Définition et exemples de comptes créditeurs
Les comptes créditeurs comprennent les dettes dues aux fournisseurs, aux entreprises et à tout autre tiers. Il s’agit essentiellement du montant total des dépenses impayées liées à la réalisation de transactions interentreprises. Ces dettes comprennent les frais liés à l’achat de produits et services non encore payés. Par exemple, le stock qu’un fabricant a fourni mais pour lequel il n’a pas reçu de paiement serait inclus dans les comptes créditeurs.
Pour que les fournisseurs reçoivent le paiement, ils fournissent généralement une facture avec les détails de l’achat afin de recouvrer les fonds dus. La facture est basée sur les informations fournies sur le bon de commande (PO) original. Une fois que la facture est reçue par une entreprise, elle est ajoutée à la section du passif de la feuille Gesundmd en tant que facture sous les comptes créditeurs. De nombreuses entreprises disposent d’un service pour gérer le processus des comptes créditeurs. Ces employés sont chargés de traiter les factures et de s’assurer que les paiements dus à d’autres entreprises sont exacts et payés en temps opportun.
Note
Les petites entreprises ne disposant pas d’un tel service peuvent confier des tâches de comptabilité fournisseurs à un employé administratif ou à un comptable contractuel, ou peuvent utiliser un logiciel de comptabilité fournisseur ou des services d’automatisation.
Comment fonctionnent les comptes créditeurs
Pour comprendre le fonctionnement des comptes créditeurs, vous devrez comprendre chaque partie du cycle des comptes créditeurs :
- Catégoriser les données dans le plan comptable
- Inclure les informations d’achat du fournisseur dans les comptes créditeurs
- Comprendre les conditions et méthodes de paiement
- Vérifier l’exactitude des factures
- Traiter les paiements
- Enregistrer les informations de paiement dans le grand livre général
Le processus commence par un rapport appelé plan comptable. Ce rapport comprend toutes les transactions de l’entreprise, y compris les comptes créditeurs, et maintient le processus organisé en les catégorisant. Le plan comptable peut être créé avec un logiciel comptable ou peut être créé manuellement à l’aide d’un tableur.
Après avoir suivi toutes les informations pertinentes concernant les transactions de l’entreprise, vous souhaiterez vous concentrer spécifiquement sur les comptes créditeurs. C’est ici que vous devez inclure des informations sur les achats effectués auprès de vendeurs, de fournisseurs ou d’autres entreprises à qui vous devez des paiements. Vous souhaiterez inclure toutes les informations pertinentes, telles que les numéros de facture, les conditions de paiement, les descriptions de produits, les dates d’échéance, les e-mails, les adresses et autres informations de contact. Ici, vous vous assurerez également que les conditions et méthodes de paiement figurant sur chaque facture sont comprises.
Note
Pour éviter de devoir payer des intérêts, assurez-vous que les paiements sont traités dans les délais indiqués par le fournisseur dans les conditions de paiement. Par exemple, si un fournisseur inclut 30 termes nets sur sa facture, cela signifie que le paiement doit être reçu dans les 30 jours suivant la date de facture.
Une fois toutes les données pertinentes collectées, vous devrez confirmer le numéro de bon de commande. Assurez-vous que la facture est exacte et correspond aux produits et services reçus. Si les informations figurant sur la facture ne correspondent pas aux produits, services ou à toute autre information contenue dans le système de l’entreprise, la facture peut être renvoyée au fournisseur ou mise en attente jusqu’à sa résolution. Lorsque toutes les factures seront jugées exactes et correctes, vous devrez commencer à traiter les paiements.
Les paiements peuvent être traités par dépôt direct, chèque, virement bancaire, carte de crédit ou en utilisant un logiciel de comptabilité. Une fois les paiements traités, ils doivent être enregistrés dans le grand livre général ou dans un journal pour montrer que le paiement a été effectué.
Types de dettes des comptes créditeurs
Les comptes créditeurs font généralement référence aux paiements dus à des fournisseurs externes, bien que leur signification puisse être interprétée différemment selon les secteurs. Les entreprises peuvent classer leurs dépenses en fonction de leurs objectifs au sein de l’entreprise.
Par exemple, une entreprise peut inclure le salaire d’un travailleur contractuel dans les dépenses d’exploitation s’il est considéré comme une dépense quotidienne nécessaire au fonctionnement de l’entreprise, tandis qu’une autre peut l’inscrire dans les comptes créditeurs s’il est simplement considéré comme un paiement à un tiers.
Lorsque l’on considère toutes les transactions que votre entreprise effectue avec d’autres entreprises et des tiers, les types de dettes qui peuvent être répertoriés sous les comptes créditeurs peuvent inclure les paiements dus pour des produits et services, tels que :
- Inventaire
- Matériel de production
- Services d’entretien et de réparation
- Factures de transport
- Frais de déplacement
- Achat de factures de carte
- Achats récents d’immobilisations
- Frais juridiques
- Honoraires de consultation
- Honoraires d’experts en projets spéciaux
Note
Le suivi des dépenses des comptes créditeurs peut aider les entreprises à éviter de payer des intérêts supplémentaires, à maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et à donner un aperçu de leur situation financière globale et de leurs flux de trésorerie.
Points clés à retenir
- Les comptes créditeurs font référence aux dettes qu’une entreprise doit à des fournisseurs ou à d’autres tiers qui n’ont pas encore été payées. Il est répertorié comme passif actuel sur la feuille Gesundmd.
- Les factures sont couramment utilisées pour les comptes créditeurs afin de montrer des produits ou des services fournis par un tiers. Les factures contiennent des détails importants, tels que le coût, les conditions de paiement, le numéro de bon de commande, les services ou produits fournis et les coordonnées.
- Les types de transactions enregistrées comme comptes créditeurs comprennent les factures telles que les achats de stocks, les matériaux de production, les services fournis pour l’entretien et les réparations et les frais de déplacement.
