Certains types d’entreprises réalisent l’essentiel de leurs ventes au comptant. Beaucoup de ces « entreprises au comptant » paient également leurs employés et d’autres personnes en espèces. Même s’il n’est pas illégal de payer des employés et des entrepreneurs indépendants en espèces, ce n’est pas une bonne pratique commerciale pour de nombreuses raisons.
Note
Certaines entreprises utilisent des espèces pour payer leurs employés afin d’éviter de payer des charges sociales, et certains employés demandent des paiements en espèces pour échapper à l’impôt sur le revenu.
Problèmes de paie et de fiscalité lors du paiement des employés en espèces
Les employeurs doivent retenir l’emploi (impôt sur le revenu fédéral et étatique et impôt FICA (sécurité sociale/Medicare)) sur la rémunération des employés.Les employeurs doivent également déclarer le montant de la retenue pour chaque employé à l’Internal Revenue Service (IRS). Les employeurs soumettent à l’IRS le total de l’impôt FICA retenu sur le chèque de paie de l’employé et la partie patronale des impôts à l’IRS sur une base programmée. Les employeurs doivent déclarer les revenus de leurs employés sur le formulaire W-2 chaque année. Il comprend les revenus en espèces.
D’autres impôts sur l’emploi doivent être payés sur les revenus des employés, y compris les impôts sur le chômage et les paiements du fonds public d’indemnisation des accidents du travail.
Les employeurs doivent vérifier l’éligibilité au travail des employés nouvellement embauchés, à l’aide du formulaire I-9 ou du système E-Verify. Cette vérification place l’employé dans le système fédéral, et si ces employés sont payés en espèces, les contrôles croisés des agences peuvent révéler des tentatives d’évitement des charges sociales en payant en espèces.
Ne pas payer les impôts sur le travail
L’IRS traite sévèrement les employeurs qui ne déclarent pas et ne paient pas les impôts sur l’emploi. Le fait de ne pas déclarer ses impôts sur l’emploi est un moyen courant pour les entreprises d’échapper à l’impôt (illégal). L’IRS peut auditer votre entreprise et examinera toutes les sociétés disponibles, même s’il n’y a pas de registres de paie ni de chèques. Si l’IRS peut déposer des privilèges fiscaux sur la propriété, des tentatives délibérées pour éviter de déclarer et de payer des impôts sur le travail peuvent conduire à des condamnations pénales.
Lorsque vous payez en espèces aux employés
- Les employés payés en espèces et pour lesquels aucun impôt FICA n’est retenu se voient refuser les revenus de sécurité sociale qui auraient pu être utilisés dans le calcul des prestations potentielles de sécurité sociale.
- De même, les employés qui ne sont pas « sur la liste de paie » ne sont pas éligibles aux indemnités d’accident du travail ou aux allocations de chômage.
Gail Rosen, comptable publique agréée (CPA), dit ceci à propos du paiement des employés en espèces :
Payer illégalement des travailleurs en espèces peut entraîner de graves problèmes en plus des problèmes fiscaux. Lorsqu’un travailleur n’est « pas inscrit dans les livres », vous pouvez soudainement avoir des responsabilités éventuelles qui peuvent vraiment être désastreuses.
Si un travailleur se blesse au travail et atterrit à l’hôpital, on lui demandera s’il s’est blessé au travail. Si le travailleur blessé répond oui, il sera alors couvert par l’indemnisation des accidents du travail. Vous êtes en grande difficulté si vous n’avez pas payé d’indemnisation des accidents du travail parce que vous les avez payés en espèces. La même chose est vraie pour ne pas cotiser au fonds public d’invalidité et de chômage. Si, par exemple, vous licenciez un travailleur et qu’il postule au chômage, des auditeurs frapperont à votre porte.
Payer des enfants, des conjoints ou des membres de la famille
Les salaires des enfants de moins de 18 ans qui travaillent dans votre entreprise sont soumis aux mêmes exigences en matière de retenues à la source, de charges sociales et d’impôt sur le travail que les autres employés. Si vous embauchez vos propres enfants, ils ne seront peut-être pas soumis aux taxes FICA pour la sécurité sociale/Medicare, mais leur salaire doit être déclaré à l’IRS.
Embaucher votre conjoint ou d’autres membres de votre famille pour travailler pour votre entreprise et payer en espèces peut également priver cette personne des prestations de sécurité sociale. Et tous les autres problèmes mentionnés ci-dessus s’appliquent, y compris votre responsabilité légale de déclarer et de payer les charges sociales.
Payer les autres en espèces
De nombreuses entreprises rémunèrent des travailleurs contractuels (travailleurs occasionnels, travailleurs d’été). Même si les paiements aux entrepreneurs indépendants posent moins de problèmes que ceux des salariés, deux problèmes méritent d’être soulignés :
- Les paiements aux travailleurs contractuels doivent être déclarés chaque année sur le formulaire 1099-NEC (anciennement 1099-MISC avant 2020), et
- Vous devez vérifier l’identité du contribuable pour les entrepreneurs indépendants en demandant à la personne de remplir le formulaire W-9 ; si l’identité du contribuable ne peut pas être vérifiée, vous devez effectuer une retenue de réserve sur le salaire de l’entrepreneur.
Les paiements en espèces effectués aux fournisseurs et aux autres personnes avec lesquelles vous faites affaire doivent toujours être justifiés si vous souhaitez que ces paiements en espèces soient déduits comme dépenses dans votre déclaration de revenus professionnelle. Même les petits paiements en espèces doivent être payés via une petite caisse, avec la documentation appropriée.
Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne remplacent pas de tels conseils. Les lois nationales et fédérales changent fréquemment et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre État ou les modifications législatives les plus récentes. Pour obtenir des conseils fiscaux ou juridiques actuels, veuillez consulter un comptable ou un avocat.
