En plus de la planification fiscale, décembre est également le moment de terminer les tâches de paie de fin d’année et de préparer la nouvelle année de paie à venir. En tant que petite entreprise et employeur, vous devez vous rappeler de certaines choses avant de mettre fin à vos responsabilités en matière de paie pour cette année. De la déclaration des revenus et des impôts à l’envoi et au dépôt des formulaires, voici quelques rappels de charges sociales de fin d’année.
Points clés à retenir
- Les employeurs peuvent se préparer à la saison des impôts à la fin de l’année, en préparant des formulaires pour s’assurer que les employés disposent de ce dont ils ont besoin pour produire leurs déclarations.
- Les salariés reçoivent les formulaires W-2 tandis que les non-employés reçoivent le formulaire 1099-NEC.
- Il peut être judicieux de rappeler aux employés de vérifier leur W-4 et d’apporter toute modification à la retenue à la fin de l’année fiscale.
- Assurez-vous d’avoir des numéros de sécurité sociale ou des numéros d’identification fiscale pour tous vos travailleurs afin qu’il n’y ait aucun problème avec l’IRS.
Charges sociales
Les formulaires annuels de charges sociales – W-2 et 1099-NEC – doivent être remis aux employés et aux non-employés avant le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition. Le 31 janvier est également la date limite pour déposer des W-2 auprès de la Social Security Administration ou des 1099-NEC auprès de l’IRS.
Déposez les formulaires W-2 auprès de la Social Security Administration et les formulaires 1099-NEC auprès de l’IRS. Assurez-vous d’utiliser le bon formulaire pour l’année d’imposition, et non pour l’année où vous préparez le formulaire. Vérifiez l’année sur le formulaire.
Vous devez effectuer une retenue de réserve sur les paiements effectués à des non-employés si vous recevez un avis de retenue de réserve. Le taux de retenue de sauvegarde est de 24 %.Vous devez déclarer la retenue à la source sur le formulaire 1099 du particulier si vous lui avez effectué des paiements au cours de l’année d’imposition.
Les pénalités pour défaut de déclaration et de non-remise des formulaires W-2 aux employés et des formulaires 1099 aux non-employés ont augmenté.
Taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie
Il existe toujours un plafond annuel de revenus en matière de retenue à la source sur la sécurité sociale. Assurez-vous de savoir de quoi il s’agit – l’IRS publie généralement cette information à la fin de l’année civile pour l’année suivante – afin que vous sachiez quand arrêter de retenir la part des impôts de sécurité sociale de l’employé sur ses chèques (vous devrez toujours payer l’impôt de sécurité sociale sur les revenus supérieurs à ce maximum).
Note
Le taux d’imposition de la Sécurité Sociale est de 6,2% pour l’employeur et de 6,2% pour le salarié, soit un total de 12,4%.
Le taux d’imposition Medicare est de 1,45 % pour l’employeur et de 1,45 % pour l’employé, pour un total de 2,9 %. Cependant, une fois qu’un employé atteint un revenu annuel de 200 000 $, il est soumis à une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 %. Vous devez commencer à retenir l’impôt Medicare supplémentaire dès que le salaire de l’employé atteint ce montant, même si c’est en milieu d’année. Vous n’aurez pas à payer la taxe Medicare supplémentaire en tant qu’employeur, mais uniquement le montant habituel.
Rappeler aux employés la nécessité de consulter les formulaires W-4
Les employés peuvent réviser leurs formulaires W-4 à tout moment. La fin de l’année civile est le bon moment pour leur rappeler de revoir leurs formulaires pour s’assurer que les informations sont toujours exactes et que le montant qu’ils souhaitent retenir au titre de l’impôt fédéral sur le revenu est toujours exact. Les employés doivent également vérifier le formulaire de retenue d’impôt sur le revenu de leur État pour connaître les changements et les montants de retenue si leur État impose un impôt sur le revenu.
Note
Les employés peuvent généralement modifier leurs formulaires W-4 aussi souvent qu’ils le souhaitent tout au long de l’année.
Demander des formulaires W-9 pour 1 099 travailleurs
Vous devez obtenir un formulaire W-9 de tous les bénéficiaires avant de préparer les formulaires 1099-NEC ou d’autres formulaires 1099 pour les non-employés. Le formulaire W-9 est similaire au W-2 et il est utilisé pour vérifier l’adresse et le numéro d’identification fiscale de la personne.Le numéro d’identification fiscale est l’information la plus importante car l’IRS l’utilise pour comparer les revenus 1099 déclarés par les contribuables à ceux des 1099 déposés par les payeurs.
Commandez les formulaires W-2 et 1099
Il est maintenant temps de commander des formulaires si vous envoyez des W-2, le récapitulatif fiscal de fin d’année pour les employés, ou des 1099-NEC, le récapitulatif fiscal de fin d’année pour les entrepreneurs indépendants.
Vérifiez que votre service de paie dispose de ce dont il a besoin pour préparer ces formulaires si vous en utilisez un. Vous souhaiterez le faire début janvier, car les formulaires W-2 et 1099-MISC doivent être soumis aux particuliers avant le 31 janvier.
Vous pouvez obtenir des formulaires W-2 dans les magasins de fournitures de bureau ou auprès de l’IRS. Vous ne pouvez pas utiliser un formulaire W-2 ou un formulaire 1099 que vous avez téléchargé sur Internet, car l’encre rouge sur la copie A est spéciale et ne peut pas être copiée.
Vérifier les numéros de sécurité sociale des employés
Vérifiez auprès de la Social Security Administration pour vous assurer que les noms des employés et les numéros de sécurité sociale correspondent et sont exacts avant de préparer les formulaires W-2.
Note
Consultez la section Services aux entreprises en ligne de la sécurité sociale pour plus d’informations sur la façon de déposer des W-2 en ligne.
Vérifiez les informations sur les non-employés avant d’envoyer les formulaires 1099-NEC
Vous devez vérifier le numéro d’identification fiscale de la personne avant d’envoyer un formulaire 1099-NEC à un non-employé que vous avez payé, comme un entrepreneur ou une entreprise. Vous devrez envoyer un formulaire W-9 pour obtenir l’adresse et le numéro d’identification fiscale.
Autres tâches liées aux charges sociales de fin d’année
Assurez-vous que les salaires des employés sont enregistrés dans la bonne année. Ce qui compte, c’est d’utiliser le concept comptable de réception implicite comme date à laquelle la personne a un accès illimité aux fonds. Mettez les salaires dans la bonne année en utilisant la date du chèque de paie.
Le revenu compte pour janvier si vous payez le salaire d’un employé pour la dernière semaine de décembre mais que le chèque de paie est daté de janvier. L’exception est si vous payez d’avance en décembre le salaire des employés salariés pour le salaire qui leur est dû pour janvier.
Déterminez comment vous gérerez les chèques de paie des employés qui n’ont pas été encaissés depuis longtemps. Vous devez faire un effort sincère pour retrouver l’employé. Utilisez des lettres certifiées afin de pouvoir prouver que la lettre n’a pas pu être livrée. La loi de votre État vous oblige à remettre les chèques de paie non encaissés au service des recettes de votre État si vous ne trouvez pas l’employé. Ils continueront d’essayer de retrouver l’individu.
Vous devrez également tenir compte de la responsabilité salariale pour le chèque de paie non encaissé dans votre système comptable. La manière dont le chèque sera traité dépendra de la probabilité que l’employé encaisse éventuellement le chèque. Vérifiez auprès de votre fiscaliste pour déterminer comment procéder.
Déterminez les montants imposables pour les employés W-2 pour certains avantages, y compris les pourcentages pour l’utilisation personnelle des véhicules de société et des téléphones portables par les propriétaires et les employés, ainsi que les dépenses de formation payées par l’employeur qui pourraient être imposables. Vérifiez auprès de votre fiscaliste les exigences de déclaration pour ces avantages.
Foire aux questions (FAQ)
Quelles déclarations fiscales devez-vous produire en fin d’année lorsque vous êtes employeur ?
En tant qu’employeur, vous devrez envoyer des formulaires W-2 aux employés, des formulaires 1099-NEC aux non-employés, et vous devrez peut-être déposer le 945 pour la retenue de sauvegarde. Les autres formulaires que vous devrez peut-être remplir incluent le formulaire 940 pour les impôts sur le chômage et le formulaire 944 pour les impôts fédéraux annuels. Le site Web de l’IRS répertorie les formulaires dont vous pourriez avoir besoin pour votre entreprise à la fin de l’année.
Quelles charges sociales les employeurs paient-ils ?
Les employeurs doivent payer des impôts sur le chômage, des taxes sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie (FICA) et des impôts fédéraux sur le revenu dans le cadre des charges sociales. Les employeurs sont censés déposer ces impôts selon une cadence mensuelle ou bihebdomadaire.
