Le formulaire IRS SS-8 est utilisé pour demander à l’Internal Revenue Service de déterminer si un ou plusieurs de vos travailleurs doivent être classés comme employés ou entrepreneurs indépendants. Cela peut être un processus délicat, et l’IRS sera heureux de le découvrir pour vous si vous déposez simplement le formulaire SS-8.
L’IRS utilise un ensemble de règles qui mesurent les preuves de contrôle et d’indépendance dans trois catégories : comportementale, financière et type de relation. Un travailleur ou un employeur peut déposer le formulaire SS-8 et recevoir une décision sur cette question de l’IRS.
Qu’est-ce que le formulaire SS-8 ?
Les informations que vous fournissez à l’IRS sur le formulaire SS-8 sont utilisées pour différencier les entrepreneurs indépendants des employés.
Note
Les entrepreneurs indépendants fournissent des services à plus d’une entreprise et sont considérés comme des travailleurs indépendants. Les employés effectuent également des services pour votre entreprise, mais vous contrôlez ce qui sera fait et comment le travailleur le fera.
Les entreprises doivent retenir l’impôt sur le revenu, l’impôt sur la sécurité sociale et l’impôt Medicare sur le salaire d’un employé, et elles doivent égaler les cotisations de l’employé à la sécurité sociale et à l’assurance-maladie. Ils n’ont pas à retenir les paiements versés aux entrepreneurs indépendants parce que ces personnes travaillent à leur compte.
You can be liable for these employment taxes for these individuals if your business classifies an employee as an independent contractor and you don’t withhold and match them.
Note
Une mauvaise classification se produit généralement lorsque les travailleurs sont classés comme entrepreneurs indépendants, alors qu’ils sont en réalité considérés comme des employés.
Le formulaire SS-8 demande en fait à l’IRS si vous devez retenir les impôts sur les paiements versés à certains travailleurs parce qu’ils sont des employés.
Qui utilise le formulaire SS-8 ?
Les propriétaires d’entreprise doivent utiliser le formulaire SS-8 pour demander une détermination, mais ils ne peuvent le faire que pour résoudre des questions fiscales fédérales. Vous ne pouvez pas demander une détermination pour des transactions proposées ou des situations hypothétiques.
Où obtenir le formulaire SS-8
Le formulaire SS-8 est disponible en ligne sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez le remplir en ligne et l’imprimer, ou vous pouvez en télécharger une copie.
Comment remplir le formulaire SS-8
Les domaines clés utilisés pour déterminer le statut de travailleur sont le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation, et le formulaire est divisé en sections pour traiter chaque domaine. Chaque section couvre une liste de questions spécifiques auxquelles vous devez répondre, telles que :
- Comment le travailleur a-t-il postulé pour le poste ? Était-ce par offre, candidature, agence de placement ou autre ?
- Décrivez le travail effectué par le travailleur.
- Expliquez pourquoi vous pensez que le travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant.
- Joignez une copie de tout accord écrit que vous avez avec le travailleur.
- Décrire les tâches à accomplir.
- Expliquer la routine quotidienne du travailleur.
- Qui fournit les fournitures et le matériel du travailleur ?
- Qui fournit les équipements loués utilisés pour effectuer les services ?
- Les dépenses du travailleur sont-elles remboursées ?
- Citez le type de rémunération reçue par le travailleur. S’agit-il d’un salaire, d’une commission, d’un salaire horaire, d’un travail à la pièce ou d’une somme forfaitaire ?
- Payez-vous selon un horaire régulier ou le travailleur vous facture-t-il les services rendus ?
- Offrez-vous des avantages sociaux au travailleur, tels que des congés payés, des indemnités de maladie, des pensions, des primes ou une assurance ?
- Avez-vous un accord de non-concurrence avec le travailleur ?
- Le travailleur est-il syndiqué ?
- Comment présentez-vous le travailleur à vos clients ?
Le formulaire SS-8 peut-il être déposé par voie électronique ?
Le formulaire SS-8 doit être envoyé par courrier à l’IRS. Il ne peut pas être transmis par voie électronique ou par télécopieur, et vous devez soumettre le formulaire original et non une copie.
Où envoyer le formulaire SS-8
Signez le formulaire SS-8 complété et envoyez-le à :
Service du revenu interne
Déterminations SS-8
Boîte postale 630, arrêt 631
Holtsville NY 11742-0630
Avantages du formulaire SS-8
L’IRS commencera à étudier la situation lorsqu’il recevra votre demande et pourra vous contacter ou contacter le travailleur pour obtenir des informations supplémentaires. L’ensemble du processus peut prendre jusqu’à six mois. L’IRS émettra soit une lettre de détermination lorsqu’il aura pris une décision, soit une lettre d’information.
Note
Une lettre de détermination lie l’IRS. Une lettre d’information est simplement consultative et non contraignante.
Options de secours
L’IRS a mis en place une procédure en vertu de l’article 530 de l’Internal Revenue Code s’il détermine que vous auriez dû traiter un travailleur comme un employé plutôt que comme un entrepreneur indépendant et vous pénalise si vous ne le faites pas. Il comprend trois critères d’exonération du remboursement des impôts sur le travail :
- Cohérence des rapports
- Cohérence substantielle
- Base raisonnable
La réparation en vertu de l’article 530 est un processus distinct d’une détermination SS-8.
L’IRS propose également un programme connu sous le nom de Voluntary Classification Settlement Program (VCSP). Il donne aux entreprises la possibilité de reclasser leurs travailleurs en tant qu’employés avec un allègement partiel des taxes fédérales sur l’emploi. L’entreprise doit répondre à certaines conditions d’éligibilité. Il doit déposer une demande et conclure un accord de clôture avec l’IRS.
Points clés à retenir
- Le formulaire IRS SS-8 est une demande adressée à l’IRS pour déterminer si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant.
- Classer un travailleur comme entrepreneur indépendant peut être bénéfique pour les entreprises car elles n’ont pas à payer d’impôts sur l’emploi pour ce type de travailleur, mais une mauvaise classification est contraire aux règles de l’IRS.
- Des sanctions financières peuvent s’appliquer si une entreprise classe un employé comme entrepreneur indépendant et évite ainsi de payer des impôts sur l’emploi.
- L’IRS examinera la situation après avoir reçu le formulaire SS-8 et prendra la décision pour les entreprises afin qu’elles n’aient pas à risquer de prendre la mauvaise décision.
