Qu’est-ce que le formulaire I-9 ?

Le formulaire I-9 est utilisé pour vérifier l’identité et l’autorisation de travail des personnes embauchées pour un emploi aux États-Unis.

Apprenez-en davantage sur l’objectif du formulaire I-9, son objectif et qui doit le remplir.

Qu’est-ce que le formulaire I-9 ?

Les services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) exigent que tous les employeurs et nouvelles recrues remplissent le formulaire I-9 pour confirmer qu’ils sont autorisés à travailler aux États-Unis. L’employé jure sur la validité des informations en fournissant des documents, et l’employeur confirme en examinant les documents de l’employé.

Qui utilise le formulaire I-9 ?

Tous les employeurs américains et leurs futurs employés, qu’ils soient citoyens ou non, doivent remplir le formulaire I-9. Si l’employé a besoin d’un traducteur ou d’un préparateur, il peut en demander à un de remplir le formulaire en son nom, à condition qu’il soit indiqué qu’il a été utilisé.

Où obtenir le formulaire I-9

Une copie du formulaire I-9 est accessible sur le site Web des services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis. Ils proposent une version qui peut être remplie électroniquement et une version papier qui doit être imprimée pour être complétée.

Que faire si vous ne recevez pas le formulaire I-9

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de vous rendre sur le site Web des services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis pour obtenir une copie du formulaire I-9 ; il ne vous sera pas automatiquement envoyé. En tant qu’employé, votre employeur doit vous fournir le formulaire I-9 lors de votre processus d’intégration. Si vous ne recevez pas le formulaire I-9, veuillez alerter votre employeur, car il est obligatoire de le remplir avant de commencer à travailler.

Comment remplir et lire le formulaire I-9

Le formulaire I-9 contient deux parties : la section 1 doit être remplie par l’employé et la section 2 doit être remplie par l’employeur. En dehors des informations de base, telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de sécurité sociale, l’employé doit certifier qu’il s’agit de l’une des personnes suivantes :

• Un citoyen américain
• Un ressortissant non-citoyen des États-Unis
• Un résident permanent légal (y compris le numéro d’étranger ou le numéro USCIS)
• Un étranger autorisé à travailler (y compris Alien # ou Admission #)

Dans la section 2, l’employeur doit confirmer les informations de l’employé et demander des documents qui vérifient l’identité et l’admissibilité à l’emploi de l’employé. Voici une liste de documents acceptables :

Les employés peuvent présenter une sélection de la liste A ou une combinaison d’une sélection de la liste B et une sélection de la liste C.Il est illégal de discriminer les personnes autorisées à travailler. Les employeurs ne peuvent pas préciser quel(s) document(s) ils accepteront d’un employé. Le refus d’embaucher une personne parce que les documents ont une date d’expiration future peut également constituer une discrimination illégale.

Le formulaire I-9 peut-il être déposé par voie électronique ?

Les employeurs peuvent utiliser E-Verify, un système Web, pour confirmer l’éligibilité de leurs employés à travailler aux États-Unis.

Où envoyer le formulaire I-9

Vous n’envoyez pas le formulaire I-9 par courrier. Les employeurs doivent plutôt :

• Conservez le formulaire rempli dans vos dossiers pour chaque employé qui doit remplir le formulaire.
• Conservez les formulaires pendant trois ans après la date d’embauche, ou pendant un an après l’embauche, selon la date la plus tardive.
• Conservez les formulaires à disposition pour inspection si jamais le gouvernement américain le demande.

Comment déposer le formulaire I-9

Le formulaire I-9 n’est déposé nulle part. Il doit être conservé en possession de l’employeur au cas où un représentant du gouvernement américain demanderait à le voir.