Les entreprises créent chaque jour de nombreux types de factures différents pour leurs clients, et le type qu’elles utilisent dépend du secteur d’activité de l’entreprise et de la manière dont elles facturent leurs clients. Différents types de factures peuvent offrir aux clients des options de paiement flexibles, et chacune d’elles a un objectif spécifique.
Avec autant d’options disponibles, vous devez savoir quel type de facture envoyer et quand. Par exemple, une entreprise expédiant des marchandises vers un autre pays doit émettre une facture commerciale contenant des informations sur les marchandises et leur valeur. Un photographe, en revanche, n’aura pas besoin d’une facture commerciale pour sa facturation quotidienne et utilisera probablement une facture standard.
Découvrez pourquoi une facturation appropriée est essentielle pour la trésorerie de votre entreprise, quels éléments doivent être inclus dans une facture et les différents types que vous pouvez utiliser.
L’importance de la facturation pour les flux de trésorerie
Il existe plusieurs types de factures utilisés en entreprise. Comprendre quelles factures utiliser et à quel moment est essentiel pour être payé à temps et maintenir une trésorerie saine.
Note
Les problèmes de trésorerie sont l’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises échouent.En fait, le contrôle des liquidités est l’une des considérations les plus critiques pour la stabilité et la sécurité financières d’une entreprise.
Une facturation appropriée a autant d’influence directe sur un flux de trésorerie sain que des détails incorrects, alors choisissez le bon type de facture pour éviter les erreurs de facturation et les retards de paiement.
5 types courants de factures
Étant donné qu’il existe des demandes différentes pour les entreprises dans des secteurs spécifiques, ainsi que pour les différents services et produits qu’elles fournissent, plusieurs types de factures différents sont utilisés en conséquence.
Facture standard
Une facture standard est le type de facture le plus courant et est émise par une entreprise à un client. Il utilise un format flexible qui s’adapte à la plupart des secteurs et cycles de facturation. Les factures standards comprennent généralement des informations de base, telles que :
- Le nom et les coordonnées de l’entreprise
- Le nom et les coordonnées du client
- Un numéro de facture unique
- Les articles achetés
- Le montant total dû par le client
Facture commerciale
Les factures commerciales, également appelées factures professionnelles, sont émises par les entreprises pour des marchandises fournies à l’international. Faisant partie de la documentation requise pour le commerce extérieur, ces factures comprennent des détails sur les produits et la vente afin que les droits de douane puissent être déterminés pour les ventes transfrontalières.
Les informations incluses sur les factures commerciales comprennent :
- Quantité expédiée
- Description des marchandises
- Volume ou poids
- Format d’emballage
- Pays d’origine
- Numéro d’identification du transporteur (parfois appelé numéro de lettre de transport aérien)
- Valeur totale
La facture commerciale peut également contenir une déclaration selon laquelle la facture est originale, des coordonnées du responsable de la transaction et des commentaires ou notes particuliers.
Facture de feuille de temps
Les factures de feuilles de temps sont souvent utilisées par les professionnels qui rendent des services en fonction du temps. Ces factures sont idéales pour les entreprises qui facturent leurs clients en fonction du nombre d’heures travaillées sur un projet. Ils conviennent également aux employés contractuels qui sont payés à l’heure par l’employeur. Les rédacteurs techniques, les psychologues, les journalistes indépendants et les thérapeutes sont des professionnels qui peuvent utiliser une facture de feuille de temps.
Facture de crédit
Également connue sous le nom de note de crédit, une facture de crédit est un enregistrement d’une modification apportée à une facture originale. Il est utilisé pour confirmer qu’une entreprise doit de l’argent au client (ou à l’acheteur). Ceci est utilisé lorsque :
- Une entreprise ne livre pas les biens et services indiqués sur une facture.
- Le client reçoit des marchandises endommagées.
- Il y a une erreur dans le prix.
- Le client retourne les produits.
Une facture de crédit aura toujours un total négatif pour annuler ou annuler la facture incorrecte. À titre d’exemple, si une entreprise doit un remboursement de 200 $ à un client, la facture de crédit aura un total de -200 $.
Facture de débit
Une facture de débit (ou note de débit) est utilisée lorsque vous souhaitez augmenter le montant total facturé au client. Les entreprises peuvent émettre ces factures lorsqu’elles ont sous-facturé un client et doivent corriger le total.
Supposons qu’un consultant finisse par consacrer plus de temps à un projet que ce qui était indiqué sur la facture originale. Elle peut adresser une facture de débit pour les heures supplémentaires à l’entreprise qui l’a embauchée.
Note
Les factures de crédit et de débit peuvent être utilisées pour apporter des corrections ou des ajustements à des fins de tenue de livres et de comptabilité.
Différentes étapes de facturation
Le processus de facturation comporte différentes étapes et, bien que chaque type de facture ait son propre processus, elles contiennent toutes le même type d’informations. Pour mieux gérer les flux de trésorerie de votre entreprise, il est important de veiller au bon déroulement de votre processus de facturation et à ce que les clients soient facturés à temps.
Facture pro forma
Les factures pro forma sont généralement émises lors de la fourniture de services ou de produits. Cependant, dans certaines situations, un client souhaite savoir à quoi s’attendre d’un achat avant de s’engager. C’est également là qu’intervient la facture pro forma. C’est souvent la première étape du processus de facturation.
Les entreprises émettent des factures pro forma aux clients avant la fin des travaux. Il décrit le paiement comme le ferait une facture standard, mais il n’est pas considéré comme une demande officielle de paiement. Il s’agit plutôt d’une estimation de la vente, permettant au client d’avoir une idée du montant total des services ou des produits.
Parce qu’une facture pro forma est considérée comme une estimation et est susceptible de changer, elle n’est pas enregistrée dans les comptes clients.
Facture provisoire
Une facture intermédiaire décompose le coût total d’un projet plus important en paiements plus petits. Les entreprises envoient généralement plusieurs petites factures intermédiaires au fur et à mesure de l’avancement du projet (souvent à des étapes convenues), au lieu d’envoyer une seule facture une fois le projet terminé.
Les factures intermédiaires aident à maintenir les flux de trésorerie d’une entreprise pendant les longs projets et peuvent également profiter aux clients en leur permettant d’effectuer des paiements plus petits et gérables.
Facture finale
Les factures finales sont envoyées comme demande officielle de paiement après l’achèvement d’un projet, d’un produit ou d’un service. Si aucun projet à long terme ou facture intermédiaire n’est requis, c’est le type de facture à utiliser. Pour la plupart des entreprises, il s’agit de leur facture standard.
Facture en souffrance
Lorsqu’un client ne paie pas la facture finale à la date d’échéance, une entreprise peut envoyer une facture en souffrance. Cela rappelle au client que la date d’échéance de son paiement est dépassée. Toutes les informations sur la facture finale doivent être incluses sur la facture en souffrance, ainsi que les éventuels frais de retard ou intérêts.
Note
Envoyez une facture en souffrance immédiatement après que la facture finale du client soit en retard.
Facture récurrente
Les factures récurrentes sont utilisées pour facturer aux clients un projet ou un service en cours. Vous facturez généralement le même montant à des intervalles spécifiques, similaires à ceux d’une facture de services publics. Les factures récurrentes fonctionnent Gesundmd pour les services par abonnement ou si vos clients sont membres de votre entreprise. Par exemple, si vous possédez une salle de sport, vous pouvez utiliser des factures récurrentes pour facturer vos membres chaque mois.
Contrairement aux factures intermédiaires, qui cessent une fois un projet à long terme terminé, une facture récurrente n’a pas de date de fin définie. Vous continuerez à facturer des factures récurrentes jusqu’à ce que votre client décide d’annuler l’abonnement ou le service concerné.
Relevé de compte
Bien qu’un relevé de compte ne soit pas techniquement identique à une facture, il est très similaire. Les relevés de compte sont délivrés aux clients et proposent un récapitulatif détaillé des biens achetés ou des services rendus. Ils comprennent également les paiements effectués et les montants encore impayés.
Semblables aux relevés bancaires, les relevés de compte contiennent un résumé de toutes les transactions entre un client et une entreprise.
Parties essentielles d’une facture
Ces parties essentielles d’une facture doivent toujours être incluses, quel que soit le type de facture utilisé :
- Nom et coordonnées du client
- Nom de l’entreprise et coordonnées
- Le mot « facture »
- Facturation et dates d’échéance
- Produits ou services fournis
- Numéro de facture
- Taxes et frais supplémentaires
- Coût par unité
- Conditions de paiement
- Montant total dû
La facturation est une tâche critique
Connaître les différences entre les différents types de factures est crucial pour facturer correctement vos clients, alors donnez la priorité à cette partie de votre travail. Que vous dirigiez une petite entreprise ou travailliez comme entrepreneur indépendant, obtenez les outils nécessaires pour gérer votre facturation ou engagez quelqu’un pour le faire en votre nom.
Le processus de facturation est particulièrement critique pour les entrepreneurs individuels et les propriétaires de petites entreprises. La création et l’envoi de factures à temps permettront à votre entreprise de disposer d’une trésorerie adéquate et de garantir que vous serez payé à temps.
Points clés à retenir
- Les propriétaires d’entreprise peuvent choisir parmi plusieurs types de factures différents en fonction du secteur d’activité de l’entreprise et de la manière dont ils facturent leurs clients.
- Une facture standard est le type de facture le plus courant émis pour facturer les clients.
- Les détails essentiels requis sur chaque type de facture comprennent les détails de l’entreprise, les détails du client, la date d’échéance, le numéro de facture et les conditions de paiement.
- Comprendre les différents types de factures et savoir comment facturer correctement vos clients est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise.
