Même dans ce monde numérique, il est surprenant de constater la quantité de papier qu’une entreprise à domicile peut accumuler. De plus, il y a tellement de choses à suivre dans une entreprise à domicile, comme vos comptes financiers, vos stratégies marketing, vos projets, vos clients, etc. Il est essentiel de développer des systèmes organisationnels dès le début de votre entreprise pour vous assurer que vous êtes en mesure de trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Ce dont vous avez besoin pour enregistrer et organiser
Dans une certaine mesure, les éléments pour lesquels vous devrez développer un système de dépôt dépendront beaucoup de votre entreprise. Par exemple, si vous vendez un produit tangible, vous aurez besoin de quelque chose qui suive votre inventaire. Cependant, voici une liste générale des éléments que vous devrez suivre dans votre entreprise à domicile :
- Plans d’affaires et de marketing
- Documents juridiques (c’est-à-dire documents LLC, licence commerciale et enregistrements de propriété intellectuelle, contrats)
- Contacts (professionnels, clients, fournisseurs, prestataires de services, etc.)
- Informations financières (comptes de résultat, bilans, comptes créditeurs/clients)
- Impôts
- Dépenses professionnelles (reçus)
- Projets
Parallèlement à cette liste, vous souhaiterez ajouter des éléments spécifiques à votre entreprise.
Systèmes pour organiser votre entreprise à domicile
Il y a de fortes chances que vous utilisiez diverses méthodes pour stocker et gérer vos papiers et autres informations importantes. Le facteur clé est de choisir la méthode qui vous convient le mieux. Chacun a une façon différente de penser et de s’organiser. Par exemple, pour certaines personnes, il est plus logique d’organiser les fichiers par ordre alphabétique, mais pour d’autres, il est plus facile de les organiser par date. Si vous n’êtes pas sûr de ce qui fonctionnera le mieux pour vous, essayez-en un, et si vous avez du mal à le maintenir, adoptez un système différent. Voici trois façons d’organiser vos fichiers et informations :
Système de classement simple
Pour les petites entreprises qui ne génèrent pas trop de paperasse, le système de reliure est un bon choix. Il est également idéal pour les personnes qui aiment tout avoir au même endroit ou qui ont besoin que leurs informations soient mobiles. Le système de reliure utilise un grand classeur à trois anneaux, des protège-feuilles et des séparateurs de sections.
Utilisez les séparateurs de sections pour organiser vos catégories d’entreprise telles que les commandes en attente, les commandes terminées, les copies maîtresses de divers formulaires… etc. A partir de là, vous commencerez à rassembler les fichiers dans les protège-feuilles. Une fois le classeur plein – à la fin de la semaine, du mois ou du trois mois – il sera temps de le purger. Vous transférerez simplement les fichiers de commandes clients et autres enregistrements historiques vers un système de classement traditionnel qui reflète fidèlement l’organisation de votre relieur.
Système de classement traditionnel
Les systèmes de classement traditionnels utilisent un classeur, des dossiers suspendus et des dossiers en papier cartonné. Presque toutes les entreprises auront finalement besoin de ce type de dépôt à mesure que leur activité se développe. Il y a tout simplement trop de paperasse générée au fil du temps pour ne pas en avoir. Et comme les dossiers fiscaux doivent être conservés pendant sept ans, vous avez besoin d’un endroit pour stocker tous ces dossiers. Les systèmes de classement traditionnels sont idéaux pour les éléments qui doivent être conservés, mais qui ne sont pas consultés régulièrement, tels que les impôts et la licence commerciale de l’année précédente. Voici quelques conseils pour faire décoller et réussir votre système de classement traditionnel :
- Pensez au type de système que vous utiliserez réellement. Vous pouvez devenir fou en achetant des fournitures de bureau sympas et concevoir le système de classement le plus élaboré et le plus coloré au monde, mais s’il ne correspond pas à votre style de travail, ce sera une perte de temps et d’argent.
- Créez un système de gestion de votre papier qui permet le moins de « touches ». Vous voulez éviter de créer des piles de papier et de traiter chaque morceau plusieurs fois. Au lieu de cela, essayez de décider où doit aller un morceau de papier la première fois que vous le touchez.
- Prévoyez du temps pour le dépôt. Il est facile d’éviter cette tâche comme la peste, mais elle est nécessaire et aidera votre entreprise à fonctionner beaucoup plus facilement. En particulier les reçus et autres éléments utilisés au moment des impôts, garder ces éléments organisés facilite grandement la déclaration de vos impôts.
Système de classement électronique
Le monde numérique n’a pas complètement éliminé le besoin de stockage sur papier, mais il a rendu le stockage des informations beaucoup plus facile. Les systèmes numériques peuvent créer, envoyer et gérer des factures, suivre les finances de votre entreprise à domicile, puis les importer dans un logiciel fiscal pour le dépôt électronique. Vous pouvez numériser les reçus et les stocker dans un fichier sur votre ordinateur (même si vous devriez probablement également conserver la version papier). Les systèmes électroniques peuvent stocker les informations sur vos clients et prospects dans un système de gestion de la relation client pour un accès facile, l’envoi d’e-mails, la facturation, etc. Les systèmes en ligne peuvent être utilisés pour enregistrer vos idées, vous aider à gérer des projets, à organiser des informations ou à effectuer des recherches.
Mais comme les systèmes de fichiers papier, votre système de classement numérique doit avoir une structure organisationnelle, utilisant des dossiers et des fichiers stockés sur votre ordinateur ou dans le cloud. Pour une gestion plus simple, utilisez la même structure et les mêmes noms de fichiers dans votre système numérique que dans votre système papier. Pour protéger vos fichiers numériques, sauvegardez-les sur un disque dur séparé ou sur un système de stockage en ligne.
Une combinaison de tout ce qui précède
Il y a de fortes chances que vous deviez utiliser plusieurs systèmes pour gérer toutes les données et le matériel que vous devez stocker dans votre entreprise. Tout d’abord, vous devrez décider ce qui vous convient le mieux, puis le mettre en œuvre. Par exemple, vous pouvez disposer d’un système de reliure pour vous aider à organiser la gestion quotidienne de votre entreprise, comme votre emploi du temps, votre marketing et les copies de vos formulaires.
Votre système traditionnel peut contenir tous vos documents à long terme tels que les impôts des années précédentes, les permis et licences commerciales, ainsi que les enregistrements de propriété intellectuelle. Vous pouvez utiliser un système numérique pour stocker vos idées, comme Evernote, et suivre vos projets.
D’un autre côté, vous souhaiterez peut-être être aussi numérique que possible, en utilisant une liste de tâches et un calendrier en ligne, en numérisant tous les reçus sur votre ordinateur et en utilisant des logiciels ou des services en ligne pour tous les autres besoins de gestion de votre entreprise. Même ainsi, vous aurez toujours besoin d’un système pour gérer le papier généré. La clé est de trouver le système qui vous convient le mieux et de trouver les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Mis à jour par Leslie Truex
