Le formulaire IRS W-3 est un formulaire fiscal de transmission récapitulatif qui doit être déposé auprès des agences fédérales, ainsi que les formulaires annuels de salaire et d’impôt pour les employés. Un formulaire distinct est utilisé pour les entrepreneurs indépendants et autres non-employés.
Les formulaires W-3 compilent en un seul document toutes les informations contenues dans les formulaires W-2 que vous remettez à vos employés. Vous utiliserez le formulaire 1096 pour résumer les informations sur tous les formulaires 1099-MISC que vous remettez aux non-employés.
Qu’est-ce que le formulaire W-3 ?
Le formulaire W-3 totalise les données de tous les formulaires W-2 fournis pour tous vos employés. L’IRS et la Social Security Administration utilisent ces informations pour suivre la paie des employés, y compris les salaires, les commissions et les pourboires, ainsi que les retenues fédérales sur leur salaire.
Qui utilise le formulaire W-3 ?
Toutes les entreprises qui paient des employés doivent déposer le formulaire W-3, et celles qui paient des entrepreneurs indépendants doivent déposer le formulaire 1096.
Où obtenir le formulaire W-3
Bien que l’IRS propose de nombreux formulaires interactifs sur son site Web, le formulaire W-3 n’en fait pas partie. Cependant, vous pouvez le télécharger sur IRS.gov ou demander à l’IRS de vous envoyer les formulaires par courrier.
Note
Vous pouvez également créer et remplir des formulaires W-3 sur le site Web de la SSA.
Comment remplir le formulaire W-3
Le formulaire W-3 reflète les informations du formulaire W-2 pour les cases 1 à 19. Additionnez les informations de tous les formulaires W-2 et saisissez-les dans les cases correspondantes correctes. Par exemple, totalisez les informations de la case 1 pour les salaires, pourboires et autres rémunérations de tous les formulaires W-2 de vos employés, puis transférez le numéro dans la case 1 du formulaire W-3.
Note
Vous devez également inclure des informations sur le type de payeur et le type d’employeur.
Formulaire 1096 pour les non-employés
Ce formulaire est ce que l’IRS appelle un « rapport de compilation » car il totalise toutes les informations de tous les formulaires 1099-MISC que vous avez distribués aux non-employés. Le formulaire 1096 est un peu plus compliqué que le W-3. Chaque type de formulaire 1099 doit avoir son propre formulaire 1096.
Totalisez toutes les informations dans les cases 1 à 5 du 1099-MISC pour tous les non-employés. Vous devez également cocher la case correspondant au type de formulaire correct, tel que le formulaire 1099-MISC.
Le formulaire W-3 peut-il être déposé par voie électronique ?
La loi fiscale exige que les employeurs qui disposent de 250 exemplaires ou plus du même rapport, tels que les formulaires W-2 ou 1099-MISC, doivent produire leurs déclarations de renseignements en ligne. Vous pouvez le faire via les services aux entreprises en ligne du SSA. Vous devez d’abord vous inscrire sur le site.
Note
Vous devez déposer en ligne si vous avez 100 rapports ou plus de chaque type à partir de 2021, et vous devez déposer en ligne si vous avez 10 rapports ou plus d’un même type à partir de 2022.
Le nombre de formulaires nécessaires pour obliger les entreprises à déposer leur déclaration en ligne diminue.
Où envoyer le formulaire W-3
Soumettez les formulaires papier W-2 et W-3 à la Social Security Administration (SSA) à Social Security Administration, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Soumettez le formulaire 1096 et les formulaires 1099-MISC à l’IRS. L’adresse postale correcte pour transmettre ce formulaire à l’IRS dépend de votre état. L’IRS fournit une répartition des adresses par État sur son site Web.
Note
Faites une copie du formulaire W-3 et conservez-la avec la copie D de tous les formulaires W-2 que vous envoyez à l’Administration de la sécurité sociale.
Comment déposer le formulaire W-3
Le SSA autorise à la fois le dépôt papier et le dépôt électronique, mais vous ne devez remplir un formulaire de transmission W-3 que si vous déposez une copie papier des formulaires. Incluez la copie A du W-3 avec tous les formulaires W-2 lorsque vous déposez le formulaire.
La SSA a des exigences spécifiques pour ces deux options en fonction du nombre de W-2 fournis par votre entreprise.
| Dates d’échéance pour les formulaires W-2, W-3, 1099-MISC et 1906 | ||
|---|---|---|
| Formulaire | À | Deux rendez-vous |
| W-2 | Employés | 31 janvier de l’année qui suit l’année d’imposition |
| W-3 | Administrateur de la sécurité sociale. | 31 janvier de l’année qui suit l’année d’imposition |
| 1099-MISC | Non-employés | 31 janvier de l’année qui suit l’année d’imposition |
| 1096 | IRS | 28 février de l’année suivant l’année d’imposition |
Ces rapports sont dus l’année qui suit l’année fiscale. Par exemple, les W-3 et W-2 sont dus le 31 janvier 2020 si vous déclarez la paie des employés pour 2019. Vous pouvez demander une prolongation de 30 jours si vous avez besoin de plus de temps.
Vérifiez la date sur le formulaire que vous utilisez. Il doit s’agir de la date de l’année d’imposition pour laquelle vous faites votre déclaration, et non de la date de l’année où vous remplissez le formulaire.
Note
Les dates d’échéance peuvent changer d’année en année si la date d’échéance tombe un week-end ou un jour férié, mais seulement d’un jour ou deux.
Erreurs sur les formulaires W-3 et 1096
Vous devez déposer le formulaire W-2c si vous faites une erreur sur le formulaire W-2 d’un employé. Vous devez également déposer un formulaire W-3c corrigeant les totaux si l’erreur affecte le résumé W-3.
Vous pouvez corriger l’erreur en déposant un formulaire corrigé désigné par un X dans la case appropriée si vous faites une erreur sur le formulaire 1099 qui affecte le formulaire 1096.
Points clés à retenir
- Le formulaire IRS W-3 résume et totalise toutes les informations que vous avez déclarées sur les formulaires W-2 de vos employés. Il s’agit d’un formulaire de « transmission sommaire ».
- Les entreprises qui paient des entrepreneurs indépendants doivent plutôt compiler et déclarer leurs paiements sur le formulaire 1099-MISC sur le formulaire 1096.
- Les formulaires W-2 et W-3 sont soumis à la Social Security Administration, et non à l’IRS.
- Le dépôt électronique de ces formulaires est requis si vous disposez de 100 formulaires W-2 ou plus à partir de 2021, et ce nombre tombera à 10 en 2022.
REMARQUE : Les lois fiscales changent périodiquement. Consultez un fiscaliste pour obtenir les conseils les plus récents. Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux et ne remplacent pas des conseils fiscaux.
