Un numéro d’identification d’employeur, communément appelé EIN, sert d’identifiant aux fins de l’impôt fédéral. Considérez-le comme un numéro de sécurité sociale pour votre entité commerciale. La plupart des entreprises ont besoin d’un EIN, mais certaines ne le peuvent pas. Voici comment savoir quand vous avez besoin d’un EIN, quand vous n’en avez pas besoin et quand vous pourriez en avoir besoin d’un nouveau.
Points clés à retenir
- Votre entreprise a besoin d’un numéro d’identification d’employeur (EIN) à diverses fins fiscales, mais cela dépend de quelques facteurs tels que la structure de votre entreprise et si vous avez des employés.
- Vous souhaiterez peut-être également un EIN, par exemple si vous envisagez d’ouvrir un compte courant professionnel.
- La plupart des entrepreneurs individuels peuvent utiliser leur numéro de sécurité sociale personnel pour leur entreprise, mais un EIN est requis si vous souhaitez un jour modifier la structure de votre entreprise.
- Si vous disposez déjà d’un EIN pour votre entreprise, vous pourriez en avoir besoin d’un nouveau si certaines choses se produisent.
Quand une entreprise a-t-elle besoin d’un EIN ?
Votre entreprise doit avoir un numéro d’identification d’employeur (EIN) si :
- Vous avez des employés
- Vous exploitez votre entreprise en tant que société par actions ou société de personnes
- Vous avez une société à responsabilité limitée (SARL) imposée en tant que société ou société S
- Vous produisez une déclaration de revenus d’emploi, une déclaration de taxe d’accise ou une déclaration d’alcool, de tabac et d’armes à feu
- Vous retenez l’impôt sur les revenus versés à un étranger non-résident
- Vous avez un plan Keogh
Les types d’organisations qui doivent avoir un EIN comprennent :
- Fiducies (à l’exception de certaines fiducies révocables appartenant au constituant, des IRA et des déclarations de revenus des organisations exonérées)
- Domaines
- Conduits d’investissement hypothécaires immobiliers
- Organisations à but non lucratif
- Coopératives agricoles
- Administrateurs de régimes
Quand pourriez-vous vouloir un EIN ?
Même si votre entreprise n’a pas besoin d’un EIN pour des raisons fiscales fédérales, vous souhaiterez peut-être quand même en obtenir un, car il est requis dans les situations suivantes :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel
- Demander des licences commerciales
- Dépôt des déclarations de revenus et des paiements électroniques : la plupart des paiements d’impôts fédéraux doivent être effectués par voie électronique à l’aide du système de déclaration de revenus fédéral (EFTPS), et un EIN sert d’identifiant sur toutes les déclarations de revenus.
- Déclaration des impôts de l’État : vous pouvez également avoir besoin d’un EIN d’État dans certains États
Un propriétaire individuel a-t-il besoin d’un numéro EIN ?
Si vous créez une entreprise individuelle et que vous n’avez aucun employé, vous n’aurez peut-être pas besoin d’un EIN. Vous déclarerez vos impôts sur le revenu de votre entreprise avec votre déclaration de revenus personnelle (formulaire 1040 et annexe C), afin que vous puissiez utiliser votre numéro de sécurité sociale comme numéro d’identification de contribuable professionnel.
Votre entreprise individuelle aura besoin d’un EIN si :
- Vous faites l’objet d’une procédure de faillite
- Vous transformez votre entreprise en société par actions
- Vous engagez des partenaires et formez un partenariat
- Vous transformez votre entreprise en une LLC à plusieurs membres
- Vous changez votre LLC pour être imposée en tant que société ou société S
- Vous achetez ou héritez d’une entreprise existante que vous exploitez en tant qu’entreprise individuelle
Note
Une LLC à membre unique est un cas particulier en ce qui concerne les EIN. Elle est considérée comme une entité négligée. Votre LLC à membre unique n’a pas besoin d’un EIN (vous pouvez utiliser votre numéro de sécurité sociale) sauf si vous payez des employés ou des taxes d’accise.
Ai-je besoin d’un EIN pour une coentreprise qualifiée ?
Une coentreprise qualifiée est un type spécifique d’entreprise détenue et exploitée en copropriété par deux conjoints. En général, les conjoints n’ont pas besoin de numéros EIN car ils sont traités comme des propriétaires uniques aux fins de l’impôt fédéral. Si vous avez déjà un partenariat de conjoint avec un EIN, conservez le partenariat EIN au cas où vous perdriez votre statut de coentreprise qualifiée.
Quand postuler (et ne pas postuler) pour un nouvel EIN
Si vous possédez déjà un EIN et que votre activité évolue, cela ne signifie pas que vous en avez automatiquement besoin d’un nouveau. L’IRS dit que vous devriezpasdemander un nouvel EIN si :
- Vous changez le nom de votre entreprise
- Votre société de personnes ou société déclare faillite
- Votre société choisit d’être imposée en tant que société S
- Vous avez choisi sur le formulaire 8832 Choix de classification d’entité pour modifier la façon dont votre entité commerciale est imposée.
- Vous modifiez l’emplacement de votre entreprise ou ajoutez des emplacements : utilisez plutôt le formulaire 8822, Changement d’adresse.
Si vous apportez des modifications classiques à votre entreprise, comme un changement de nom ou d’adresse, vous n’avez pas besoin d’un nouvel EIN. Mais il y a d’autres moments où vous devrez en acheter un nouveau.
Si votre entreprise est une société, vous aurez besoin d’un nouvel EIN si votre société reçoit une nouvelle charte de votre État ou si une nouvelle société est créée après une fusion. De plus, un nouvel EIN est nécessaire si vous êtes une filiale d’une société utilisant l’EIN de la société mère ou si vous devenez une filiale d’une société.
Si votre entreprise est une société de personnes, vous aurez besoin d’un nouvel EIN si vous mettez fin à une société de personnes et en créez une autre ou si votre société de personnes est reprise par l’un des associés et est exploitée comme une entreprise individuelle.
Note
Une entité LLC est toujours un cas particulier en matière d’impôts fédéraux. Une LLC est imposée soit en tant qu’entreprise individuelle (s’il s’agit d’une LLC à membre unique), soit en tant que société de personnes (avec plusieurs propriétaires). Les règles relatives à la nécessité d’un nouvel EIN s’appliquent à ces types d’entreprises.
Comment demander un EIN
Vous pouvez demander un numéro EIN auprès de l’Internal Revenue Service (IRS). Le moyen le plus simple et le plus rapide est de le faire en ligne. Vous pouvez également postuler par téléphone, fax ou courrier. La demande est gratuite sur le site Web de l’IRS, alors soyez conscient des sites Web exigeant des frais : il ne s’agit probablement pas d’un véritable EIN.
Après avoir rempli la demande en ligne avec vos informations (nom, numéro de sécurité sociale, etc.), les informations seront validées et vous devriez obtenir l’EIN immédiatement.
Pour postuler par fax ou par courrier, vous devrez remplir le formulaire SS-4. Vous pouvez trouver le fax et l’adresse postale sur le site Web de l’IRS.
Foire aux questions (FAQ)
Qu’est-ce qu’un numéro d’identification d’employeur ?
Un numéro d’identification d’employeur (EIN) est un numéro de contribuable dont les propriétaires d’entreprise peuvent avoir besoin s’ils exploitent un certain type d’entreprise. C’est ainsi que l’IRS peut identifier l’entreprise. Il est distinct d’un numéro de sécurité sociale et vous n’aurez peut-être pas besoin d’un EIN si vous êtes un propriétaire individuel.
Comment trouver votre numéro d’identification d’employeur (EIN) ?
Si vous avez utilisé un numéro d’identification d’employeur (EIN) pour ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise, vous pouvez contacter la banque et elle pourra vous donner votre EIN. Si vous avez demandé une licence d’État, vous pourrez peut-être également obtenir votre EIN via cette agence. Si vous avez une ancienne déclaration de revenus, vous pouvez également y trouver votre EIN. Si vous ne le trouvez toujours pas, vous pouvez contacter l’IRS en appelant la ligne fiscale des entreprises et des spécialités au 800-829-4933.
