Comment distinguer un employé d’un entrepreneur indépendant ? C’est souvent une question difficile, mais elle a de nombreuses implications sérieuses. L’Internal Revenue Service (IRS), le ministère du Travail (DOL) et certains régulateurs d’État surveillent de près pour s’assurer que les travailleurs sont correctement classés.
Cet article examine les définitions d’employé et d’entrepreneur indépendant, explique les avantages et les inconvénients du statut d’employé et d’entrepreneur indépendant pour les employeurs et explique comment l’IRS, le ministère du Travail et les États évaluent les cas individuels.
Entrepreneurs indépendants et employés
Tout d’abord, examinez les deux catégories – employé et entrepreneur indépendant – pour avoir une idée globale de chacune.
Qu’est-ce qu’un employé ?
Un employé (parfois appelé employé de fait) est un travailleur qui fournit des services sous la direction d’un employeur ; l’employeur contrôle le travail de l’employé. En général, toute personne qui fournit des services à une organisation est un employé si l’organisation peut contrôler ce qui sera fait et comment cela sera fait.
Quelques facteurs qui pourraient faire d’un travailleur un employé :
- L’employeur assigne à la personne des jours et des heures de travail spécifiques.
- L’employé doit s’adresser à l’employeur pour approbation et doit faire des rapports périodiques.
- Les clients sont la propriété de l’employeur et non de l’employé.
- Le salarié perçoit un salaire spécifique ou un salaire horaire.
Qu’est-ce qu’un entrepreneur indépendant ?
Les entrepreneurs indépendants sont des propriétaires d’entreprise qui exercent un métier, une entreprise ou une profession et offrent leurs services au grand public. La règle générale est qu’une personne est un entrepreneur indépendant si la personne qui la paie peut contrôler ou diriger uniquement le résultat du travail, et non ce qui sera fait ou comment il sera fait.
Par exemple, si vous engagez un service de nettoyage pour nettoyer vos bureaux, vous le payez pour son expertise en matière de nettoyage. Vous pouvez leur dire quand vous souhaitez que le travail soit effectué et quelles zones vous souhaitez nettoyer, mais pas comment nettoyer, quels outils et fournitures utiliser, ni comment le nettoyage doit être effectué.
Voici une comparaison rapide entre les employés et les entrepreneurs indépendants.
| Un aperçu des entrepreneurs indépendants et des employés | ||
|---|---|---|
| Employé | Entrepreneur indépendant | |
| Contrôle par l’employeur | Contrôle à la fois ce qui sera fait et comment | Contrôle uniquement le résultat du travail |
| Salaire et avantages sociaux | Salaire payé ou salaire horaire, peut recevoir des avantages sociaux | Payé à l’heure ou à la tâche, sans avantages sociaux |
| Retenue de paiements | Impôts sur le revenu fédéraux/étatiques et impôts FICA retenus | Pas de retenue |
| Rapport fiscal annuel | Formulaire W-2 | Formulaire 1099-NEC |
| Admissible aux allocations de chômage et à l’indemnisation des accidents du travail | Oui | Pas habituellement |
| Reçoit un contrat | Pas habituellement, sauf pour les cadres | Il faudrait avoir un contrat |
Détermination du statut de travailleur – Règles fédérales et étatiques
Les règles du ministère du Travail, les règles de l’IRS et les règles de votre État pour la classification des travailleurs sont toutes différentes. Un travailleur peut être classé comme employé selon une règle et comme entrepreneur indépendant selon une autre règle. Obtenez l’aide d’un avocat spécialisé en droit du travail pour vous aider à résoudre ce problème.
Règles du statut de travailleur IRS
L’IRS utilisait auparavant un « test à 20 facteurs » pour déterminer le statut de travailleur. L’IRS a utilisé ces facteurs comme lignes directrices, et non comme liste de contrôle, et les cas, comme aujourd’hui, étaient décidés au cas par cas.
Actuellement, l’IRS utilise trois règles de common law pour examiner des cas spécifiques afin de déterminer le statut d’entrepreneur indépendant ou d’employé.
- Comportemental. L’entreprise contrôle-t-elle ou a-t-elle le droit de contrôler ce que fait le travailleur et la manière dont le travail est effectué ?
- Financier. L’entreprise contrôle-t-elle le salaire du travailleur ? L’entreprise rembourse-t-elle les dépenses de la personne ? (Les entrepreneurs indépendants paient généralement leurs propres dépenses.) Qui fournit les outils et les fournitures ?
- Type de relation.Existe-t-il un contrat qui précise la relation ? Le travailleur bénéficie-t-il de prestations ? Le travail est-il un aspect clé de l’entreprise ? (Le nettoyage des bureaux n’est pas un aspect clé d’un éditeur de logiciels.)
Consultez cet article de l’IRS sur Comprendre la désignation d’employé par rapport à la désignation d’entrepreneur indépendant pour plus de détails sur les trois facteurs.
Note
L’IRS considère un travailleur comme un employé à moins que le statut d’entrepreneur indépendant ne soit clairement indiqué par la relation. L’IRS évalue chaque situation au cas par cas.
Règle du statut de travailleur du ministère du Travail
Le ministère du Travail (DOL) examine si une personne entretient une « relation de travail » pour déterminer si cette relation relève de la Fair Labor Standards Act (FLSA). Cette loi couvre les salariés, mais pas les entrepreneurs indépendants, dans des domaines spécifiques liés à l’emploi, notamment
- Salaire minimum (fédéral)
- Au fil du temps
- Emploi des jeunes
Si un travailleur est déterminé comme étant un employé, l’employeur doit se conformer aux réglementations FLSA pour cette personne, y compris en payant le salaire minimum et les heures supplémentaires (sauf si l’employé est spécifiquement exempté des heures supplémentaires).
Le DOL s’appuie sur les décisions de la Cour suprême déclarant qu’il n’existe pas de règle ou de test unique pour déterminer l’employé ou l’employé en vertu de la FLSA. Certains facteurs importants à prendre en compte sont :
- Dans quelle mesure les services du travailleur font partie intégrante de l’entreprise
- Permanence de la relation
- Montant de l’investissement du travailleur dans les installations et l’équipement
- Nature et degré de contrôle de l’employeur
- Opportunités du travailleur en matière de profits et de pertes
- Degré d’initiative, de jugement ou de prévoyance en compétition avec les autres nécessaire pour réussir
- Degré d’organisation et de fonctionnement indépendant d’une entreprise
Nouvelle règle finale du DOL retirée
En janvier 2021, le ministère du Travail a annoncé une nouvelle règle finale visant à clarifier la norme relative aux employés et aux entrepreneurs indépendants en vertu de la FLSA. Cette règle a été retirée le 6 mai 2021.
Tests d’État pour le statut de travailleur
Certains États ont leurs propres exigences pour classer les travailleurs comme entrepreneurs indépendants et comme employés, généralement aux fins de l’assurance-chômage et de l’indemnisation des accidents du travail. Ces exigences peuvent être plus restrictives que le test IRS (décrit ci-dessus).
La Californie et certains autres États utilisent un test ABC à trois facteurs qui exige que les trois facteurs doivent être remplis pour que le travailleur soit considéré comme un entrepreneur indépendant :
A. Le travailleur n’est pas sous le contrôle de l’employeur pour l’exécution de son travail.
B. Le travail ne s’inscrit pas dans le cadre habituel des activités de l’employeur (le service de nettoyage effectuant un travail pour une entreprise de logiciels, par exemple).
C. Le travailleur exerce un métier, une occupation, une profession ou une entreprise indépendante.
Pour plus d’informations sur les lois de votre État sur les employés et les entrepreneurs indépendants, recherchez votre État sur cette liste d’agences nationales de main-d’œuvre.
Comment les employés et les entrepreneurs indépendants sont payés et les salaires sont déclarés
Généralement, les employés et les entrepreneurs indépendants sont rémunérés pour leur travail de différentes manières.
Employés sont payés sur une base horaire ou salariée, et ils reçoivent un W-2 indiquant leurs gains totaux pour l’année. Les employés peuvent également bénéficier d’avantages sociaux, notamment d’une couverture maladie et de congés payés pour les jours fériés ou les vacances.
Entrepreneurs indépendants sont payés à la tâche ou à l’heure et reçoivent un 1099-NEC indiquant le total de leurs paiements pour l’année.
Note
Un facteur clé qui différencie les employés des entrepreneurs indépendants est que les employés ont des impôts fédéraux sur le revenu et des impôts FICA (Sécurité sociale/Medicare) retenus sur leur salaire. Dans la plupart des cas, les entrepreneurs indépendants ne retiennent pas ces impôts sur les paiements qu’ils reçoivent, à moins que la personne ne soit soumise à une retenue à la source.
Un exemple : les vendeurs en tant qu’entrepreneurs indépendants ou employés
Les litiges concernant le statut de travailleur (salarié ou entrepreneur indépendant) aboutissent parfois devant les tribunaux. Cette affaire montre comment un tribunal aborde la question, en prenant l’exemple des vendeurs et en prenant chaque point séparément.
Les vendeurs appartiennent aux mêmes catégories d’employés que d’entrepreneurs indépendants. Ces situations sont traitées au cas par cas, mais un cas se démarque par son caractère détaillé.
Dans une affaire 2008 devant la cour d’appel de district, la Cour (États-Unis contre Porter) a utilisé le test à 20 facteurs de l’IRS et a tiré quelques conclusions spécifiques :
- Les vendeurs (tous des hommes dans ce cas) n’avaient pas de territoire défini, pas d’heures de travail définies, et personne d’autre n’avait de contrôle sur le moment où ils travaillaient. Ces trois facteurs indiquent une situation d’entrepreneur indépendant.
- Tous les vendeurs avaient suivi une formation consistant à accompagner, à fournir des conseils ou à organiser des séminaires, mais une grande partie de la formation portait sur les spécificités des produits vendus plutôt que sur les détails de la manière de vendre. La Cour a décidé que ce facteur n’était que « peu » déterminant.
- Il n’était pas exigé que les vendeurs soumettent des rapports écrits, même si certains soumettaient ces rapports volontairement.
- Les dépenses étaient payées par l’entreprise et les vendeurs disposaient d’un véhicule à utiliser pour passer des appels commerciaux et livrer les produits. Ces deux facteurs indiquent une relation de travail.
- Les vendeurs n’ont pas investi dans des installations à utiliser pour accomplir leurs tâches ; ils ont été remboursés de ces dépenses, indiquent une relation employeur-employé.
- Le vendeur ou l’entreprise peuvent mettre fin à la relation à tout moment – cela indique une situation d’emploi.
- Enfin, les vendeurs ont déclaré qu’ils ne bénéficiaient pas de prestations de santé ou d’autres avantages sociaux.
La décision de la Cour a déclaré qu’il existait un certain nombre de facteurs indiquant une relation avec un entrepreneur indépendant, mais qu’ils n’étaient pas suffisamment convaincants pour changer le statut de ces vendeurs d’employés à des entrepreneurs indépendants.
Demander une détermination IRS
Un employeur peut déposer le formulaire SS-8 pour recevoir une lettre de détermination de l’IRS sur le statut d’un travailleur. Obtenir une décision volontairement peut aider l’employeur à éviter des amendes et des pénalités en cas de classification erronée d’un travailleur.
Le formulaire pose une série de questions sur le contrôle comportemental, le contrôle financier et la relation entre l’entreprise et le travailleur, et l’entreprise peut inclure une explication des raisons pour lesquelles elle pense que le travailleur est un entrepreneur indépendant ou un employé.
Programmes de classification erronée de l’IRS
L’IRS a deux autres programmes traitant de la classification erronée des travailleurs comme entrepreneurs indépendants plutôt que comme employés :
- L’allégement de l’article 530 est un processus de demande d’exonération du remboursement des impôts sur l’emploi si les employés ont été classés à tort comme entrepreneurs indépendants.
- Le Programme de règlement volontaire de la classification donne aux entreprises la possibilité de reclasser les travailleurs en tant qu’employés avec un allègement partiel des impôts fédéraux sur l’emploi dus à partir du moment où ils ont été mal classés.
