Qu’est-ce que le formulaire IRS 1096 ?

Le formulaire IRS 1096 est un formulaire fiscal de résumé et de transmission qui donne à l’IRS des informations sur les formulaires 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 ou W-2G que votre entreprise a envoyés à d’autres destinataires. Votre entreprise ne doit l’utiliser que lorsque vous soumettez ces formulaires à l’IRS au format papier.

Cet article donne des informations sur le formulaire, comment le remplir et où l’envoyer.

Définition et exemples du formulaire 1096

Le formulaire IRS 1096 est intitulé « Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements américaines ». Vous devez l’utiliser pour fournir à l’IRS des détails sur l’un des sept types différents de déclarations de renseignements que vous soumettez sous forme papier. Utilisez ce formulaire pour déclarer certains types de transactions à l’IRS et à une autre partie, généralement une personne qui a reçu des revenus de la transaction.

Par exemple, disons que votre entreprise paie un total de 2 500 $ à un entrepreneur indépendant et 1 500 $ à un autre entrepreneur pour le travail effectué au cours d’une seule année d’imposition. Vous devez envoyer à chaque entrepreneur et à l’IRS un formulaire 1099-NEC pour les informer du montant des revenus non-salariés que vous leur avez versés au cours de l’année. Vous utiliserez le formulaire 1096 pour résumer et totaliser les informations fournies sur tous les formulaires 1099-NEC.

Vous devrez soumettre un 1096 distinct pour chaque type de déclaration de renseignements préparé, même si vous n’en avez préparé qu’une de chaque type. Par exemple, si vous avez préparé et soumis sept formulaires 1099-MISC et trois formulaires 1099-NEC, vous devez soumettre un formulaire 1096 résumant les formulaires 1099-MISC et un autre formulaire 1096 résumant le formulaire 1099-NEC, ainsi que toutes les copies A des déclarations respectives.

Qui utilise le formulaire 1096 ?

Les propriétaires d’entreprise qui souhaitent soumettre un ou plusieurs des sept types de déclarations de renseignements à l’IRS par courrier sous forme papier doivent utiliser le formulaire 1096. Si vous produisez vos déclarations de renseignements par voie électronique, vous n’avez pas besoin d’utiliser le formulaire 1096.

Où obtenir le formulaire 1096

Étant donné que l’IRS scanne les formulaires 1096 qu’il reçoit, l’agence souhaite que les entreprises qui soumettent les formulaires utilisent des documents officiels numérisables. Les photocopies des originaux ne sont pas acceptées. Vous pouvez commander les formulaires sur le site Web Order Forms & Publications de l’IRS.Vous pouvez également trouver des formulaires dans les magasins de fournitures de bureau ou via votre logiciel de préparation de déclarations de revenus.

Comment remplir et lire le formulaire 1096

1. Tout d’abord, entrez le nom de votre entreprise (sous « Nom du DÉPOSANT ») et son adresse ; le nom de la personne à contacter ; et l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et le numéro de fax de cette personne.
2. Entrez votre numéro d’identification d’employeur (EIN) dans la case 1 ou votre numéro de sécurité sociale dans la case 2 si vous n’avez pas de numéro de sécurité sociale.
3. Dans la case 3, entrez le nombre total de formulaires que vous soumettez avec ce 1096 particulier. N’oubliez pas qu’ils doivent tous être du même type.
4. Dans la case 4, inscrivez le total de l’impôt fédéral sur le revenu retenu sur tous les formulaires que vous soumettez. Si vous n’avez retenu aucun impôt fédéral sur le revenu, entrez zéro.
5. Dans la case 5, saisissez le montant total des paiements déclarés sur tous les formulaires que vous soumettez, par exemple, le total de tous les formulaires 1099-MISC.
6. Dans la case 6, inscrivez un X dans la case correspondant au type de formulaire que vous soumettez. Par exemple, si vous soumettez des formulaires 1099-MISC, saisissez un X dans la deuxième case en partant de la gauche dans la deuxième ligne.

Où envoyer le formulaire 1096

Vous devez envoyer par courrier un formulaire 1096 accompagné de toutes les copies A des déclarations d’informations papier correspondantes à une adresse basée sur l’emplacement principal de votre entreprise. La page Web Où déposer le formulaire 1096 de l’IRS répertorie les adresses en fonction de l’État. Les adresses sont également disponibles à la page 3 (la deuxième page d’instructions) du formulaire 1096.

Quand et comment déposer le formulaire 1096

La date d’échéance pour produire la plupart des déclarations de renseignements et le formulaire 1096 auprès de l’IRS est le 28 février de l’année suivant l’année d’imposition.Les dates varient ; certaines déclarations de renseignements et 1096 doivent être envoyées à l’IRS dès le 31 janvier et d’autres au plus tard le 31 mai. Les instructions générales de l’IRS pour certaines déclarations de renseignements (PDF) donnent une liste complète des dates d’échéance pour tous les types de déclarations de renseignements, à partir de la page 26.

Formulaire 1096 pour les impôts de l’État

Vous aurez peut-être besoin d’un fichier 1096 avec les 1099 correspondants pour les impôts de l’État. Par exemple, Montana vous demande de déposer l’un des différents types de formulaires 1099 avec un formulaire 1096.Vérifiez auprès du département du revenu ou de l’autorité fiscale de votre état pour plus d’informations.

Comment faire des corrections

Si vous réalisez que vous avez commis une erreur dans votre 1096 ou dans une déclaration de renseignements, vous devez la corriger immédiatement avec l’IRS et le destinataire non-IRS. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez le site Web Instructions générales pour certaines déclarations de renseignements.