Tout le monde dans les affaires connaît les audits IRS, mais votre entreprise peut être inspectée ou auditée par des agences et départements locaux, étatiques et fédéraux, pour une multitude de problèmes :
- Autorités locales, pour les inspections d’incendie, les codes du bâtiment, les problèmes de santé et de sécurité et les violations possibles de l’Americans with Disabilities Act (ADA)
- Agences d’État, pour la taxe de vente, l’enregistrement des entreprises et les questions d’emploi
- Les agences fédérales,y compris l’OSHA (Occupational Health and Safety Agency), l’ADA (Americans with Disabilities Act), l’EEOC (Equal Employment Opportunities Commission, la section Wage and Hour du ministère du Travail et l’immigration/douanes (ICE).
Voici une liste des agences étatiques et fédérales qui peuvent auditer ou inspecter votre entreprise.
Types d’audits et d’inspections
- Certaines agences doiventinspectez votre entreprise dès son ouverture.Il s’agit généralement d’entreprises locales comme le service de santé ou le service du bâtiment.
- Certaines agencesinspecter régulièrement. Les inspecteurs locaux des incendies et de la santé viennent généralement selon un horaire rotatif.
- Certaines agences peuventvenir à votre entreprise à l’improviste sans raison.
- Certaines agences viennenten réponse à une plainted’un employé, d’un client ou d’une autre personne. Les inspecteurs de l’immigration de l’ICE, de l’ADA et de l’OSHA répondent aux plaintes d’un employé ou d’un client. Les auditeurs de l’IRS ou les auditeurs des charges sociales de l’État peuvent intervenir en réponse à une plainte d’un entrepreneur indépendant.
Sachez quels inspecteurs peuvent venir à l’improviste
Certaines réglementations autorisent des audits ou des inspections inopinés :
- Les inspecteurs de l’OSHA peuvent se rendre dans votre entreprise à l’improviste. Si l’inspecteur n’a pas de mandat de perquisition valide, vous n’êtes pas obligé de l’autoriser à inspecter. Si vous ne savez pas quoi faire, dites à l’inspecteur de revenir avec un mandat de perquisition.
- L’IRS peut effectuer des visites inopinées au domicile ou dans l’entreprise d’un contribuable.
- Les autorités locales ont généralement besoin d’un mandat de perquisition pour pénétrer dans votre entreprise, sauf s’il s’agit d’une situation d’urgence (comme un incendie) ou urgente (pressante). Il existe une loi fédérale à ce sujet et les États peuvent avoir leurs propres lois.
- La plupart des inspections ICE commencent par une visite surprise.
- L’EEOC ne vient généralement pas dans une entreprise à l’improviste.
- Les inspecteurs des salaires et des horaires du ministère du Travail peuvent venir à l’improviste.
Soyez prêt avant un audit ou une inspection
Prenez le temps de vous préparer à d’éventuels audits ou inspections :
- Faites une liste des agences possiblesqui peut inspecter votre entreprise spécifique. Incluez les agences qui pourraient apparaître en raison de la nature spécifique de votre entreprise. Par exemple, les entreprises du secteur alimentaire peuvent avoir un inspecteur sanitaire.
- Connaissez vos droitspour chaque type de contrôle. Pouvez-vous demander à l’inspecteur de revenir plus tard, quand cela vous convient mieux ? Avez-vous le droit d’accompagner l’inspecteur ou l’auditeur ? Avez-vous le droit de demander un mandat de perquisition avant de laisser l’inspecteur pénétrer sur votre propriété ?
- Asseyez-vous avec votre avocatet discutez de vos droits et responsabilités lors de ces audits et inspections.
- Définir des procédurespour que vous et votre personnel puissiez suivre lorsqu’un inspecteur ou un auditeur se présente, etformer votre personneldans quoi faire. Ce pourrait être une bonne idée de mettre ces processus quelque part dans un cahier.
- Décidez qui doit être informéquand un inspecteur arrive. Que doit faire votre personnel si vous n’êtes pas disponible ? Qui sera le prochain responsable ? Votre avocat doit-il être informé et quand ?
- Vérifiez vos dossiers professionnelsqui se rapportent à cette inspection pour s’assurer qu’ils sont exacts, complets et conformes à la loi. Par exemple, un inspecteur fédéral ou étatique des salaires et des heures souhaitera voir les feuilles de temps ou d’autres registres de chronométrage.
La première chose à faire lors d’une inspection ou d’un audit :
Soyez courtois et serviable. Votre attitude devrait être : « Nous voulons obéir aux laïcs et faire ce qui est juste. Aidez-nous à savoir ce que c’est. S’il y a des problèmes, nous voulons les corriger. »
- Vérifier l’identité de l’inspecteur et assurez-vous que l’inspecteur dispose des documents appropriés, y compris un mandat, si nécessaire. De faux inspecteurs se présentent parfois pour tenter d’intimider les employeurs afin qu’ils se soumettent aux inspections, puis paient des amendes ou des pénalités ou achètent des kits de conformité. L’IRS a un article sur la façon de savoir si quelqu’un prétendant être un auditeur de l’IRS est la vraie affaire.
- Alors,mettre votre plan à exécution.
- Prenez des photos ou tenez un journalde l’inspection ou de l’audit. Suivez l’inspecteur ou demandez si vous pouvez participer à l’audit.
- Ne faites rien volontairement. Si on vous pose une question, répondez-y. N’ajoutez rien à votre réponse.
- A la fin de l’audit ou de l’inspection, demander un avis. La plupart des inspecteurs ou des auditeurs ne s’engagent sur rien de spécifique, mais ils devraient vous donner une idée générale des violations éventuelles et de ce à quoi s’attendre ensuite.
Après un audit ou une inspection
Si des violations ont été alléguées par l’inspecteur, vous pourriez avoir droit à uneprocédure d’appel.La façon dont cette étape est gérée dépend de l’agence spécifique. En guise de suivi, toute agence devrait vous fournir un relevé écrit des violations, indiquant si celles-ci peuvent être corrigées et comment, ainsi que les amendes et pénalités imposées.
À ce stade, vous souhaiterez probablement contacter votre avocat pour discuter d’une réponse.
Si aucune infraction ne résulte de l’inspection, discutez avec vos employés de ce qui s’est bien passé, de ce que vous avez entendu ou vu et de ce que vous pouvez apprendre à faire mieux la prochaine fois.
Pour presque toutes les entreprises, il y aura une prochaine fois.
