Si votre entreprise a été frappée par une catastrophe, comme un ouragan, une tornade ou un blizzard, vous risquez de perdre vos dossiers commerciaux. Si vous perdez ces documents, vous ne pourrez pas présenter de preuve des dépenses professionnelles pertinentes pour les déductions fiscales. Vous devrez peut-être également utiliser des documents commerciaux pour prouver les pertes subies en raison de la catastrophe. Heureusement, il existe des moyens de récupérer ces documents ou d’éviter qu’ils ne soient endommagés à l’avenir.
Points clés à retenir
- Vous devrez probablement reconstituer vos dossiers commerciaux afin de pouvoir fournir les documents nécessaires lors du dépôt d’une réclamation d’assurance.
- Si vous demandez une déduction fiscale, vous aurez besoin de vos dossiers professionnels pour prouver vos dépenses.
- Conservez des copies numériques et physiques sécurisées de vos dossiers commerciaux avant qu’une catastrophe ne survienne afin de ne pas avoir à les reconstruire.
Documents relatifs aux déductions fiscales
L’IRS exige que les entreprises (et les particuliers) fournissent des documents prouvant qu’ils ont droit à leurs déductions fiscales. Vous devez également disposer de documents commerciaux qui soutiennent ou prouvent les dépenses à déduire au cas où vous seriez audité.
Vous devrez tenter de reconstituer ces documents commerciaux perdus. Vous voudrez essayer d’obtenir :
- Copies des factures des fournisseurs, datant d’au moins une année civile
- Photos ou vidéos des bâtiments, des équipements et de l’inventaire
- Copies des relevés bancaires professionnels
- Les déclarations de revenus fédérales, étatiques et locales de l’année précédente
Documents relatifs aux dommages causés par une catastrophe
Si vous, votre entreprise ou vos dossiers commerciaux vous trouvez dans une zone sinistrée déclarée par le gouvernement fédéral, vous pourrez peut-être retarder le dépôt de vos déclarations de revenus pendant que vous essayez de récupérer vos documents.
Après une catastrophe, vous souhaiterez prendre des photos ou des vidéos des dégâts dès que possible. Vous voudrez également essayer de reconstituer la juste valeur marchande de tout bien immobilier, propriété physique ou véhicule. Si vous avez une assurance ou êtes admissible à l’aide du gouvernement, vous devez déposer une demande d’assistance dès que possible afin que vos pertes soient documentées.
Documenter les pertes commerciales
Vous aurez besoin de vos registres d’actifs pour documenter les pertes sur les actifs de l’entreprise, y compris les véhicules, l’équipement, le mobilier et les agencements. Vous pouvez déclarer les sinistres dans votre déclaration de revenus d’entreprise ou personnelle. La publication IRS 547 décrit le processus de détermination des déductions pour les pertes, la perte après impôt et la réduction de la juste valeur marchande.
Vous pouvez demander de l’aide auprès de la FEMA ou essayer d’obtenir un prêt en cas de catastrophe auprès de la Small Business Administration.
Conseil
Les petites entreprises peuvent demander un prêt en cas de catastrophe SBA à faible taux d’intérêt si elles ont besoin de fonds supplémentaires après une catastrophe. Les entreprises devront s’inscrire auprès de la FEMA et postuler sur désastreloanassistance.sba.gov. Vous devriez recevoir une réponse dans les deux à trois semaines suivant votre candidature.
Protéger les dossiers commerciaux contre les catastrophes
Bien entendu, la meilleure façon de garantir que les documents de votre entreprise survivent à une catastrophe est de les protéger avant que la catastrophe ne survienne. Conservez des copies physiques de vos dossiers dans un endroit sûr en dehors de votre entreprise. Sauvegardez également vos enregistrements en ligne.
Conseil
Utilisez le stockage cloud pour sauvegarder vos fichiers. Vos documents ne seront pas sur un seul disque dur ou ordinateur, mais seront accessibles depuis n’importe quel ordinateur.
Que faire avant qu’une catastrophe ne frappe votre entreprise
Assurez-vous de savoir quels types de catastrophes peuvent survenir là où se trouve votre entreprise. Vous saurez ainsi quelles précautions prendre. Par exemple, s’il y a des inondations fréquentes dans votre région, vous souhaiterez peut-être conserver tous les documents importants au dernier étage de votre entreprise.
En règle générale, toutes les petites entreprises devraient disposer de copies physiques et numériques sécurisées de leurs dossiers. Ils doivent également s’assurer de conserver les documents aussi longtemps que l’exige l’IRS.
Foire aux questions
Jusqu’à quelle date une entreprise doit-elle conserver des registres ?
Les entreprises doivent généralement conserver leurs documents et registres pendant sept ans, bien que cela dépende du type de document. Par exemple, les documents fiscaux doivent être conservés pendant au moins trois ans, car l’IRS ne procède généralement pas à un audit des déclarations déposées il y a plus de trois ans. Si l’IRS identifie une erreur substantielle, l’agence peut remonter au-delà de trois ans, mais ne remonte généralement pas au-delà de six ans. Certains documents, comme les registres de propriété et les enregistrements de brevets et de marques, peuvent devoir être conservés indéfiniment.
Qu’est-ce qui constitue un désastre pour les impôts ?
Afin de faire des réclamations sur vos impôts concernant un sinistre, les pertes doivent être causées par un sinistre déclaré au niveau fédéral. Une catastrophe déclarée au niveau fédéral peut inclure un événement comme une tornade, un ouragan, une éruption volcanique ou un tremblement de terre. Vous pouvez ensuite déduire le coût de toute perte ou dommage matériel causé par la catastrophe sur votre déclaration de revenus.
