Le kilométrage professionnel fait partie de ces déductions fiscales professionnelles qui devraient comporter un panneau « attention ». Si vous souhaitez bénéficier de la déduction, vous devez être en mesure de le prouver. Et il existe une manière spécifique de procéder.
Certains propriétaires d’entreprise et employés qui doivent voyager dans le cadre de leur travail tiennent d’excellents registres du kilométrage professionnel. Mais si vous ne conservez pas ces registres correctement, vous ne pourrez pas inclure les dépenses dans vos impôts professionnels et vous pourriez passer à côté d’une déduction fiscale importante. Pire encore, l’Internal Revenue Service (IRS) peut refuser ces déductions kilométriques si vous ne pouvez pas les prouver.
Points clés à retenir
- Si vous souhaitez déduire le kilométrage professionnel, vous devez conserver des registres contemporains pour la déclaration fiscale des entreprises.
- Vous devez être en mesure de séparer les miles professionnels et personnels pour calculer les déductions.
- Vos enregistrements de kilométrage professionnel doivent inclure la date, les kilomètres parcourus et l’objectif professionnel.
- Vous pouvez utiliser un journal de bord ou une application pour smartphone pour suivre le kilométrage de votre entreprise.
Les deux façons de conserver des enregistrements de kilométrage professionnel
L’Internal Revenue Service (IRS) dispose de deux méthodes différentes pour déduire les frais de conduite. Vous pouvez soit déduire vos dépenses réelles, soit utiliser le taux kilométrique standard de l’IRS, qui est normalement mis à jour une fois par an.Si vous utilisez la méthode d’indemnité standard, il vous suffira d’indiquer le kilométrage, la date et le but de votre voyage. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients.
Déduire les dépenses réelles
Si vous utilisez des dépenses de conduite réelles, vous devrez conserver les reçus de toutes les dépenses de conduite, y compris l’essence, l’entretien et l’assurance. Afin de calculer vos dépenses professionnelles, vous aurez besoin de savoir combien de kilomètres vous avez parcourus et combien de kilomètres vous avez parcourus à des fins professionnelles.
Par exemple, si vous avez parcouru un total de 24 000 miles en un an et que vous pouvez prouver que 18 000 de ces miles étaient à des fins professionnelles, 75 % de vos dépenses de conduite peuvent être considérées comme des dépenses professionnelles. Vous multiplieriez ensuite vos dépenses totales de conduite réelles par 75 % pour obtenir le montant à utiliser pour la déduction des dépenses.
Note
Lors d’un audit, l’IRS peut vous demander de prouver vos miles avec des documents. Si vous ne pouvez pas prouver la déduction, votre entreprise pourrait être passible d’amendes et de pénalités pour sous-paiement d’impôts.
Enregistrement du kilométrage professionnel
Pour pouvoir déduire le kilométrage, vous devez tenir des registres en temps opportun indiquant le nombre de kilomètres parcourus, la destination et l’objectif commercial. La meilleure façon de procéder consiste à utiliser un journal « à ce moment-là ». Vous aurez besoin de quatre informations pour chaque déplacement professionnel : la date, le relevé de votre compteur kilométrique au début et à la fin du déplacement et le but de votre déplacement.
Deux façons de suivre le kilométrage :
- La méthode Journal de bord.
- Une application kilométrique
Si vous utilisez la méthode du journal de bord, vous devrez enregistrer les informations sur le voyage au moment où il se produit et la raison pour laquelle vous vous rendez à cet endroit. Notez le moment où vous avez commencé à vous y rendre. Incluez l’adresse ou des informations sur votre destination.
Il existe une idée fausse très répandue selon laquelle si vous suivez les dépenses réelles, vous n’êtes pas obligé de suivre le kilométrage. Mais vous ne pouvez déduire que les dépenses professionnelles, vous devrez donc toujours suivre le kilométrage pour séparer les miles professionnels des miles personnels.
Pour les deux méthodes de suivi, la chose la plus importante à retenir est que vous devez pouvoir démontrer que vous avez enregistré les informations au moment du voyage. Vous ne pouvez pas attendre la fin de l’année fiscale pour rattraper votre retard !
Utiliser une application pour suivre le kilométrage professionnel
Si vous possédez un smartphone, vous pouvez télécharger une application qui enregistrera votre kilométrage pour vous. Ils sépareront même vos miles professionnels de vos miles personnels. Si vous utilisez le même véhicule à la fois à des fins professionnelles et personnelles, vous devez également enregistrer votre kilométrage global en début et en fin d’année.
Déclaration de votre kilométrage sur votre déclaration de revenus professionnelle
L’étape suivante consiste à inclure ces informations dans votre déclaration de revenus professionnelle. La manière spécifique dont vous incluez ces informations est différente selon votre entreprise. Commencez à suivre vos dépenses liées à l’utilisation professionnelle de votre voiture, même si vous ne pensez pas qu’il y aura de nombreux voyages d’affaires. Il vaut mieux prendre l’habitude en janvier que de perdre en avril prochain.
Foire aux questions
Comment puis-je suivre ma conduite pour le travail ?
Il existe deux manières de suivre la conduite à des fins professionnelles. Vous pouvez suivre toutes les dépenses de conduite professionnelle, y compris votre kilométrage avec des reçus, ou vous pouvez utiliser la méthode kilométrique standard. Vous aurez besoin de savoir quel pourcentage de kilomètres vous avez parcouru à des fins professionnelles afin de calculer votre exonération fiscale.
Sachez également que les salariés ne peuvent pas déduire divers frais de conduite sur leur déclaration de revenus.
Comment suivre le kilométrage et les dépenses ?
Vous devez suivre votre kilométrage professionnel et vos autres dépenses de conduite et de déplacement à l’aide d’un journal contemporain (à l’époque). Si vous êtes audité par l’IRS, vous devrez leur fournir tous les détails : date, kilomètres parcourus et objectif commercial. Vous pouvez suivre les relevés du compteur kilométrique pour séparer les kilomètres professionnels et personnels, ou utiliser une application pour smartphone pour suivre vos kilomètres professionnels et personnels.
