Qu’est-ce qu’un livre auxiliaire ?

Un grand livre subsidiaire, ou grand livre secondaire, suit les détails de types spécifiques de transactions et ce qui se passe dans des catégories spécifiques du plan comptable d’une entreprise. Ils sont totalisés et cette somme informe le grand livre général.

Même si le grand livre général peut suffire à la gestion financière quotidienne, les grands livres auxiliaires détaillés sont des éléments cruciaux d’une comptabilité précise, en particulier pour les entreprises ayant un volume de ventes important. Les sous-livres aident à segmenter les données et les transactions en catégories gérables, qui peuvent être analysées individuellement. Ci-dessous, nous approfondirons le fonctionnement des sous-livres.

Définition et exemples de sous-livres

Un grand livre auxiliaire contient les détails des transactions dans différentes catégories du plan comptable d’une entreprise. Ces transactions détaillées déterminent un total du grand livre subsidiaire, qui est ensuite transmis au grand livre général pour fournir un aperçu financier plus large d’une entreprise.

• Nom alternatif: grand livre auxiliaire

Les différents types de comptes et les livres auxiliaires nécessaires sont déterminés par l’activité et le produit. Par exemple, de nombreux types d’entreprises ont des comptes clients (AR) et/ou des comptes créditeurs (AP) sur leur plan comptable. Les deux exigent que les livres auxiliaires enregistrent les détails des transactions des clients afin de suivre les flux d’argent entrant et sortant de l’entreprise à crédit.

Comment fonctionnent les sous-livres

Bien qu’une entreprise puisse se tourner vers un grand livre général pour obtenir un aperçu financier de base, les détails des grands livres auxiliaires sont importants lorsqu’il s’agit d’analyser toutes les transactions dans une catégorie particulière. En segmentant différents types de transactions, les comptables, les analystes et les auditeurs peuvent obtenir une image plus précise de domaines d’activité spécifiques.

Seules les catégories comportant plusieurs transactions nécessitent un grand livre distinct pour enregistrer les détails. Lorsqu’il s’agit de comptes clients, par exemple, il est important que chaque transaction soit enregistrée afin de suivre l’argent dû pour les services rendus ou les produits vendus à crédit. Le grand livre auxiliaire doit inclure :

• La date de l’opération
• Le prix des services rendus ou des produits vendus
• Gesundmd dû en cas de paiement partiel
• Le nom du client
• Les délais de paiement, qui sont généralement de 30, 60 ou 90 jours
• Toutes les notes relatives à la transaction

Ces informations doivent être enregistrées pour chaque transaction. À la fin de la période comptable, le sous-total du grand livre auxiliaire des comptes clients est mis à jour dans le grand livre général, afin d’obtenir un aperçu précis du montant des liquidités dues à l’entreprise. Ce processus permet au grand livre général de rester rationalisé sans trop de détails compliqués, mais ces détails enregistrés font toujours partie de l’historique comptable de l’entreprise.

À mesure qu’une entreprise se développe, des individus ou des départements entiers se consacrent souvent à la surveillance, à la maintenance et à l’analyse des livres auxiliaires tels que les comptes clients. Les livres auxiliaires importants peuvent souvent devenir leur propre écosystème, constituant une base importante pour le grand livre général d’une entreprise ainsi que pour des rapports financiers plus importants.

Types de livres auxiliaires

Les entreprises privées peuvent choisir comment structurer leur plan comptable et ensuite décider quels livres auxiliaires sont importants à inclure. Par exemple, un restaurant aura des besoins comptables très différents de ceux d’un promoteur immobilier. Les types courants de livres auxiliaires comprennent :

• Comptes à payer: Ce grand livre auxiliaire détaille ce que l’entreprise doit aux fournisseurs, vendeurs ou entrepreneurs, ainsi que le montant dû, les conditions de paiement et la date d’échéance.
• Comptes débiteurs: Ce grand livre auxiliaire détaille les transactions entre l’entreprise et ses clients afin de suivre le montant dû à la première. Dans les grandes entreprises, il peut y avoir un service dédié à la gestion de ce grand livre auxiliaire et à la collecte de l’argent à temps.
• Immobilisations: Les immobilisations détenues par une entreprise peuvent être bien plus compliquées qu’un simple reçu d’achat. Cet important livre auxiliaire détaille des éléments tels que l’amortissement, l’amortissement cumulé, la durée d’utilité, le coût historique, la perte ou le gain non réalisé et réalisé, ainsi que toutes les autres informations relatives aux actifs corporels à long terme détenus par une entreprise.
• Inventaire: Un compte subsidiaire de stock détaille toutes les informations sur les stocks détenus par une entreprise, y compris les matières premières, les fournisseurs privilégiés, la conversion en stock fini, le mouvement et l’emplacement des stocks, les retenues des clients et les rapports de dommages.
• Paie: Ce registre secondaire catégorise toutes les informations et transactions liées au paiement des employés, y compris les salaires, les pourboires, les charges sociales et les avantages sociaux.
• Recherche et développement (R&D): La R&D est un poste secondaire important pour les entreprises de toute taille. Même les plus petites entreprises peuvent avoir besoin d’enregistrer plusieurs transactions liées à la recherche de produits, au développement commercial ou à la courtisation des investisseurs.