Être prévenu est prévenu. Avant d’envoyer ces formulaires aux particuliers et aux entreprises que votre entreprise a payés et de déposer ces formulaires auprès de l’IRS, examinez ces erreurs courantes pour éviter les problèmes.
Les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC sont deux types de déclarations de renseignements utilisées par les entreprises et autres pour déclarer les paiements imposables. Ces relevés doivent être remis au bénéficiaire ainsi qu’à l’IRS pour déclarer le total des transactions pour l’année.
Note
Le formulaire 1099-MISC a changé et l’IRS a ramené le formulaire 1099-NEC, en vigueur à partir de l’année fiscale 2020 et au-delà. Le 1099-NEC doit désormais être utilisé pour déclarer les paiements aux non-employés. Le 1099-MISC continue d’être utilisé pour déclarer d’autres types de paiements.
Que sont les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC ?
Le formulaire 1099-MISC-Miscellaneous Income est utilisé pour déclarer divers types de paiements, notamment les loyers, les redevances, les commissions, les paiements médicaux et de soins de santé, les paiements de prix et récompenses et les services juridiques.
Le formulaire 1099-NEC est utilisé pour déclarer les paiements versés à des personnes qui ne sont pas des employés mais qui fournissent des services à votre entreprise. Dans la plupart des cas, vous devez remettre à quelqu’un un 1099-MISC si vous avez payé plus de 600 $ à cette personne au cours de l’année. Il existe quelques exceptions, notamment l’utilisation du formulaire 1099-MISC pour déclarer tout montant de retenue de sauvegarde que vous avez payé à quelqu’un en vertu d’une ordonnance du tribunal.
Erreurs majeures dans les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC
Utiliser le mauvais formulaire
Avec deux formulaires parmi lesquels choisir pour les paiements aux non-employés et à d’autres particuliers, il est facile de se tromper. Par exemple, vous devez utiliser le formulaire 1099-NEC pour le paiement des honoraires d’avocat, mais le formulaire 1099-MISC pour le produit brut des avocats provenant de poursuites.
Les instructions pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC contiennent plus de détails ou vérifiez auprès de votre fiscaliste avant de remplir le formulaire.
Numéro d’identification fiscale incorrect ou manquant
L’IRS relie tous les formulaires fiscaux à l’identification du contribuable et pénalise les déclarants de déclarations de renseignements s’ils n’incluent pas une identification de contribuable correcte. Pour vérifier un numéro de contribuable, l’IRS dispose d’un service interactif de correspondance de TIN que vous pouvez utiliser si vous avez des questions. Vous devrez vous inscrire et il existe des tutoriels pour vous aider avec le service.
Si le numéro d’identification du contribuable est incorrect ou manquant, le contribuable peut être soumis à une retenue à la source. Dans ce cas, vous pouvez obtenir un avis de retenue de sauvegarde de l’IRS.
Utiliser un 1099-NEC au lieu d’un W-2
Les employés reçoivent un formulaire W-2 indiquant les montants que vous leur avez payés pour l’année pour les salaires, traitements, commissions et pourboires.
Note
Si vous ne savez pas si quelqu’un qui travaille pour vous devrait obtenir un W-2 ou un 1099-NEC, consultez cette brochure de l’IRS « Entrepreneur ou employé indépendant ? »
Autres erreurs courantes
Certaines de ces erreurs peuvent entraîner des sanctions de la part de l’IRS.
Utiliser un formulaire pour la mauvaise année
Utilisez le formulaire 1099-MISC pour l’année où les paiements ont été effectués, et non pour l’année où vous remplissez le formulaire. Par exemple, pour les paiements effectués en 2020, utilisez le formulaire 2020, même si vous remplissez le formulaire en 2021. Pour être sûr que vous utilisez le bon formulaire pour la bonne année, vérifiez que la date « 2020 » et le nom du formulaire sont les bons.
Utiliser un formulaire non approuvé
Vous ne pouvez pas télécharger le formulaire 1099-MISC, le copier et l’utiliser. Le rouge sur la copie A (la copie envoyée à l’IRS) est dans une encre spéciale qui ne peut pas être dupliquée avec un copieur couleur. Vous devez obtenir les formulaires approuvés auprès d’une entreprise de fournitures de bureau, de l’IRS ou d’un logiciel de préparation de déclarations de revenus d’entreprise.
Omission d’inclure un formulaire de transmission
Vous devez inclure une copie du formulaire IRS 1096, Récapitulatif annuel et transmission des déclarations de renseignements américaines pour chaque lot de formulaires 1099-MISC ou 1099-NEC que vous déposez sur papier auprès de l’IRS. Vous n’avez pas besoin du formulaire 1096 si vous produisez par voie électronique. Les destinataires n’ont pas besoin d’une copie de ce formulaire.
Faire des erreurs de formulaire
- Ne pas inclure les décimales et les centimes sur les montants
- Ne pas utiliser d’encre noire (ce qui rend les entrées trop claires)
- Faire des entrées trop grandes ou trop petites. L’IRS vous suggère d’utiliser 12 pt. Police de type Courier pour l’impression des formulaires 1099-MISC.
- Nom de l’employé mal formaté. Le prénom et l’initiale de l’employé sont placés dans la première case, le nom de famille de l’employé est placé dans la deuxième case et tout suffixe (comme « Jr. ») est placé dans la troisième case.
Pénalités de l’IRS pour les erreurs du formulaire 1099-MISC ou 1099-NEC
Certaines erreurs de formulaire sont faciles à corriger. Les autres erreurs ne le sont pas. Et le RS pénalise les déclarants pour certaines erreurs. Les montants des pénalités sont différents selon :
- La taille de l’entreprise (les grands employeurs s’exposent à des pénalités plus élevées)
- Le type d’échec
- Le retard du dépôt (sanctions plus élevées en cas de non-déclaration du tout ou pour « méconnaissance intentionnelle »)
Voici les erreurs de formulaire IRS qui entraînent des pénalités :
- Ne pas déposer à la date d’échéance
- Dépôt sur papier lorsqu’il est nécessaire de produire par voie électronique
- Ne pas déclarer un numéro de contribuable ou signaler un numéro de taxe incorrect
- Ne pas remplir un formulaire papier lisible par machine.
Vous pouvez également faire face à des sanctions liées à la remise de formulaires aux bénéficiaires :
- Si vous ne donnez pas de formulaire 1099 à quelqu’un qui devrait en obtenir un
- Si vous n’incluez pas toutes les informations requises sur votre entreprise en tant que payeur, ou
- Si les informations du formulaire sont incorrectes
Comment corriger les erreurs sur le formulaire 1099-MISC
Pour les formulaires papier.Si vous avez déposé un formulaire 1099-Misc auprès de l’IRS et que vous découvrez une erreur, corrigez-la dès que possible. Envoyez ensuite le formulaire corrigé (copie A) et le formulaire 1096 à l’IRS et fournissez une déclaration correcte au destinataire.
L’IRS dispose d’un tableau d’erreurs pour le dépôt de déclarations corrigées sur des formulaires papier (page 27) pour vous aider à corriger les différents types d’erreurs.
Note
Si vous envoyez des versions papier corrigées des formulaires 1099 à l’IRS, vous devez également inclure le résumé et le formulaire de transmission du formulaire 1096. Vous pouvez trouver l’adresse correcte de votre état dans les instructions générales de l’IRS pour certains formulaires d’informations.
Pour le dépôt électronique.Pour les erreurs sur les formulaires 1099-MISC déposés électroniquement, vous pouvez apporter des corrections à l’aide de formulaires papier, en utilisant le processus décrit ci-dessus si vous avez moins de 250 corrections.
Si l’erreur est un nom de contribuable ou un numéro d’identification incorrect, vous devez envoyer une lettre écrite à l’IRS pour corriger le formulaire.
