succession d’homologation

Une fois que l’avocat spécialisé en successions dispose de suffisamment d’informations pour rédiger les documents judiciaires requis pour ouvrir la succession d’homologation, vous et d’autres devrez examiner et signer les documents appropriés. Cela comprend :

• Le représentant personnel/exécuteur testamentaire
• Le cas échéant, les bénéficiaires nommés dans le dernier testament du défunt
• Les héritiers en droit

Bien que ces documents juridiques varient d’un État à l’autre, ou même d’un comté à l’autre au sein d’un même État, ils comprendront généralement les éléments suivants :

• Pétition pour l’administration des successions
• Serment et acceptation du représentant personnel/exécuteur testamentaire​
• Nomination d’un agent résident​
• Jointures, renonciations et consentements
• Pétition pour renoncer à la caution
• Ordonnance admettant le testament d’homologation​
• Ordonnance nommant un représentant personnel/exécuteur testamentaire​
• Ordonnance de renonciation à la caution​
• Lettres d’administration/lettres testamentaires

Attendez d’entendre l’avocat spécialisé en successions

En supposant que tous les documents judiciaires requis sont en règle, cela ne devrait prendre que quelques jours ou semaines au juge des successions pour signer les ordonnances nécessaires pour admettre le dernier testament et le testament du défunt (le cas échéant) à l’homologation. Ils nommeront le représentant personnel/exécuteur testamentaire et délivreront des lettres d’administration/lettres testamentaires.

Une fois que l’avocat spécialisé en successions aura reçu les ordonnances signées du tribunal, il devra obtenir un numéro d’identification fiscale pour la succession. Cela peut être fait en ligne sur le site Web de l’IRS via l’assistant EIN.

Notez que si le juge des successions exige que le représentant personnel/exécuteur testamentaire dépose une caution, l’avocat spécialisé en successions devra travailler avec le représentant personnel/exécuteur testamentaire pour obtenir la caution avant que la succession d’homologation puisse être ouverte.

Fournir des copies certifiées conformes des ordonnances d’homologation à toutes les institutions financières

Une fois que les lettres d’administration/lettres testamentaires ont été signées par le juge des successions, le représentant personnel/exécuteur testamentaire devra fournir une copie certifiée conforme de ces lettres aux institutions financières du défunt ainsi que le numéro d’identification fiscale de la succession. Dans certains cas, ils devront également fournir un acte de décès original. Vous voudrez vous assurer d’obtenir suffisamment de copies supplémentaires au moment de votre décès pour accomplir cette tâche.

Ces documents permettront au représentant personnel/exécuteur testamentaire d’accéder à tous les comptes financiers du défunt. Si le défunt possédait des biens immobiliers, le représentant personnel/exécuteur testamentaire devra fournir des copies certifiées conformes des lettres aux entreprises de services publics pour que les comptes de services publics soient transférés au nom de la succession.

Même si ces huit étapes peuvent sembler insurmontables, elles ne constituent qu’un avant-goût du processus d’homologation. Le véritable travail commence après la nomination du représentant personnel/exécuteur testamentaire.