Votre nouvelle idée d’entreprise vous enthousiasme, mais avez-vous passé beaucoup de temps à réfléchir à la façon dont vous allez gérer les finances de votre entreprise ? L’un des aspects les plus cruciaux de la gestion d’une entreprise est la tenue de livres, un processus comptable qui implique l’enregistrement des données et des transactions financières.
Selon Bernadette L. Harris, auteure, conférencière, juricomptable basée à Atlanta et fondatrice du cabinet de services comptables By The Book Accounting, l’établissement d’un bon système de comptabilité devrait en fait être une priorité absolue dès le départ. “De nombreux nouveaux propriétaires d’entreprise sous-estiment l’importance d’avoir de bons systèmes de tenue de dossiers en place dès le début”, a-t-elle déclaré à Gesundmd par courrier électronique. « Ce n’est pas quelque chose que vous mettez en place lorsque vous commencez à gagner de l’argent, c’est quelque chose que vous devriez mettre en place avant d’ouvrir vos portes. »
Pour mieux comprendre la tenue de livres, il est important d’apprendre les bases et les meilleures pratiques qui vous aideront à mieux suivre les revenus et les dépenses de votre entreprise.
Bases de la comptabilité et étapes initiales
La tenue de livres est un processus comptable consistant à enregistrer et à conserver des enregistrements précis des transactions financières de votre entreprise. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées concernant vos opérations commerciales, vos opportunités d’investissement et d’autres décisions financières. En plus d’aider le propriétaire de l’entreprise, la tenue de livres donne aux banques, aux investisseurs et au gouvernement la possibilité de vérifier la santé financière et le potentiel de l’entreprise.
Aux États-Unis, les entreprises utilisent généralement deux types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie ou la comptabilité d’exercice. La comptabilité de caisse enregistre les revenus lorsque l’argent est effectivement reçu, tandis que la comptabilité d’exercice enregistre les revenus lorsqu’une transaction a lieu, même si l’argent qui l’accompagne n’a pas encore été reçu. Vous devrez déterminer quelle méthode comptable convient le mieux à votre entreprise.
Note
Si vous cherchez à attirer des investisseurs, par exemple, envisagez d’utiliser les principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui constituent un moyen courant de normaliser l’information financière en utilisant la méthode de la comptabilité d’exercice.
Une fois que vous avez déterminé votre méthode comptable idéale, commencez par créer un bilan que vous utiliserez pour enregistrer et suivre les capitaux propres, les passifs et les actifs. Cette étape vous permettra de faire une analyse coûts-avantages de votre produit ou service pour déterminer si la façon dont vous menez vos affaires entraîne des profits ou des pertes. En outre, considérez les implications fiscales et les autres dépenses liées à l’entreprise à déduire des bénéfices. Une fois que vous avez terminé votre analyse, c’est une bonne pratique de payer d’abord toutes vos dépenses (par chèque ou par carte, pas en espèces) avant de déterminer le bénéfice.
Harris a déclaré que si vous vous sentez dépassé, prenez le temps de rechercher des livres connexes disponibles ou de vous pencher sur les outils de comptabilité numérique. « Il existe de nombreux logiciels de comptabilité disponibles pour les propriétaires de petites entreprises, et celui que je recommande le plus est QuickBooks », a-t-elle déclaré. Si vous sentez toujours que vous avez besoin d’une aide extérieure pour gérer vos finances et que vous pouvez vous permettre l’investissement, faire appel à un comptable peut être une solution idéale.
Que fait un comptable ?
Les teneurs de livres sont des professionnels de la finance qui documentent la comptabilité financière et les registres d’une entreprise. Les tâches qu’ils effectuent régulièrement comprennent l’examen des comptes clients (argent dû à l’entreprise) et des comptes créditeurs (argent que l’entreprise doit), la détermination de la trésorerie disponible, le rapprochement des relevés bancaires et le suivi des données de paie. Ils créent également souvent des rapports détaillés et informent les propriétaires d’entreprise de toute erreur comptable qu’ils pourraient trouver.
Les comptables personnalisent souvent les livres en fonction des besoins de l’entreprise. Certains types de base de comptes de comptabilité pour petites entreprises sont :
- Trésorerie (encaissements et décaissements)
- Inventaire (produits invendus à vendre)
- Comptes clients et créditeurs (argent dû à et par l’entreprise)
- Ventes (revenus générés par la vente de produits ou de services)
- Achats (argent dépensé pour les biens nécessaires au fonctionnement)
- Bénéfices non distribués (bénéfices réinvestis dans l’entreprise)
« Le suivi des revenus et des dépenses est nécessaire pour produire une déclaration de revenus précise et est également essentiel au succès et à la croissance de l’entreprise », a déclaré Harris. « Avoir un système comptable vous aide à prendre des décisions de gestion basées sur des chiffres et des faits. »
Quand avez-vous besoin d’un comptable ?
La plupart des propriétaires de petites entreprises peuvent commencer à gérer les finances de leur entreprise en effectuant leur propre comptabilité de base. Cependant, à mesure qu’une entreprise se développe et que les transactions se multiplient ou deviennent plus complexes et ont des implications fiscales plus importantes, il peut être nécessaire de faire appel à un professionnel.
« Les propriétaires devraient envisager d’embaucher un comptable s’ils n’ont pas les compétences nécessaires pour tenir leurs propres livres, si la comptabilité prend beaucoup de temps ou si elle les éloigne des activités génératrices de revenus », a-t-elle déclaré. Trouver la bonne personne pour répondre aux besoins de votre entreprise peut également prendre du temps et des efforts.
Note
Lorsqu’il cherche à embaucher un comptable, Harris suggère d’abord de demander des références. « Si vous avez de la famille ou des amis entrepreneurs, ils auront probablement une référence pour vous », a-t-elle déclaré. « Après avoir obtenu des références, sélectionnez les candidats pour voir lequel correspond le mieux. »
Meilleures pratiques en matière de tenue de livres
Que vous fassiez votre propre comptabilité ou que vous embauchiez un professionnel, il est important de maintenir un haut niveau d’exactitude dans vos tâches de gestion financière. Il existe plusieurs erreurs comptables courantes auxquelles vous devez prêter attention lors de l’examen des livres comptables de votre entreprise. Pour éviter ces erreurs et optimiser votre reporting financier, voici quelques bonnes pratiques en matière de tenue de livres :
- Séparez vos comptes bancaires personnels et professionnels.
- Déterminez votre méthode comptable.
- Établir des lignes directrices pour le traitement des comptes payables et des comptes recevables.
- Optimisez et mettez à jour continuellement votre plan comptable.
- Adoptez un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses, rationaliser vos processus et augmenter l’efficacité.
- Demandez à vos fournisseurs de fournir des documents électroniques afin qu’ils puissent être intégrés à votre logiciel comptable.
- Examinez continuellement votre travail, y compris les analyses et les factures, avant de les payer.
- Planifiez vos impôts à l’avance.
Foire aux questions (FAQ)
Quelle certification en comptabilité est la meilleure pour les comptables des petites entreprises ?
Il existe quelques organisations professionnelles américaines qui peuvent certifier ceux qui souhaitent devenir comptables pour les petites entreprises.
L’American Institute of Professional Bookkeepers, par exemple, accorde le titre de Certified Bookkeeper. Pour obtenir cette certification, vous devez justifier d’au moins deux ans d’expérience en comptabilité à temps plein, signer un code d’éthique et réussir un examen de certification en quatre parties.
La National Association of Certified Public Bookkeepers (NACPB), quant à elle, propose son programme de licence de comptable pour la certification. Pour obtenir une licence, un candidat doit être titulaire d’un diplôme d’associé ou d’un baccalauréat en comptabilité, avoir un an (2 000 heures) d’expérience en comptabilité, accepter de respecter un code de conduite professionnelle, soumettre une demande de licence et réussir un examen de licence uniforme.
Quelle est la différence entre la tenue de livres et la comptabilité ?
Les teneurs de livres et les comptables s’efforcent tous deux de tenir des registres financiers précis, mais leur façon de fonctionner diffère. Les comptables enregistrent les transactions financières d’une entreprise, gèrent les comptes et maintiennent les systèmes comptables établis. Les comptables analysent les dossiers financiers et fournissent des conseils sur l’amélioration des processus financiers afin d’atteindre les objectifs financiers de leurs clients.
Qu’est-ce que la comptabilité à pleine charge ?
Certains comptables sont seuls responsables de la comptabilité d’une petite entreprise et relèvent directement du propriétaire de l’entreprise. Le plus souvent employés par de petites organisations effectuant des transactions moins compliquées, ces comptables « à plein temps » interagissent également directement avec les auditeurs et peuvent être assistés par des CPA qui les conseillent.
Combien coûte la tenue de livres ?
Selon ZipRecruiter, en juillet 2021, le salaire annuel moyen d’un comptable indépendant aux États-Unis était de 55 094 $ par an. Cela équivaut à environ 26 $ de l’heure, soit plus de 1 000 $ par semaine ou 4 600 $ par mois. Bien entendu, les taux et le salaire peuvent varier en fonction de l’éducation, des certifications, des compétences, des années d’expérience et d’autres facteurs de la personne.
