Qu’est-ce que le formulaire IRS 945 ?

Comment fonctionne le formulaire 945 ?

Le formulaire IRS 945 est une déclaration annuelle qui résume tous les impôts fédéraux sur le revenu que vous avez retenus en vertu des exigences de retenue de sauvegarde des non-employés.

Le formulaire 945 concerne uniquement ce que l’IRS appelle les « paiements hors salaire ». Ce formulaire est couramment utilisé pour les paiements à certains entrepreneurs indépendants, ainsi que pour les pensions admissibles, les bénéfices de jeu, ainsi que les retraites et salaires militaires. Le formulaire 945 est un formulaire récapitulatif montrant tous les différents paiements non salariaux que vous avez effectués.

De manière générale, vous ne devez retenir les paiements aux entrepreneurs indépendants que si l’entrepreneur ne vous donne pas de numéro d’identification fiscale (NIF), si le NIF qu’il vous donne est incorrect ou si vous recevez un avis de l’IRS vous informant que vous devez retenir les impôts.

Qui utilise le formulaire 945 ?

Les employeurs utilisent le formulaire 945. Cependant, le formulaire n’est pas réservé uniquement aux paiements aux entrepreneurs indépendants. Il existe également d’autres types de paiements que votre entreprise pourrait effectuer et qui sont soumis à une retenue à la source et vous obligeraient à retenir l’impôt sur le revenu et à déclarer ces impôts à l’IRS sur le formulaire 945. L’IRS appelle cela « retenue d’impôt sur le revenu hors salaire ». Vous utiliserez le formulaire 945 si vous effectuez des paiements pour :

• Retraites
• Gains de jeu qui ne sont pas soumis à une retenue de jeu régulière
• Bénéfices des jeux indiens
• Retraite militaire
• Retenue volontaire sur certains paiements gouvernementaux

Le formulaire 945 correspond essentiellement à tous les paiements effectués et déclarés sur l’un des différents formulaires 1099, notamment 1099-MISC, 1099-NEC ou sur le formulaire W-2G.

Où obtenir le formulaire 945

Le formulaire 945 est disponible sur le site Web de l’IRS. C’est interactif, vous pouvez donc le remplir en ligne et l’imprimer.

Comment remplir le formulaire 945

Les informations que vous devez déclarer sur le formulaire 945 comprennent :

• Tous les impôts fédéraux sur le revenu retenus sur toutes les personnes physiques soumises à la retenue à la source
• Retenue de sauvegarde
• Total des dépôts effectués au cours de l’année
• Solde dû ou trop-payé

Le formulaire 945 peut-il être déposé par voie électronique ?

Vous pouvez déposer le formulaire 945 à l’aide du système de fichiers électroniques de l’IRS et effectuer des retenues de secours à l’IRS par voie électronique à l’aide du système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS).

Où envoyer le formulaire 945

Les adresses d’envoi du formulaire par courrier ordinaire dépendent de votre état, si vous êtes une organisation exonérée et si vous effectuez également un paiement. L’IRS publie une liste des adresses sur son site Web, ventilées par État et par ces autres facteurs.

Exigences pour le formulaire 945

Vous devrez remplir le formulaire 945 si, par exemple, vous aviez un concepteur de sites Web indépendant travaillant pour vous l’année dernière et que vous avez payé en tant qu’entrepreneur indépendant. L’entrepreneur ne vous a pas donné de NIF ou le NIF qu’il vous a donné était incorrect. L’IRS vous a maintenant envoyé un avis indiquant que des retenues de réserve doivent être effectuées.

De manière générale, vous souhaiterez informer votre employé que vous collecterez la retenue de sauvegarde, signalerez la retenue à l’IRS, puis déposerez la retenue à l’IRS selon un calendrier mensuel ou bihebdomadaire. À la fin de l’année, vous soumettrez le formulaire 945. En règle générale, vous pouvez arrêter les retenues de sauvegarde si l’entrepreneur vous donne son NIF correct ou si l’IRS vous dit que vous pouvez arrêter.

Le formulaire 945 est déposé auprès de l’IRS en même temps que vous déposez les formulaires W-2 et 1099. Le dépôt du formulaire 1099-NEC ou 1099-MISC ne vous dispense pas de la responsabilité de déposer le formulaire 945 en plus de l’autre formulaire. Le formulaire 945 ne va pas au bénéficiaire.

Les retenues à la source de secours sont effectuées de la même manière que les retenues sur les employés, en utilisant les règles permettant de déterminer s’il convient d’effectuer des dépôts bihebdomadaires ou mensuels.

Foire aux questions (FAQ)