Qu’est-ce que le formulaire SS-4 ?

Le formulaire SS-4 est utilisé par les petites entreprises pour demander un numéro d’identification fiscale/numéro d’identification d’employeur (EIN) auprès de l’IRS. Le formulaire est utilisé pour l’identification des employeurs, mais le numéro est également requis à d’autres fins juridiques. Vous devrez probablement fournir un EIN pour ouvrir un compte bancaire professionnel, ainsi que pour les demandes de prêt et pour accepter les cartes de débit et de crédit.

Il n’y a aucun frais pour demander un numéro d’identification d’employeur auprès de l’IRS.

Qu’est-ce que le formulaire SS-4 ?

Le formulaire SS-4 est une demande adressée à l’IRS pour attribuer un EIN à votre entreprise. L’EIN est composé de neuf chiffres, semblable à un numéro de sécurité sociale pour les particuliers mais attribué aux entreprises. La soumission du formulaire SS-4 établit un compte fiscal pour votre taxe professionnelle auprès de l’IRS.

Qui utilise le formulaire SS-4 ?

Les sociétés, les partenariats, les successions et les fiducies peuvent utiliser le formulaire SS-4 pour demander un compte de taxe professionnelle et un EIN. Les propriétaires individuels n’ont généralement pas besoin d’EIN car ils déposent leurs déclarations de revenus sous leur numéro de sécurité sociale, mais ils peuvent en demander un s’ils le souhaitent.

Vous devrez peut-être également soumettre à nouveau un formulaire SS-4 si vous aviez déjà un EIN, mais que la structure organisationnelle ou la propriété de votre entreprise a changé.

Où obtenir le formulaire SS-4

L’IRS fournit le formulaire SS-4 en ligne. Vous pouvez le télécharger, l’imprimer pour le compléter à la main, ou le remplir en ligne puis l’imprimer. L’IRS propose également une application en ligne, mais celle-ci expire si vous faites une pause et ne continuez pas à saisir des données pendant un certain temps.

Comment remplir le formulaire SS-4

Vous aurez besoin de quelques informations à portée de main pour commencer :

• Le nom légal de votre entreprise, son DBA/nom fictif et son adresse
• L’entité commerciale juridique que vous allez créer, telle qu’une société, un partenariat, une entreprise individuelle ou une LLC.
• Que votre LLC soit à un ou plusieurs membres, s’il s’agit de l’entité que vous avez choisie
• Informations sur votre partie responsable
• Une estimation du nombre d’employés que vous aurez et du montant que vous prévoyez de leur payer chaque année

Vous pouvez maintenant passer aux différentes lignes du formulaire.

Ligne 1 : Nom légal de l’entité

Il s’agit du nom de l’entreprise auquel chaque transaction et chaque enregistrement seront liés, alors assurez-vous qu’il est absolument correct. Entrez votre propre nom, pas le nom de l’entreprise, si vous êtes un propriétaire unique et que vous demandez un EIN. Entrez le nom de l’entreprise exactement tel qu’il apparaît sur l’enregistrement de votre entreprise auprès de votre État si vous êtes une société, une société de personnes ou une LLC.

Ligne 2 : Nom commercial de l’entreprise

Utilisez le « DBA » ou le nom fictif sous lequel vous exploiterez l’entreprise. Par exemple, sa dénomination sociale peut être Smith and Smith, LLC, mais son nom commercial peut être « Smith Accounting Services ». Votre nom commercial est ce qui apparaît sur vos panneaux et autres éléments que les clients verront.

Ligne 3 : Nom de l’exécuteur testamentaire, de l’administrateur, du fiduciaire

Utilisez le prénom, le deuxième prénom et le nom complet de la personne qui sera en charge de toutes les questions juridiques de votre entreprise. Il doit s’agir de votre « dirigeant principal, associé commandité, concédant, propriétaire ou fiduciaire », selon l’IRS.

Il s’agit généralement de la même personne indiquée sur la ligne 7a et de l’agent enregistré d’une LLC ou d’une société. Incluez le numéro de sécurité sociale, l’ITIN ou l’EIN de cette personne ou entité.

Lignes 4a, 4b, 5a, 5b et 6

Ces lignes concernent l’adresse postale de votre entreprise, l’adresse postale ainsi que le comté et l’État où se trouve votre entreprise principale. Laissez les lignes 5a et 5b vides si votre adresse postale et votre adresse postale sont les mêmes. La ligne 6 est destinée à l’emplacement physique de votre entreprise.

Ligne 7a : Partie responsable

Il s’agit de la personne qui contrôlera, gérera ou dirigera l’entreprise, ses revenus et ses actifs. Selon l’IRS, il s’agit du « dirigeant principal, du commandité, du concédant, du propriétaire ou du fiduciaire ».

Lignes 8a, 8b et 8c

Ces éléments sont importants si vous créez une LLC. Vous devez fournir des informations à la ligne 8b, « Nombre de membres » et à la ligne 8c, « Organisé aux États-Unis » si vous répondez « oui » à la ligne 8a.

Ligne 9a

Désignez ici votre type d’entité commerciale. C’est relativement simple, sauf si vous avez une société à responsabilité limitée. Vous devrez faire quelques distinctions si vous possédez une SARL :

• Vous êtes considéré par l’IRS comme une « entité ignorée » si vous êtes une LLC à membre unique.
• Vous seriez généralement imposé en tant que société de personnes si votre entreprise est une SARL à plusieurs membres. Cochez « Partenariat » à la ligne 9a si vous souhaitez que votre LLC à plusieurs membres soit imposée de cette façon.
• Sélectionnez l’option « société » si vous souhaitez que votre société à responsabilité limitée soit imposée comme une société.

Ligne 9b

C’est pour les entreprises. Il vous demande de nommer l’État ou le pays dans lequel vous êtes constitué.

Ligne 10

Vérifiez la raison pour laquelle vous demandez un EIN. Par exemple, vous cocherez « Créer une nouvelle entreprise » si tel est le cas et fournirez une très brève description de votre entreprise. Vous n’avez pas besoin d’entrer dans beaucoup de détails.

Ligne 11 : Date de début de l’activité

Vous pouvez choisir n’importe quelle date raisonnable, comme le jour où vous avez réellement ouvert vos portes et commencé à servir les clients. Inscrivez la date à laquelle vous avez été propriétaire de l’entreprise pour la première fois ou la date à laquelle vous l’avez possédée comme type d’entreprise que vous avez cité à la ligne 9a si l’entreprise existe déjà.

La date de début est importante si vous commencez vers la fin de votre exercice.

Ligne 12 : Mois de clôture de l’exercice comptable

Sélectionnez votre exercice fiscal (financier) en désignant le mois de clôture. Il s’agirait du 31 décembre pour les entreprises fonctionnant en entreprise individuelle, mais il peut y avoir d’autres raisons de choisir une date différente.

Ligne 13

Cette ligne vous demande de sélectionner le nombre le plus élevé d’employés que vous prévoyez d’embaucher au cours des 12 premiers mois. Mettez le numéro sous « Autre », sauf si vous exploitez une ferme ou si vous embauchez une aide ménagère.

Ligne 14

Déterminez si vous êtes susceptible de devoir payer moins de 1 000 $ d’impôt sur le travail pour la sécurité sociale, l’assurance-maladie, la retenue d’impôt sur le revenu des employés et les impôts sur le chômage. Cochez « non » si vous n’avez aucun employé ou si vous paierez moins de 4 000 $ de salaire à tous les employés au cours de l’année. Parlez à votre conseiller fiscal si vous n’êtes pas sûr.

Ligne 15

Remplissez cet élément si vous avez des employés. Entrez la date estimée de votre première paie.

Ligne 16

Entrez la classification d’entreprise qui correspond le mieux à votre type d’entreprise, ou entrez « Autre » et précisez de quoi il s’agit. Les instructions du formulaire SS-4 incluent des définitions détaillées de ces catégories pour vous aider.

Ligne 17

Fournissez plus d’informations sur les types de produits ou de services que vous vendrez ou fournirez. Par exemple, vous pouvez ajouter « cabinet dentaire » si vous avez coché « soins de santé » ou ajouter « café » si vous avez coché « vente au détail ».

Ligne 18

Indiquez si votre entreprise a déjà demandé ou reçu un EIN sous le nom légal que vous avez donné à la ligne 1. Vous pouvez inclure le nom et l’adresse d’un « tiers désigné » pour recevoir votre EIN et vous représenter. Vous souhaiterez peut-être que votre avocat remplisse cette fonction.

Enfin, signez le formulaire en précisant que vous déclarez que la demande est « vraie, correcte et complète ». Vous recevrez immédiatement votre EIN si vous avez rempli le formulaire SS-4 en ligne ou par téléphone.

Le formulaire SS-4 peut-il être déposé par voie électronique ?

Vous pouvez postuler en ligne, par téléphone, par courrier ou par fax, mais vous ne pouvez pas déposer le formulaire SS-4 par voie électronique.

Où envoyer le formulaire SS-4

L’envoi du formulaire SS-4 à la bonne adresse IRS dépend du fait que vous ayez un bureau principal, une agence principale ou une résidence légale aux États-Unis. L’IRS fournit les adresses applicables sur son site Web.

Un mot d’avertissement concernant le formulaire SS-4

Cet article est destiné à fournir des lignes directrices générales aux nouveaux propriétaires d’entreprise. Le formulaire SS-4 est compliqué et il n’est pas destiné à fournir des conseils juridiques ou fiscaux ni à vous donner des détails sur la façon de remplir le formulaire.

Chaque situation commerciale est différente et votre fiscaliste peut avoir des instructions spécifiques à vous donner. Veuillez consulter votre avocat ou CPA pour vous assurer que vous êtes en conformité avec les lois fiscales et que vous bénéficiez du meilleur avantage fiscal pour votre situation spécifique.