Qu’est-ce qu’un paiement Lockbox ?

Définition et exemple d’un paiement Lockbox

Supposons que vous receviez une facture de votre compagnie d’électricité. Il arrive par la poste avec un bordereau de versement. Vous remplissez le bordereau, joignez votre chèque et l’envoyez par la poste à une boîte postale d’une ville voisine.

Cette boîte postale est le coffre-fort de votre compagnie d’électricité. C’est un bon de commande spécial. boîte à laquelle les clients peuvent envoyer des paiements. La banque collecte ensuite ces paiements, dépose les espèces et informe l’entreprise des transactions.

Comment fonctionnent les paiements Lockbox

Une entreprise peut utiliser plusieurs coffres-forts, peut-être un dans chaque région du pays dans lequel elle exerce ses activités. Les paiements des clients peuvent être envoyés par courrier au coffre-fort le plus proche plutôt que dans tout le pays, ce qui réduit le temps de courrier et accélère l’accès de l’entreprise à ses fonds.

Lorsqu’un paiement arrive au coffre-fort, il est collecté par la banque, avec potentiellement de nombreux autres paiements, éventuellement jusqu’à plusieurs fois par jour. La banque peut scanner chaque bordereau de versement et chaque chèque, permettant à votre entreprise de recevoir les informations au format numérique. L’argent est déposé. Votre entreprise est informée du paiement sur le compte du client.

Une variante des paiements Lockbox

Certaines banques proposent des services de numérisation et de lockbox basés sur l’image. Les services basés sur l’image analysent tout ce qui est envoyé à votre coffre-fort afin que vous puissiez consulter les informations en ligne. Vous pouvez souvent voir des images de paiements reçus le jour même où ils atteignent le coffre-fort.

Les programmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) « lisent » tout et stockent électroniquement le résultat. Ces types de services automatisent la saisie des données et vous fournissent des informations clients et financières le jour même. Ils vous permettent de sauvegarder et d’analyser les données de votre lockbox de plusieurs manières différentes.

Avantages et inconvénients des paiements Lockbox

Avantages expliqués

• Les lockbox facilitent la réception des paiements :Verser un paiement dans une boîte postale est un moyen simple et facile pour un client d’envoyer un chèque de paiement ou de dépôt. Le paiement est effectué de manière fiable et les chèques sont rapidement compensés pour le prix d’un timbre. Les paiements Lockbox sont crédités sur le compte du client plus rapidement en raison de la fréquence à laquelle la banque collecte et dépose les paiements.
• Les paiements peuvent être collectés plus d’une fois par jour :Le courrier peut être livré à un emplacement de coffre-fort plusieurs fois par jour, au lieu de la visite une fois par jour à laquelle votre bureau est habitué. Cela offre plus de possibilités de capturer des paiements et d’effectuer des dépôts sur votre compte.
• Les paiements évitent les retards des livraisons USPS :Les paiements Lockbox réduisent le « courrier flottant », le temps entre l’envoi du chèque par un client et sa réception par votre entreprise. Cela peut vous aider à maximiser tout l’argent dont vous disposez.

Inconvénients expliqués

• Les coffres-forts sont encore moins efficaces que les paiements électroniques :Même s’ils accélèrent le temps de traitement, réduisent le courrier flottant et offrent un accès plus rapide aux fonds, les paiements lockbox présentent néanmoins certains inconvénients. Ils sont plus rapides que l’acceptation des chèques au bureau, mais ils restent plus lents que les autres moyens de transfert électroniques. Les paiements doivent toujours transiter par la poste. Ils doivent encore être traités avant d’être disponibles pour les comptes clients.
• Les paiements peuvent être vulnérables aux risques de sécurité :Il existe un certain risque de sécurité lié à l’utilisation des paiements lockbox. Il existe un risque de fraude si votre banque s’appuie sur la saisie manuelle des données pour traiter les paiements sécurisés, que ce soit de la part d’un employé de banque sans scrupules, d’un entrepreneur offshore ou d’un client qui écrit un chèque frauduleux. Et le volume élevé de chèques traités signifie qu’il existe une marge d’erreur.
• Certains traitements pratiques sont encore nécessaires :Les paiements Lockbox ne sont pas automatiquement liés à votre système comptable. Le personnel du back-office doit toujours rapprocher les paiements avec les comptes clients.