Qu’est-ce que le formulaire 1099-NEC ?

Comment fonctionne le formulaire 1099-NEC

Le formulaire 1099-NEC est utilisé pour déclarer toute rémunération versée à des non-employés par une entreprise ou à des fins commerciales. Un non-employé peut être un pigiste, un entrepreneur indépendant, un travailleur à la demande ou un autre fournisseur de services. Il comprend également des professionnels tels que des comptables et des avocats.

Ces paiements étaient auparavant déclarés sur le formulaire 1099-MISC jusqu’en 2019, mais ils doivent désormais être déclarés sur le formulaire 1099-NEC (exemple ci-dessous).

Qui utilise le formulaire 1099-NEC ?

Vous devez déposer un formulaire 1099-NEC pour la rémunération des non-employés si les quatre conditions suivantes sont remplies :

• Le paiement a été effectué à quelqu’un qui n’est pas votre employé
• Le paiement a été effectué pour des services dans le cadre de votre activité commerciale ou commerciale
• Le paiement a été effectué à un particulier, une société de personnes, une succession ou une société.
• Le paiement versé au bénéficiaire était d’au moins 600 $ ou plus pour l’année

N’utilisez pas le formulaire 1099-NEC pour déclarer les paiements à une société, y compris une société à responsabilité limitée (LLC) déposant une déclaration de revenus en tant que société ou société S.

Voici quelques exemples de paiements que vous devez déclarer sur le formulaire 1099-NEC :

• Honoraires pour services professionnels aux avocats (y compris les cabinets d’avocats constitués en sociétés), aux comptables, aux architectes, etc.
• Honoraires payés par un professionnel à un autre (fractionnement d’honoraires par exemple)
• Paiements pour les services, y compris le paiement des pièces ou des matériaux utilisés pour exécuter les services s’ils étaient accessoires au service
• Commissions versées aux vendeurs non salariés non remboursées dans l’année 

Vous devez également produire le formulaire 1099-NEC pour toute personne sur laquelle vous avez retenu l’impôt fédéral sur le revenu conformément aux règles de retenue à la source pour tout montant, même s’il est inférieur à 600 $.

Le formulaire 1099-NEC est également utilisé pour déclarer les ventes de produits de consommation totalisant 5 000 $ ou plus, pour revente, achat-vente, commission de dépôt ou autre. Ce revenu doit être déclaré dans la déclaration de revenus des petites entreprises du bénéficiaire.

Date d’échéance pour le formulaire 1099-NEC

Le formulaire 1099-NEC doit être remis à chaque bénéficiaire et déposé auprès de l’IRS avant le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition déclarée. Par exemple, le formulaire 1099-NEC pour 2022 doit être soumis avant le 31 janvier 2023. Si le 31 janvier est un week-end ou un jour férié, le formulaire doit être soumis le jour ouvrable suivant.

Retenue de sauvegarde et formulaire 1099-NEC

Les non-employés ne subissent aucune retenue sur leurs paiements, mais il existe une exception pour la retenue de réserve. La retenue à la source est généralement exigée par l’IRS si un contribuable ne fournit pas un numéro d’identification de contribuable correct sur son formulaire W-9 lors de l’embauche. Dans ce cas, l’IRS envoie une ordonnance de retenue de secours au payeur exigeant qu’il retienne l’impôt fédéral sur le revenu du bénéficiaire à 24 %. Cette ordonnance de retenue reste en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit supprimée par l’IRS.

Où obtenir un formulaire 1099-NEC

Voici quelques façons d’obtenir les formulaires 1099-NEC :

• Utiliser un logiciel de préparation de déclarations de revenus pour entreprise
• Directement de l’IRS
• De votre programme de comptabilité d’entreprise
• D’un comptable ou d’un CPA qui prépare les déclarations de revenus des entreprises

Vous ne pouvez pas télécharger le formulaire sur Internet car la copie A est imprimée avec un type spécial d’encre rouge qui doit être numérisable.

Que faire si vous ne recevez pas le formulaire 1099-NEC

Si vous avez reçu 600 $ ou plus d’un bénéficiaire en tant que non-employé au cours de l’année, vous devez produire le formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS dans le cadre de votre déclaration de revenus. Si vous aviez des revenus non salariés et que vous n’avez pas reçu votre formulaire à la fin janvier, contactez directement le bénéficiaire pour en faire la demande.

Comment remplir et lire le formulaire 1099-NEC

Le formulaire 1099-NEC comporte cinq parties clés :

• Informations du payeur
• Informations du destinataire
• Montant de l’indemnisation des non-employés
• Impôt fédéral sur le revenu retenu
• Informations sur l’état

Les informations sur le payeur et le bénéficiaire incluent leur nom, leur adresse et leur numéro d’identification fiscale.

Encadré 1: Indique le montant total de la rémunération des non-employés versée au cours de l’année.

Encadré 2: Doit être coché si vous avez vendu 5 000 $ ou plus pour la revente ou à d’autres fins. Le montant total n’est pas indiqué sur ce formulaire, mais il est inclus dans votre déclaration de revenus des petites entreprises (généralement l’annexe C).

Encadré 4 : déclare tout impôt fédéral sur le revenu retenu à partir d’un avis de retenue de sauvegarde.

Encadrés 5 à 7: Indique tout impôt d’État retenu et le revenu total de l’État du non-employé pour l’année.

Comment déposer le formulaire 1099-NEC

Les formulaires 1099-NEC doivent être déposés auprès de l’IRS avant le 31 janvier, soit sur papier, soit par voie électronique.

Si vous produisez des déclarations papier, imprimez-les et envoyez-les à l’IRS à l’adresse en fonction de votre état.

Vous pouvez également déposer par voie électronique, en utilisant le système IRS Filing Information Returns (FIRE). Si vous remplissez 250 formulaires 1099-NEC ou plus, vous ne pouvez pas envoyer de formulaires papier ; vous devez déposer par voie électronique.

Foire aux questions (FAQ)