Tout ce que vous devez savoir sur votre numéro d’identification d’employeur (EIN)

Qu’est-ce qu’un EIN ?

Un EIN est un numéro attribué par l’Internal Revenue Service pour identifier une entreprise à des fins fiscales. Vous devez inclure le numéro d’identification fiscale de votre entreprise sur les demandes de compte bancaire, les formulaires d’impôt sur le revenu, ainsi que les déclarations et paiements d’impôt sur le travail.

Un numéro d’identification fiscale pour une entreprise sert aux mêmes fins qu’un numéro de sécurité sociale pour les particuliers.

Quelle est la différence entre un EIN et un numéro d’identification fiscale ?

Les termes « EIN », « identifiant d’employeur », « identifiant fiscal » et « identifiant de contribuable » sont utilisés de manière vague, mais il existe en réalité des différences distinctes entre ces termes. L’IRS a des définitions spécifiques. 

Le terme général est « numéro d’identification fiscale », qui peut être l’un des nombreux numéros différents.

Un numéro d’employeur est un numéro de contribuable pour une entreprise, tandis qu’un numéro de sécurité sociale est un numéro de contribuable pour un particulier.

Un autre type de numéro d’identification fiscale est le « numéro d’identification fiscale individuel (ITIN). Il s’agit d’un numéro de traitement fiscal utilisé pour les personnes qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale mais qui ne peuvent pas obtenir de numéro de sécurité sociale.

Votre entreprise a-t-elle besoin d’un EIN ?

Votre entreprise aura besoin d’un EIN si vous avez des employés ou si vous déclarez certains types de taxes. Il en faudra également un si votre entreprise est imposée en tant que société ou société de personnes. 

Autres raisons pour lesquelles votre entreprise pourrait avoir besoin d’un EiN :

• Si vous produisez des déclarations de revenus pour les taxes sur l’emploi, les taxes d’accise et l’alcool, le tabac et les armes à feu.
• Si vous retenez des impôts sur les revenus (et non les salaires) payés à un étranger non-résident
• si vous bénéficiez d’un plan Keogh (un plan de retraite pour les travailleurs indépendants).

Vous n’aurez peut-être pas besoin d’un EIN à des fins fiscales si votre entreprise est une entreprise individuelle et que vous n’avez pas d’employés. Dans ce cas, votre EIN est votre numéro de sécurité sociale. 

Mais vous pourriez avoir besoin d’un EIN lorsque vous démarrez votre entreprise et demandez un compte courant professionnel. Vous pourriez également en avoir besoin si vous demandez une licence commerciale. 

Avant de postuler – Désignez votre partie responsable

Une question sur l’application EIN que vous pourriez vous poser est l’obligation de désigner la partie responsable de votre entreprise. La partie responsable figure au point 7a du formulaire SS-4.

L’IRS souhaite que vous incluiez le nom et le numéro d’identification fiscale de la personne qui contrôle, gère ou dirige votre entreprise ainsi que la disposition de ses fonds et de ses actifs. La partie responsable ne peut pas être une entreprise ; ce doit être une personne. Si votre entreprise compte plusieurs de ces personnes, sélectionnez-en simplement une pour la candidature.

Comment puis-je demander un numéro d’identification d’employeur ?

Remarque
Avant de demander votre numéro d’identification d’employeur, accédez au site Web de l’IRS et imprimez la demande (formulaire SS-4). Remplissez ensuite le formulaire et utilisez-le pour postuler. Avoir toutes les informations facilitera le processus de candidature.

Voici plusieurs façons simples de demander un EIN. Les options en ligne et par téléphone vous donneront immédiatement un EIN.

1. En ligne.Vous pouvez postuler en ligne en utilisant le processus IRS EIN Assistant. Vous devez remplir la demande en une seule session. Vous ne pouvez pas enregistrer le formulaire et y revenir plus tard. (Une autre raison d’imprimer le formulaire et de répondre aux questions avant de commencer.)
2. Téléphone. Appelez la ligne fiscale IRS Business and Specialty au 800-829-4933.
3. Faxvotre formulaire SS-4 complété – et signé – à l’IRS.

L’IRS limite la soumission du formulaire SS-4 à une par jour depuis 2012, et cette règle couvre toutes les soumissions, qu’elles soient effectuées en ligne, par fax ou par courrier américain.

Depuis le 13 mai 2019, l’IRS exige que les personnes demandant un EIN aient un numéro de sécurité sociale ou un ITIN pour la partie responsable sur le formulaire. 

Quand avez-vous besoin d’un nouvel EIN ?

De simples changements apportés à votre entreprise ne nécessitent généralement pas un nouvel EIN, mais vous pourriez en avoir besoin d’un nouveau si vous modifiez la structure juridique de votre entreprise, par exemple d’une société à une autre entité ou d’une entreprise individuelle à une société.

Lorsque vous avez besoin d’un nouvel EIN :

Vous aurez besoin d’un nouvel EIN si :

• vous changez de type d’entreprise
• vous achetez ou héritez d’une entreprise existante que vous exploitez en tant qu’entreprise individuelle
• votre entreprise est une filiale d’une société utilisant l’EIN de la société mère ou vous devenez une filiale d’une société
• si une nouvelle société est créée après une fusion statutaire.

Lorsque vous n’avez pas besoin d’un nouvel EIN :

Les entrepreneurs individuels doivent obtenir un nouvel EIN s’ils font l’objet d’une procédure de faillite, mais si votre société ou société de personnes déclare faillite, vous n’avez pas besoin d’un EIN. Autres cas dans lesquels vous avez besoin d’un nouvel EIN :

• Si vous changez simplement le nom ou l’adresse de votre entreprise.
• Si votre société choisit le statut de société S.
• Si vous mettez fin à votre activité de partenariat et en démarrez une nouvelle.